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固定電話・代表電話を廃止する会社が増えているって本当?
廃止によるメリット・デメリットを解説

IVR

UPDATE :

テレワークの普及やチャットツールなどコミュニケーション手段の多様化を背景に、固定電話・代表電話を廃止する企業が増えています。固定電話・代表電話の廃止にはさまざまなメリットとデメリットがあり、それぞれを考慮したうえで廃止すべきか判断することが重要です。本記事では、固定電話・代表電話の廃止が進んでいる背景を踏まえ、そのメリット・デメリットをご紹介します。

目次

増加する企業の固定電話廃止

日本企業のほとんどのオフィスには固定電話が設置されていますが、昨今は廃止する企業が増えてきています。実際に、大手金融企業や総合商社などでは、固定電話を廃止する動きが見られます。
また、NTT東日本によれば、固定電話の契約数は減少しており、2024年1月1日以降に固定電話の設備を電話に特化したPSTN交換機から、インターネットのデータ通信のIP網へ切り替えることも決定しています。

参照:NTT東日本「IP網移行の概要」

固定電話を廃止する企業が増えている背景

固定電話を廃止する企業が増えている背景として、新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけにテレワークが推進されたことが挙げられます。テレワークによりオフィスへの出社がなくなったことや、メールやチャットでのコミュニケーションが増えたことから、固定電話の運用コスト削減・業務効率化を目的に廃止する企業が増えています

1979年にサービスを開始した固定電話は、2024年1月から段階的にサービスが終了されることになりました。これは固定電話を提供するアナログ回線設備の老朽化に加えて、利用者が大きく減少しているためです。

固定電話はピーク時に3,000万人を超える利用者がいましたが、2020年度末には800万人を下回り、年々減少傾向です。この背景には携帯電話・スマートフォンの普及拡大があります。

テレワーク下での電話対応の問題やその解決方法については、以下記事で解説しています。

なお、下記の記事では企業で用いられる「オフィス電話」の基礎知識や選び方をご紹介しています。ビジネスフォンとPBXの違いも解説していますので、詳しく知りたい方は、こちらもあわせてご覧ください。

次章では、実際に固定電話を廃止することで得られるメリットについてご紹介します。

固定電話を廃止する5つのメリット

企業が固定電話を廃止するメリットとして、以下5つがあります。

メリット①:電話番のための出社がなくなる

固定電話の運用時には、入電に対応するための担当者を配置しなければなりません。そのため、テレワークを実施している企業が固定電話を運用する場合、担当者は電話番のために出社を余儀なくされ、テレワークの導入効果が薄れてしまいます。
固定電話を廃止することで、電話番のためだけに社員に出社してもらう必要がなくなり、テレワークを効果的に推進できます

必ずしも現代のビジネスに固定電話は必須ない環境が整いつつある現在、思い切って固定電話を解約し、スマートフォンの電話番号を代表電話にしたり、IP電話を持ち歩いてどこでも好きなように受発信する、というのもひとつの選択肢と言えるでしょう。

メリット②:電話の取り次ぎ業務がなくなる

固定電話では電話番が入電の1次対応を行うため、電話の内容に応じて担当者への取り次ぎが必要になります。取り次ぎの際には、用件や相手の企業名、氏名などを伺い、それを担当者に伝える手間がかかるため、本来行うべき業務が中断されてしまいます。また、取り次ぎ先である担当者が社内にいればすぐにつなぐことができますが、テレワーク下ではさらに時間と手間を要します。
固定電話を廃止すれば、直接担当者宛てに電話がかかってくるため、取り次ぎ業務にかかる時間や手間が無くなり、本来行うべき業務の効率化を図れます。

固定電話・代表電話の取り次ぎ業務に関する問題や解決策については、以下記事でご紹介しています。

メリット③:導入・運用にかかるコストの削減

固定電話を導入・増設する場合、電話線の開通や設置工事のための費用が必要です。また、運用の際にもランニングコストとして通話料金がかかります。
固定電話を廃止することでこれらの導入・運用コストを削減でき、チャットツールといった電話以外の手段に代替すればさらに通話料を削減できます。

メリット④:オフィス移転やレイアウト変更が行いやすい

固定電話を廃止することで、電話機器の設置や配線の配置が不要となるため、オフィスのレイアウト変更が行いやすくなります。また、これまではオフィス移転の際に移転先によっては固定電話の番号を変更する必要がありましたが、その手間もなくなり、移転も容易になります。

メリット⑤:組織変更や事業拡大・縮小に柔軟に対応できる

組織再編・変更や事業の拡大・縮小などのケースにおいても、これまでは電話回線工事や機器の設置などに多くの手間がかかりました。
固定電話を廃止することにより、改善工事の必要がなくなるため、新組織編成に向けた柔軟な対応を行えるようになります。また、時間や場所にとらわれず働くことができるため、働き方改革といった組織改善にもスムーズに対応できます。

このように固定電話廃止には多くのメリットがある一方で、デメリットも生じます。また、固定電話の廃止を行うと同時に、代表電話の廃止を行う企業も多いですが、いずれもデメリットがあるため注意が必要です。そこで次章では、固定電話や代表電話を廃止することによる主なデメリットを3つご紹介します。

固定電話・代表電話を廃止する3つのデメリット

デメリット①:法人登記が困難になる

企業では、設立時に企業の概要を一般に開示し、法人として公的に認めてもらう「法人登記」を行います。法人登記の際には固定電話や代表電話は必要不可欠ではなく、連絡用としての携帯電話の番号があれば行うことができます。
しかし、携帯電話の場合、電話番号の変更が起こるケースが多く、その都度法人として登録しているさまざまな公的・民間サービスについて、連絡先の変更手続きが必要になります。この変更手続きは必要書類も多く、面倒な申請も行う必要があり、非常に多くの手間がかかってしまいます。

デメリット②:企業の信頼性が下がる可能性がある

企業の運営における重要な要素として、この企業に依頼して問題ないかという信頼性があります。固定電話番号や代表電話の取得の有無は、その信頼性を見極める1つの要素です。固定電話・代表電話がなく、連絡先が携帯電話の番号である場合、企業として適切な活動をしていない可能性があると判断されやすくなり、信頼性低下の懸念があります

デメリット③:仕事とプライベートの線引きが難しくなる

固定電話・代表電話がない場合、携帯電話の番号を取引先や営業電話相手などに伝えるため、営業時間外や担当者の休暇中でも携帯電話に電話がかかり、対応を余儀なくされるケースが多くなります。
このように、公私の線引きが難しくなり、従業員のプライベートに悪影響を及ぼしかねません

また、私用の携帯電話番号は個人情報であるため、プライバシー保護の観点からも携帯電話番号を顧客・取引先などに伝えることはリスクがあります。固定電話を廃止するのであれば、私用と業務用の携帯電話の番号を区別することや、業務用の携帯電話を企業側で用意するなどの体制が必要と言えます。

固定電話・代表電話の廃止は多くのメリットがある一方で、上記でご紹介したようなデメリットもあるため、注意が必要です。次章では、このようなデメリットを解消できる固定電話・代表電話の自動化についてご紹介します。

固定電話・代表電話は自動応対システム(IVR)への切り替えがおすすめ

固定電話・代表電話の廃止にはメリットとデメリット双方がありますが、メリットを享受しながらデメリットも解決できる手段が固定電話・代表電話の自動化です

具体的には、固定電話・代表電話を自動応対システム(IVR)に切り替えることで、電話の自動受付と用件の振り分けができます。そのため、必要な用件だけを担当者へ自動で取り次ぐことができ、電話対応の効率化が可能です。また、携帯電話の番号を法人登記の際に登録したり、取引先や営業電話相手などに伝えたりする必要がなくなるため、本記事でご紹介したようなデメリットを解消できます。

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