オフィスでの電話転送のやり方：
会社のビジネスフォンの転送を内線・外線別に解説！

1. オフィスでの電話転送の具体的なやり方

オフィスでの電話転送はビジネスコミュニケーションを円滑にする手段です。適切な転送方法を知ることで顧客対応の質を向上させ、業務効率を高めることができます。ここでは、外線転送と内線転送の基本的な方法、そして他の転送オプションについて詳しく見ていきましょう。

内線転送の方法

内線転送は、同じオフィス内や同じ電話システム内での通話を別の内線番号に転送する方法です。これにより、適切な担当者に迅速に電話をつなぐことができます。

内線転送の基本手順は以下のとおりです。

1. 通話中に「転送」または「保留」ボタンを押す
2. 転送先の内線番号をダイヤルする
3. 転送先が応答したら、必要に応じて転送の旨を伝える
4. 「転送」ボタンを再度押すか、受話器を置いて転送を完了する

この基本的な手順を覚えておくことで、スムーズな内線転送が可能になります。また、多くのシステムでは、転送先が応答する前に受話器を置く「ブラインド転送」も可能です。

内線転送の方法については以下の記事でより詳細に解説していますので、詳しく知りたい方は、あわせてご覧ください。

外線転送の方法

外線転送は、オフィスの電話を外部の電話番号に転送する方法です。これにより、外出中でも重要な電話を逃さず対応することができます。

外線転送の基本的な手順は以下のとおりです。

1. 電話機の「転送」または「保留」ボタンを押す
2. 外線発信番号（多くの場合は「0」）を押す
3. 転送先の電話番号をダイヤルする
4. 「転送」ボタンを再度押すか、受話器を置いて完了

この手順は一般的なもので、使用している電話システムによって多少異なる場合があります。

外線転送の詳細な方法については以下の記事で解説していますので、詳しく知りたい方はあわせてご覧ください。

補足：その他の転送方法

ビジネスフォンシステムにはさまざまな転送オプションがあり、転送を自動化することができます。これらのオプションを活用することで、より柔軟な電話対応が可能になります。

無条件転送

無条件転送は、設定した番号にすべての着信を自動的に転送する機能です。例えば、長期出張時や別のオフィスで作業する際に便利です。ただし、転送先の負荷が増える可能性があるため、使用には注意が必要です。

無応答転送

無応答転送は、電話に出られない状況を想定した機能です。例えば、5回コール音が鳴っても応答がない場合に、別の内線や携帯電話に転送するように設定できます。これにより、重要な電話の取りこぼしを防ぐことができます。

話中転送

話中転送は、現在の通話が終わるまで待つ必要がない機能です。例えば、長時間の会議中に重要な電話を逃さないようにするため、同僚の内線や携帯電話に転送するように設定できます。

なお、既存のビジネスフォンにIVR（自動音声応答システム）を導入することでも、電話の自動転送が可能になります。詳しくは後述しますが、IVRは音声ガイダンスによる自動受付で問い合わせ内容を特定し、用件に応じた転送先に自動で取り次げるため、より無駄のない電話対応が可能になります。

2. オフィスで電話転送を行うメリット・デメリット

電話転送の使用には利点と課題の両方が存在します。ここでは、オフィスで電話転送を活用する際のメリットとデメリットを詳しく見ていきましょう。

メリット

電話転送には、ビジネスの効率性や顧客満足度を向上させる多くのメリットがあります。以下に主な利点を挙げます。

顧客対応を迅速化し、満足度を向上させる

電話転送を活用することで、顧客からの問い合わせに素早く対応することができます。例えば、担当者が不在の場合でも、適切な部署や別の担当者に転送することで、顧客を長時間待たせることなく対応できます。こうしたスピーディーな対応は、顧客満足度の向上にもつながります。

従業員の業務効率を向上させる

電話転送は、従業員の業務効率向上にも貢献します。例えば、不要な電話を適切な部署に転送することで、各従業員が自分の職務に集中できる環境を整えることができます。

柔軟な勤務形態に対応できる

現代のビジネス環境では、テレワークやリモートワークなど、柔軟な勤務形態が増えています。電話転送を利用することで、従業員がオフィス外にいる場合でも重要な電話を受けることができます。これにより、場所や時間に縛られない柔軟な働き方をサポートし、ワークライフバランスの向上にも貢献します。

不在時の重要な連絡の取りこぼしを防止する

電話転送機能を活用することで、休暇中や外出中であっても重要な連絡を逃すことがなくなります。例えば、緊急性の高い案件に関する連絡を、常に対応可能な担当者や部署に転送するように設定できます。これにより、ビジネスチャンスを逃すリスクを抑えることができます。

デメリット

電話転送には多くのメリットがある一方で、いくつかの課題や注意点も存在します。以下に主なデメリットを挙げます。

設定ミスによる転送エラーのリスクが生じる

電話転送の設定は複雑になる可能性があり、設定ミスによって重要な電話が適切に転送されないリスクがあります。例えば、誤った内線番号や外線番号を設定してしまうと、顧客からの連絡が宙に浮いてしまう可能性があります。

外線転送における通話料が増加する

外線転送、特に携帯電話への転送を頻繁に行う場合は通話料が増加する可能性があります。多くの場合、転送元（会社）が転送先までの通話料を負担することになるため、コスト管理の観点から注意が必要です。

セキュリティリスクが増加する

特に外部への電話転送を行う場合、情報漏洩などのセキュリティのリスクが高まる可能性があります。例えば、機密性の高い情報を含む通話が、セキュリティの整っていない環境で行われる可能性が挙げられます。このリスクを軽減するためには、機密情報の取り扱いに関する明確なガイドラインの策定と、従業員への教育が不可欠です。

手動転送の場合は「電話番」が必要になる

手動での電話転送を行う場合、いわゆる「電話番」と呼ばれる役割の人員が必要になります。この人員は着信を適切な部署や担当者に振り分ける役割を担いますが、人件費の増加や、転送の遅延が生じる可能性があります。

3. 会社の電話を自動で転送する方法

ここでは、会社の電話を自動で転送する方法について解説します。各方法にはそれぞれ特徴があり、企業のニーズに合わせて最適な選択をすることが重要です。

通信キャリアの電話転送サービスを利用する

多くの通信キャリアは、ビジネス向けの電話転送サービスを提供しています。代表的なサービスとしては、下記が挙げられます。

• NTT東日本・西日本：ボイスワープ
• ソフトバンク：多機能転送サービス
• KDDI光ダイレクト：着信転送サービス

これらのサービスは、追加の機器を必要とせず、比較的簡単に導入できるのが特徴です。

なお、ビジネスフォンシステムには自動転送機能が備わっている場合もあります。これらの機能を活用すれば、追加のコストをかけずに電話転送を実現できます。

以下の記事では、ビジネスフォンやPBXを含めたオフィス電話全般の基礎知識と、導入時の選定ポイントについて解説していますので、詳しく知りたい方は、合わせてご覧ください。

クラウドPBXを導入する

クラウドPBXシステムは、インターネットを通じて提供される仮想的な電話交換機サービスです。場所を選ばず利用可能で、スマートフォンやPCを内線として利用できるため、本格的なテレワーク・リモートワーク対応を行う場合、検討する価値は大きいでしょう。

ただし、導入にはある程度の初期費用と月額利用料が必要となります。また、インターネット回線の品質が通話品質に直結するため、安定した通信環境の確保も重要です。セキュリティ面でも、クラウドサービス特有の注意点（データの暗号化、アクセス管理など）に留意する必要があります。

IVR（自動音声応答システム）を活用する

IVRは、電話をかけてきた相手に自動音声で案内し、番号入力などの操作に応じて適切な部署や担当者に転送する仕組みです。上述したクラウドPBXの中には、IVR機能を備えた製品もあります。

IVRを使用することで、以下のような自動転送が可能になります。

• 「1」を押すと営業部、「2」を押すとサポート部といった案内と転送
• 製品カテゴリーや問い合わせ内容に基づいた適切な部署への転送
• 言語選択による多言語対応スタッフへの転送

これにより、人手を介さずに発信者を適切な担当者につなげることができ、顧客満足度の向上と業務効率化を同時に実現できます。

IVRの仕組みや機能、活用シーンについては以下の記事で解説していますので、詳しく知りたい方はあわせてご覧ください。

4. 会社の電話転送を自動化するなら「DXでんわ」がおすすめ

メディアリンクが提供する「DXでんわ」は、音声ガイダンスが着信に対して応答し、電話受付と取次ぎを自動化するサービスです。365日24時間の電話対応が可能になるため、電話受付の省人化だけでなく、機会損失の削減にも貢献します。

また、電話相手の音声メッセージを録音・文字起こしする機能も備えているため、聞き間違いや聞き漏らしの防止にも役立ちます。もちろん、「音声やテキストを確認してから用件に応じて折り返す」といった運用も可能です。

「DXでんわ」を導入することで、電話の受付・転送を行う「電話番」を置く必要がなくなります。電話対応を効率化して人的コストを削減し、従業員が本来集中すべき業務に注力できる環境の構築を目指している方は、ぜひ「DXでんわ」をご検討ください。