固定電話・代表電話を廃止する会社が増えているって本当？
廃止によるメリット・デメリットを解説

増加する企業の固定電話廃止

日本企業のほとんどのオフィスには固定電話が設置されていますが、昨今は廃止する企業が増えてきています。実際に、大手金融企業や総合商社などでも固定電話を廃止する動きが見られます。

また、固定電話の契約数減少に伴い、NTT東西は2024年1月1日以降、固定電話の設備を電話に特化したPSTN交換機から、インターネットのデータ通信のIP網へ切り替えました。

参照：NTT東日本「IP網移行の概要」

固定電話を廃止する企業が増えている背景

固定電話を廃止する企業が増えている背景として、新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけにテレワークが推進されたことが挙げられます。オフィスへの出社が減ったことや、メールやチャットでのコミュニケーションが増えたことから、固定電話の運用コスト削減・業務効率化を目的に廃止する企業が増えています。

1979年にサービスを開始した固定電話は、2024年1月から段階的にサービスが終了されることになりました。これは固定電話を提供するアナログ回線設備の老朽化に加えて、利用者が大きく減少しているためです。

固定電話はピーク時に3,000万人を超える利用者がいましたが、2020年度末には800万人を下回り、年々減少傾向です。この背景には携帯電話・スマートフォンの普及拡大があります。

テレワーク下での電話対応の問題やその解決方法については、以下記事で解説しています。

なお、以下の記事では企業で用いられる「オフィス電話」の基礎知識や選び方をご紹介しています。ビジネスフォンとPBXの違いも解説していますので、詳しく知りたい方は、こちらもあわせてご覧ください。

また、以下の記事では「会社に固定電話が必要なのか？」について解説しています。

固定電話を廃止する5つのメリット

企業が固定電話を廃止するメリットとして、以下5つがあります。

メリット①：電話番のための出社がなくなる

固定電話の運用時には、入電に対応するための担当者を配置しなければなりません。そのため、テレワークを実施している企業が固定電話を運用する場合、担当者は電話番のために出社を余儀なくされ、テレワークの導入効果が薄れてしまいます。

固定電話を廃止することで、電話番のためだけに社員に出社してもらう必要がなくなり、テレワークを効果的に推進できます。

必ずしもビジネスに固定電話は必須ではない環境が整いつつある現在、固定電話を解約し、スマートフォンの電話番号を代表電話にしたり、IP電話を持ち歩いてどこでも好きなように受発信する、というのもひとつの選択肢と言えるでしょう。

メリット②：電話の取り次ぎ業務がなくなる

固定電話では電話番が入電の一次対応を行うため、電話の内容に応じて担当者へ取り次ぐ必要があります。取次ぎの際には、用件や相手の企業名、氏名などを伺い、それを担当者に伝える手間がかかるため、本来行うべき業務が中断されてしまいます。また、取り次ぎ先である担当者が社内にいないテレワーク下では、さらに時間と手間を要します。

固定電話を廃止すれば、直接担当者宛てに電話がかかってくるため、取次ぎ業務にかかる時間や手間がなくなり、本来行うべき業務に集中できるようになります。

固定電話・代表電話の取次ぎ業務に関する問題や解決策については、以下の記事でご紹介しています。

なお、本記事の下部でもご紹介しますが、IVR（自動音声応答システム）を導入すると電話の受付と取次ぎが自動化されて非常に便利です。

メリット③：導入・運用にかかるコストの削減

固定電話を導入・増設する場合、電話線の開通や設置工事のための費用が必要です。また、運用の際にもランニングコストとして通話料金がかかります。

固定電話を廃止すれば、これらの導入・運用コストを削減できます。チャットツールなど電話以外の手段に代替すれば、通話料も削減できます。

メリット④：オフィス移転やレイアウト変更が行いやすい

固定電話を廃止することで、電話機器の設置や配線の配置が不要となります。そのため、オフィスのレイアウト変更が行いやすくなります。

また、これまではオフィス移転の際、移転先によっては固定電話の番号を変更する必要がありましたが、その手間もなくなります。

メリット⑤：組織変更や事業拡大・縮小に柔軟に対応できる

組織の再編や変更、事業の拡大や縮小などのケースにおいても、これまでは電話回線工事や機器の設置などに多くの手間がかかりました。

固定電話の廃止によって工事の必要がなくなるため、新組織編成に向けた柔軟な対応を行えるようになります。また、時間や場所にとらわれず働くことができるため、働き方改革といった組織改善にもスムーズに対応できます。

固定電話・代表電話を廃止する3つのデメリット

固定電話廃止には多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。ここからは、固定電話や代表電話を廃止することによる主なデメリットを3つご紹介します。

デメリット①：法人の手続きが困難になる

会社を設立する際は、企業の概要を一般に開示し、法人として公的に認めてもらう「法人登記」を行います。法人登記には固定電話や代表電話は必要なく、連絡用としての携帯電話の番号があれば行うことができます。

しかし、携帯電話番号を利用すると、番号を変更するたびに、さまざまな公的・民間サービスの連絡先も変更しなければなりません。この変更手続きは必要書類も多く、面倒な申請も行う必要があり、非常に多くの手間がかかってしまいます。

デメリット②：企業の信頼性が下がる可能性がある

企業運営において、顧客からの「この企業に依頼して問題ないか」という信頼性は重要な要素です。固定電話番号や代表電話の取得の有無は、その信頼性を見極める材料になります。

固定電話・代表電話がなく、連絡先が携帯電話の番号しかない場合、企業として適切な活動をしていない可能性があると判断されやすくなります。これは取引先だけでなく金融機関からの評価にも同じことが言え、信用の低さから口座を開設しづらくなるといったデメリットも考えられます。

デメリット③：仕事とプライベートの線引きが難しくなる

固定電話・代表電話がない場合、取引先や営業電話相手などに伝えるのは「携帯電話の番号」になります。そのため、営業時間外や担当者の休暇中でも携帯電話に電話がかかってくる恐れがあり、対応を余儀なくされるケースが多くなります。そうなれば公私の線引きが難しくなり、従業員のプライベートに悪影響を及ぼしかねません。

また、私用の携帯電話番号はプライバシー保護の観点から、顧客・取引先などに伝えるのはリスクがあります。固定電話を廃止するのであれば、私用と業務用の携帯電話の番号を区別することや、業務用の携帯電話を企業側で用意するなどの体制が必要と言えます。

固定電話・代表電話の廃止は多くのメリットがある一方で、上記でご紹介したようなデメリットもあります。特に代表電話番号を持つことの重要性は依然として高いため、廃止の検討は慎重に行うべきでしょう。以下の記事でも代表電話の必要性について解説していますので、興味のある方はあわせてご覧ください。

固定電話・代表電話の対応には自動応対システム（IVR）がおすすめ

固定電話・代表電話の廃止にはメリットとデメリット双方がありますが、メリットを享受しながらデメリットも解決できる手段が固定電話・代表電話の自動化です。

具体的には、固定電話・代表電話を維持しつつ、自動応対システム（IVR）を導入することで、電話の受付や転送を自動化する方法です。システムが事前に用件を振り分けるため、担当者は必要な電話にだけ出ればいい環境を構築できます。

このシステムを多機能かつ業界最安水準の価格でご用意しているサービスが「DXでんわ」です。DXでんわはお問い合わせから最短3日で導入が可能。また、IVRの設定をサポートチームがしっかりフォローするため、利用経験がなくても簡単に導入できます。

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