電話対応で使えるビジネス英語を紹介！
対応に困るシーン別のフレーズも

1.電話を受けたときの定番英語フレーズ

まずは、あなたが「電話を受けたとき」の基本対応として使える、英語の定番フレーズをご紹介します。

電話に出たとき

Good morning/afternoon/evening. [Company Name], [Your Name] speaking. How may I assist you?
おはようございます／こんにちは／こんばんは。◯◯株式会社の△△でございます。ご用件をお伺いいたします。

例：Good morning. MediaLink Corporation, Sato  speaking. How may I assist you?
おはようございます。メディアリンク株式会社の佐藤でございます。ご用件をお伺いいたします。

▼ポイント
・電話を出た時間帯によって [morning/afternoon/evening]を使い分けましょう。
・[Company Name]には、あなたの会社名を入れてください。
・[Your Name]には、あなたの名前を入れてください。

電話相手の名前・会社名を確認したいとき

May I ask who is calling, please?
失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか？

May I have your name and company, please?
お名前と会社名をお教えいただけますでしょうか？

用件を伺いたいとき

How can I assist you today?
本日はどのようなご用件でしょうか？

Could you please let me know the purpose of your call?
お電話のご用件をお聞かせいただけますか？

担当者に取り次ぐとき

I will transfer your call to [Person/Department]. Could you please hold the line for a moment?
担当者の◯◯／担当部署におつなぎいたします。少々お待ちいただけますでしょうか？

例：I will transfer your call to Mr. Sato. Could you please hold the line for a moment?
担当者の佐藤におつなぎいたします。少々お待ちいただけますでしょうか？

例：I will transfer your call to the Sales Department. Could you please hold the line for a moment?
営業部におつなぎいたします。少々お待ちいただけますでしょうか？

▼ポイント
・[Person/Department]には、担当者名か部署名を入れてください。

相手に待ってもらいたいとき

Could you hold on for a moment, please
少々お待ちいただけますか？

Could you please hold for a moment while I check that for you?
確認いたしますので、少々お待ちいただけますか？

May I put you on hold for a brief moment while I gather the necessary information?
必要な情報を集める間、少々お待ちいただけますでしょうか？

担当者が電話に出られないとき

担当者が電話に出られない場合の対応として、以下の3パターンをご紹介します。

・担当者が不在の場合
・担当者が取り込み中の場合
・担当者がすでに退職している場合

担当者が不在の場合

I’m sorry, [Person’s Name] is not available at the moment. May I take a message for you?
申し訳ございませんが、◯◯はただ今席を外しております。伝言を承りましょうか？

例：I’m sorry, Mr. Sato is not available at the moment. May I take a message for you?
申し訳ございませんが、佐藤はただいま席を外しております。伝言を承りましょうか？

▼ポイント
・[Person’s Name]には、担当者名を入れてください。

担当者が取り込み中の場合

I’m sorry, [Person’s Name] is currently unavailable. Can I assist you with something or take a message?
申し訳ございませんが、◯◯はただいま取り込み中です。私でよろしければ伺いますが、または伝言を承りましょうか？

例：I’m sorry, Mr. Sato is currently unavailable. Can I assist you with something or take a message?
申し訳ございませんが、佐藤はただいま取り込み中です。私でよろしければ伺いますが、または伝言を承りましょうか？

▼ポイント
・[Person’s Name]には、担当者名を入れてください。

担当者がすでに退職している場合

I’m sorry, but [Person’s Name] is no longer with the company. May I connect you with someone else?
申し訳ございませんが、◯◯はすでに退職しております。他の者におつなぎいたしましょうか？

例：I’m sorry, but Mr. Sato is no longer with the company. May I connect you with someone else?
申し訳ございませんが、佐藤はすでに退職しております。他の者におつなぎいたしましょうか？

▼ポイント
・[Person’s Name]には、担当者名を入れてください。

折り返し電話を提案する場合

Would you like [Person’s Name] to return your call?
◯◯から折り返しお電話させましょうか？

例：Would you like Mr. Sato to return your call?
佐藤から折り返しお電話させましょうか？

▼ポイント
・[Person’s Name]には、担当者（または電話を折り返す他の従業員）の名前を入れてください。

電話を切るとき

Thank you for calling. Have a great day.
お電話ありがとうございました。よい一日をお過ごしください。

Goodbye, and thank you for your call.
失礼いたします。お電話ありがとうございました。

2.電話をかけたときの定番英語フレーズ

次に、あなたが「電話をかけたとき」の基本対応として使える、英語の定番フレーズをご紹介します。

相手が電話に出たとき

Good morning/afternoon/evening. This is [Your Name] from [Company Name]. May I speak to [Person’s Name], please?
おはようございます／こんにちは／こんばんは。◯◯株式会社の△△でございます。▢▢様をお願いできますか？

例：Good afternoon. This is Sato from MediaLink Corporation. May I speak to Mr. Smith, please?
こんにちは。メディアリンク株式会社の佐藤でございます。スミス様をお願いできますか？

▼ポイント
・電話をかけた時間帯によって [morning/afternoon/evening]を使い分けましょう。
・[Your Name]には、あなたの名前を入れてください。
・[Company Name]には、あなたの会社名を入れてください。
・[Person’s Name]には、相手方の担当者名を入れてください。

用件を伝えたいとき

I’m calling to discuss [specific reason].
◯◯についてお話ししたく、お電話しております。

例：I’m calling to discuss the upcoming project.
プロジェクトについてお話ししたく、お電話しております。

▼ポイント
・[specific reason]に用件を入れてください。

I’m calling regarding [specific matter].
◯◯についてお電話しております。

例：I’m calling regarding our meeting next week.
来週の会議についてお電話しております。

▼ポイント
・[specific matter]に用件を入れてください。

担当者に取り次いでほしいとき

Could you please put me through to [Person’s Name]?
◯◯様におつなぎいただけますか？

例：Could you please put me through to Mr. Smith?
スミス様におつなぎいただけますか？

▼ポイント
・[Person’s Name]には、相手方の担当者名を入れてください。

May I speak to [Person’s Name] in [Department], please?
△△部の◯◯様をお願いできますか？

例:：May I speak to Mr. Smith in the Sales Department, please?
営業部のスミス様をお願いできますか？

▼ポイント
・[Person’s Name]には、相手方の担当者名を入れてください。
・[Department]には、担当者の部署名を入れてください。

担当者が電話に出られないとき

相手方の担当者が電話に出られない場合の対応として、以下の3パターンをご紹介します。

・電話を折り返してほしい場合
・こちらから改めて電話をかけ直す場合
・メールを確認してほしい場合

電話を折り返してほしい場合

Could you please ask [Person’s Name] to call me back?
◯◯様に折り返しお電話いただくようお願いできますか？

例：Could you please ask Mr. Smith to call me back?
スミス様に折り返しお電話いただくようお願いできますか？

I would appreciate it if [Person’s Name] could return my call.
◯◯様に折り返しお電話いただけるとありがたいです。

例：I would appreciate it if Mr. Smith could return my call.
スミス様に折り返しお電話いただけるとありがたいです。

▼ポイント
・[Person’s Name]には、相手方の担当者名を入れてください。

こちらから改めて電話をかけ直す場合

I will call back later.
後ほどお電話いたします。

Could you please let [Person’s Name] know that I will call back?
◯◯様に後ほどこちらからお電話する旨お伝えいただけますか？

例：Could you please let Mr. Smith know that I will call back?
スミス様に後ほどこちらからお電話する旨お伝えいただけますか？

▼ポイント
・[Person’s Name]には、相手方の担当者名を入れてください。

メールを確認してほしい場合

Could you please ask [Person’s Name] to check their email?
◯◯様にメールをご確認いただくようお願いできますか？

例：Could you please ask Mr. Smith to check their email?
◯◯様にメールをご確認いただくようお願いできますか？

I have sent an email regarding [specific matter]. Could you please have [Person’s Name] review it?
△△の詳細についてのメールを送信しましたので、◯◯様にご確認いただけますか？

例：I have sent an email regarding the project details. Could you please have Mr. Smith review it?
プロジェクトの詳細についてのメールを送信しましたので、スミス様にご確認いただけますか？

▼ポイント
・[Person’s Name]には、相手方の担当者名を入れてください。
・[specific matter]には、用件を入れてください。

電話を切るとき

Thank you for your time. Goodbye.
お時間をいただきありがとうございました。それでは失礼いたします。

I appreciate your assistance. Have a great day.
ご対応いただきありがとうございます。よい一日をお過ごしください。

3.【シーン別】こんなときは英語でどう言えばいい？

ここでは、対応に困りやすい下記のシーンで使える英語のフレーズをケーススタディ的にご紹介します。

・シーン1：留守番電話につながったとき
・シーン2：相手の発言が聞き取れないとき
・シーン3：間違い電話に出たとき
・シーン4：間違い電話をかけてしまったとき
・シーン5：自分の理解が正しいか確認したいとき
・シーン6：通話中に電話が切れてしまったとき
・シーン7：緊急の要件があるとき
・シーン8：メールでの連絡方法を提案したいとき
・シーン9：担当者の直通電話番号を知りたいとき
・シーン10：早めに電話を切りたいとき
・シーン11：相手の名前や会社の綴りを知りたいとき
・シーン12：英語が話せる従業員に電話を代わりたいとき

以下で具体的なフレーズをご紹介しますので、自身の業務内容と照らし合わせながら必要な言い回しを確認し、実際の電話対応に備えてください。

シーン1：留守番電話につながったとき

Hello, this is [Your Name] from [Company Name]. I’m calling regarding [specific reason]. Please call me back at [your phone number]. Thank you.
こんにちは、◯◯株式会社の△△です。▢▢についてお電話しました。01-2345-6789まで折り返しお電話ください。よろしくお願いします。

例：Hello, this is Sato from MediaLink Corporation. I’m calling regarding the project update. Please call me back at 01-2345-6789. Thank you.
こんにちは、メディアリンク株式会社の佐藤です。プロジェクトの進捗についてお電話しました。01-2345-6789まで折り返しお電話ください。よろしくお願いします。

▼ポイント
・[Your Name]には、あなたの名前を入れてください。
・[Company Name]には、あなたの会社名を入れてください。
・[specific reason]には、用件を入れてください。
・[your phone number]には、あなたの（会社の）電話番号を入れてください。

シーン2：相手の発言が聞き取れないとき

I’m sorry, could you please repeat that?
申し訳ございませんが、もう一度おっしゃっていただけますか？

Could you speak a little more slowly, please?
もう少しゆっくり話していただけますか？

I’m sorry, but your voice is very faint. Could you please speak up?
申し訳ございませんが、お声がとても小さいです。もう少し大きな声で話していただけますか？

Your voice sounds distant. Could you please speak closer to the phone?
お声が遠くに聞こえるのですが、もう少し電話に近づけて話していただけますか？

シーン3：間違い電話に出たとき

I’m sorry, but I think you have the wrong number.
申し訳ございませんが、おそらく電話番号をお間違えです。

This is [Company Name]. Who are you trying to reach?
こちらは◯◯株式会社です。どちらにおかけですか？

例：This is MediaLink Corporation. Who are you trying to reach?
こちらはメディアリンク株式会社です。どちらにおかけですか？

▼ポイント
・[Company Name]には、あなたの会社名を入れてください。

シーン4：間違い電話をかけてしまったとき

I apologize, I believe I have dialed the wrong number.
申し訳ございませんが、電話番号を間違えたようです。

I’m sorry for the inconvenience. I’ll check the number and call again.
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。番号を確認して再度お電話します。

シーン5：自分の理解が正しいか確認したいとき

Just to confirm, you said [restate the information], correct?
確認のために伺いますが、◯◯で間違いないでしょうか？

例：Just to confirm, you said the meeting is at 3 PM, correct?
確認のために伺いますが、会議は午後3時からで間違いないでしょうか？

I just want to verify that I have this right. You said [restate the information], right?
正しく理解しているか確認したいのですが、◯◯とおっしゃいましたか？

例：I just want to verify that I have this right. You said the meeting is scheduled for next Tuesday at 10 AM, right?
正しく理解しているか確認したいのですが、会議は来週の火曜日の午前10時に予定されているとおっしゃいましたか？

▼ポイント
・[restate the information]には、確認したい内容を入れてください。

シーン6：通話中に電話が切れてしまったとき

I’m sorry, it seems we got disconnected. Can you hear me now?
申し訳ございません、電話が切れてしまったようです。今は聞こえますか？

Apologies for the interruption. Let’s continue from where we left off.
中断してしまい申し訳ございません。続きから始めましょう。

シーン7：緊急の用件があるとき

It’s an urgent matter. Could you please connect me with [Person’s Name] immediately?
緊急の用件です。すぐに◯◯様におつなぎいただけますか？

例：It’s an urgent matter. Could you please connect me with Mr. Smith immediately?
緊急の用件です。すぐにスミス様におつなぎいただけますか？

▼ポイント
・[Person’s Name]には、相手方の担当者名を入れてください。

シーン8：メールでの連絡方法を提案したいとき

If it’s more convenient, you can also reach me by email at [your email address].
ご都合がよろしければ、メールでもご連絡いただけます。メールアドレスは◯◯です。

例：If it’s more convenient, you can also reach me by email at yamada@abc.com.
ご都合がよろしければ、メールでもご連絡いただけます。メールアドレスはSato@abcd.comです。

▼ポイント
・[your email address]には、あなたのEメールアドレスを入れてください。

シーン9：担当者の直通電話番号を知りたいとき

Could you please provide me with [Person’s Name]’s direct number?
◯◯様の直通番号を教えていただけますか？

例：Could you please provide me with Mr. Smith’s direct number?
スミス様の直通番号を教えていただけますか？

▼ポイント
・[Person’s Name]には、相手方の担当者名を入れてください。

シーン10：早めに電話を切りたいとき

I’m afraid I have to cut our call short. Is there anything else urgent we need to cover?
申し訳ございませんが、電話を早めに終了しなければなりません。他に緊急のお話はありますか？

I apologize, but I have another commitment coming up. Can we conclude our discussion soon?
申し訳ございませんが、別の予定がありますので、お話を早めに終了してもよろしいでしょうか？

シーン11：相手の名前や会社名の綴りを知りたいとき

Could you please spell your name for me?
お名前のスペルを教えていただけますか？

Could you please spell the company name?
会社名のスペルを教えていただけますか？

スペルを伝達・確認したいときは「フォネティックコード」を活用しよう

フォネティックコードとは、スペルの聞き間違いを防ぎ、情報を明確に伝達するために使用される「通話表」のことです。A〜Zのアルファベットに対応した単語が一覧化されているため、「スペルを知りたい」「スペルを聞き返された」というシーンで役立ちます。

以下の表は、国際標準で使用されているフォネティックコードです。企業によっては独自のコードを定めている場合もありますが、特に用意がない場合は、下記を活用するとよいでしょう。

例えば、電話相手に「メディアリンク株式会社のMはMikeのM」と説明したい場合は、以下のように表現することで伝わります。

The M in ‘MediaLink Corporation’ is Mike.
メディアリンク株式会社のMはMike（マイク）のMです。

反対に、相手に「メディアリンク株式会社のMはMikeのMか」と尋ねたい場合は、以下のように表現できます。

Is the M in ‘MediaLink Corporation’ the M as in Mike?
メディアリンク株式会社のMはMike（マイク）のMですか？

このほか、仮にメディアリンクの「リンク」の発音がLかRか聞き分けられなかった場合は、以下のような表現で正確なスペルを確認できます。

For ‘MediaLink Corporation’, is the initial ‘L’ in ‘Link’ Lima or ‘R’ in ‘Romeo’?
「メディアリンク株式会社」の「リンク」 の最初の L は Lima（リマ）ですか、それともRomeo（ロメオ）の R ですか？

I’m sorry, but I have trouble distinguishing between L and R. For ‘MediaLink Corporation’, is the initial in ‘Link’ an L as in ‘Lima’ or an R as in ‘Romeo’?
申し訳ありませんが、LとRを聞き分けるのが難しいです。「メディアリンク株式会社」の「リンク」の頭文字は、Lima（リマ）のLですか、それともRomeo（ロメオ）のRですか？

シーン12：英語が話せる従業員に電話を代わりたいとき

Could you please hold for a moment? I’ll transfer you to a colleague who speaks English.
少々お待ちいただけますか？ 英語が話せる同僚におつなぎいたします。

May I put you on hold for a moment? I will connect you with a staff member who can speak English.
少しお待ちいただけますでしょうか？ 英語が話せるスタッフにおつなぎいたします。

I’m sorry, but I’m not very proficient in English. May I transfer you to a colleague who can assist you better?
申し訳ございませんが、私は英語があまり得意ではありません。より対応できる同僚におつなぎしてもよろしいでしょうか？

4.英語の電話受付は「DXでんわ」で自動化しよう！

国外の企業や顧客と取引がある場合、社員が英語で電話対応を行うケースは少なくありません。また、昨今のインバウンド需要の増加に伴い、特にサービス業では英語による電話対応が求められるケースも増えています。

こうした状況を踏まえ、多くの企業が英会話ができる人材の確保・育成に力を入れ始めていますが、語学力の向上には時間とコストがかかるうえ、業務外における従業員本人の努力も必要です。また、ある程度知識を習得しても、英会話の経験を継続的に積まなければスキルの維持は難しいと言えます。

そこでおすすめしたいのが、弊社メディアリンクが提供する自動音声応答システム「DXでんわ」。企業にかかってきた電話にシステムが自動応答することで、無人の電話受付・取次ぎの自動化を可能にするサービスです。

加えて、「DXでんわ」は英語をはじめ中国語や韓国語、フランス語、スペイン語など40の外国語に対応しているため、あらゆる言語圏の方からの電話対応を自動化することができます。案内する音声ガイダンスは録音だけでなく、テキスト入力で作成できるのも利点です。

例えば宿泊施設の電話業務では、多言語対応のメリットを活かすことで、実際に以下の用途で「DXでんわ」が活用されています。

▼宿泊施設における「DXでんわ」の用途
・外国人観光客からの電話による宿泊予約の自動化
・英語音声ガイダンスによるアクセス情報やチェックイン時間の自動案内
・英語が話せるスタッフへの電話の自動転送

ほかにも不動産やクリニック、IT企業など、幅広い業界で「DXでんわ」が利用されており、電話業務の効率化・省力化に貢献しています。

製品情報は以下のページでご紹介していますので、多言語に対応した自動音声案内サービス「DXでんわ」について詳しく知りたい方は、ぜひそちらもご覧ください。