ビジネスで使える！催促の電話の具体例と注意点

1.催促電話をかける前に確認・準備すべきこと

催促電話は、ビジネスにおいて避けて通れない重要なコミュニケーションの一つです。効果的な催促を行うためには、事前の準備が欠かせません。特に自社のミスや不備がないかの確認は、スムーズな催促と良好な取引関係の維持に不可欠です。

以下に、催促電話をかける前に確認・準備すべき重要なポイントをまとめました。

必要な情報の確認

まずは、基本的な情報（請求書番号、金額、期日など）を再確認することから始めましょう。

・請求書番号：相手先での特定を容易にするため
・請求金額：正確な金額を把握し、間違いを防ぐため
・支払期日：いつまでに支払われるべきだったかを明確にするため
・取引内容：何の対価として支払いが必要なのかを明確にするため
・過去の支払い履歴：相手先の支払い傾向を把握するため

これらの情報を手元に用意することで、電話中に自信を持って対応でき、相手にも迷いを与えずに済みます。

自社のミスや不備がないかの確認

催促を行う前に、自社側に問題がないか徹底的にチェックすることが重要です。

・請求書の送付漏れや誤送：正しい宛先に確実に送付されているか
・金額の計算ミス：請求金額に誤りがないか
・契約内容との整合性：合意した条件通りの請求になっているか
・納品や作業完了の確認：請求の前提となる業務が完了しているか
・請求のタイミング：契約で定められた請求のタイミングを順守しているか

自社側のミスを見落とすと、催促電話が自社のイメージを低下させるアクションになってしまう可能性があります。細心の注意を払って確認しましょう。

相手の状況や過去の対応履歴の確認

効果的な催促を行うためには、相手の状況を理解することが重要です。

・取引先の業績や最近の動向：相手の支払い能力や状況を把握する
・過去の催促への反応：どのようなアプローチが効果的／効果的だったかを確認する
・担当者の交代や組織変更：適切な連絡先を確保する
・季節的な要因：業界特有の繁忙期や閑散期を考慮する

これらの情報を事前に確認することで、相手の立場に立った適切な対応が可能になります。

想定される質問や反論への回答準備

円滑なコミュニケーションのために、以下のような相手からの質問や反論を予測し、適切な回答を準備しておきましょう。

・支払い遅延の理由に関する質問への回答
・支払い条件の再確認や変更要求への対応
・分割払いや支払い期限の延長要請への対処方法
・請求内容に関する疑問への説明準備

事前に回答を用意しておくことで、自信を持って対応でき、相手との建設的な対話が可能になります。

2.催促の電話をかける適切なタイミングと頻度

催促の電話をかけるタイミングと頻度は、債権回収の成功率に大きく影響します。相手の状況を考慮しつつ、自社の権利を適切に主張するバランスが重要です。

以下で、効果的な催促電話のタイミングと頻度に関する重要なポイントをご紹介します。

支払期日からの経過日数に応じたタイミング

支払期日からの経過時間に応じて、適切なアプローチを選択しましょう。

・支払期日当日：支払いの確認と念押し
・支払期日から1週間後：丁寧な確認と支払い予定の確認
・支払期日から2週間後：やや強めの催促と具体的な支払い日の設定
・支払期日から1カ月後：厳しい態度での催促と対応策の要求

上記はあくまで目安ですが、支払期日からの経過時間に応じて、徐々に催促の強さを調整するのが効果的です。

相手の業務時間や曜日を考慮したアプローチ

相手の業務サイクルを考慮し、最適なタイミングを選びましょう。

・平日の午前中：多くの企業で比較的余裕がある時間帯
・月曜日と金曜日を避ける：週初めと週末は忙しいことが多いため
・月末・月初を避ける：決算作業などで多忙な可能性があるため

相手の業務リズムに合わせることで、より好意的な反応を得られる可能性が高まります。

不在時の対処法と再度かけ直すタイミング

相手の担当者が不在の場合の対応も重要です。以下のポイントを押さえておきましょう。

・伝言を残す：用件と折り返しの連絡先を明確に伝える
・次の連絡時間を確認する：可能であれば、次に連絡可能な時間を聞く
・翌営業日に再度連絡する：翌日（営業日）の午前中に再度電話をする
・メールでフォローアップする：電話での連絡が取れない場合はメールも活用する

不在時の対応も丁寧に行うことで、相手に誠意を示すことができます。

催促電話の適切な頻度の設定

催促の頻度は、状況に応じて適切に設定する必要があります。以下は、遅延の状況に応じた連絡頻度の目安です。

・初回の遅延：1週間に1回程度
・継続的な遅延：週2〜3回程度
・深刻な遅延：毎日または隔日

ただし、過度に頻繁な連絡は逆効果になる可能性があるため、相手の反応を見ながら調整することも重要です。

季節や業界の繁忙期を考慮した調整

取引先の業界特性や季節要因を考慮し、催促のタイミングを調整しましょう。以下のようなタイミングは、相手が忙しい状況にある可能性があります。

・年末年始：多くの企業で決済業務が滞りやすい時期
・夏季休暇期間：担当者が不在の可能性が高い
・業界の繁忙期：相手の業界特有の繁忙期がある場合もある
・決算期：資金繰りが厳しくなる可能性がある

これらの時期を考慮し、柔軟に対応することで、相手との良好な関係を維持しつつ、効果的な催促が可能となります。とはいえ、支払いや納品の遅延は自社にとって看過できない問題ですから、過度な配慮は不要です。

3.相手との関係を良好に保つためのコミュニケーション術

催促の電話は、時として相手との関係を悪化させるリスクを伴います。しかし、適切なコミュニケーション術を用いることで、関係を良好に保ちながら効果的な催促を行うことができます。

ここでは、相手の立場を尊重しつつ、自社の権利も主張するバランスの取れたアプローチ方法を紹介します。

謙虚な姿勢と明るく穏やかな声のトーン

協力的な態度を引き出すためには、相手に好印象を与えることが重要です。催促電話をかける祭は、以下のような姿勢で臨みましょう。

・明るく穏やかな声のトーン：威圧的にならないよう注意する
・丁寧な言葉遣い：敬語を適切に使用し、礼儀正しさを示す
・感謝の気持ちを表現：これまでの取引への感謝を伝える
・謙虚な態度：高圧的な態度を避け、相手の立場を尊重する

このような姿勢で対応することで、相手も協力的になりやすくなります。

相手の立場を考慮した対応

相手の状況を理解し、共感を示すことで、より良好な関係を築けます。

・相手の事情を聞く：支払いが遅れている理由を丁寧に確認する
・共感を示す：相手の抱える問題に理解を示す
・柔軟に対応する：可能な範囲で支払い条件の調整を検討する
・解決策を提案する：相手の状況に応じた支払い方法を提案する

相手の立場に立って考えることで、Win-Winの解決策を見出しやすくなります。

高圧的な態度を避け、共に問題解決する姿勢の示し方

催促は対立ではなく、共同で問題を解決するプロセスだという姿勢が重要です。

・協力的な態度：「一緒に解決策を見つけましょう」という姿勢を示す
・オープンな質問：「どうすれば支払いが可能になりますか？」など、相手の意見を聞く
・具体的な提案：「分割払いはいかがでしょうか？」など、選択肢を提示する
・相手の意見の尊重：相手の提案にも耳を傾け、柔軟に対応する

このアプローチにより、相手も積極的に解決策を考えるようになります。

効果的なクッション言葉の使用と適切な頻度

以下のような「クッション言葉」を適切に使用することで、相手の気分を害さずに催促することができます。

・「申し訳ありませんが」：相手への配慮を示す
・「お手数をおかけして恐縮ですが」：相手の労力への感謝を表す
・「可能でしたら」：相手の状況を考慮していることを示す
・「ご都合はいかがでしょうか」：相手の意見を尊重する姿勢を示す

ただし、過度な使用は逆効果になる可能性があるため、適度な頻度で使用しましょう。

相手の反応に応じた柔軟な対応

相手の反応を注意深く観察し、相手の温度感に応じて対応を調整することも重要です。

・協力的な場合：感謝の意を示し、具体的な支払い計画を立てる
・非協力的な場合：粘り強く交渉し、必要に応じて上司の介入を検討する
・困難な状況の場合：同情を示しつつ、会社としての立場も説明する
・怒りや不満を示す場合：冷静に対応し、必要に応じて別の担当者に交代する

状況に応じて柔軟に対応することで、さまざまな局面を乗り越えることができます。

4.催促の電話での具体的な例文とフレーズ

効果的な催促電話を行うためには、適切な言葉遣いと表現が重要です。ここでは、さまざまな状況に対応できる具体的な例文とフレーズを紹介します。これらを状況に応じてアレンジすることで、丁寧かつ効果的な催促を行うことができます。

未入金の催促例文

未入金の催促は、最も一般的な催促のケースです。以下の例文を参考に、状況に応じて調整してください。

初回の催促：
「お世話になっております。◯◯社の△△でございます。先日お送りした請求書の件でお電話させていただきました。支払期日が過ぎておりますが、お支払いの状況をご確認いただけますでしょうか？」

2回目以降の催促：
「いつもお世話になっております。◯◯社の△△です。先日もご連絡させていただいた請求書の件ですが、まだ入金が確認できておりません。お支払いの予定について教えていただけますでしょうか？」

見積もりや請求書の催促例文

見積もりや請求書の確認を促す場合は、以下のような例文が有効です。

見積もりの催促：
「先日お送りした見積書についてご連絡させていただきました。ご検討いただけましたでしょうか？ 何かご不明な点やご質問などございましたら、お気軽にお聞かせください」

請求書の催促：
「先週お送りした請求書の件でお電話しております。ご確認いただけましたでしょうか？ もしまだでしたら、至急ご確認いただけますと幸いです」

状況に応じた適切な言い回しのバリエーション

状況に応じて、以下のようなフレーズを適宜使用することで、より柔軟な対応が可能になります。

支払い遅延の理由を尋ねる：
「お支払いが遅れている理由について、差し支えなければ教えていただけますでしょうか？ 何かお困りの点があれば、一緒に解決策を考えさせていただきたいと思います」

具体的な支払い日を確認する：
「具体的なお支払い日をお教えいただけますでしょうか？ 社内での報告のため、明確な日程をお伺いできますと大変助かります」

分割払いを提案する：
「一括でのお支払いが難しい場合、分割払いのご提案も可能です。ご検討いただけますでしょうか？」

相手の言い訳や延期要求への対応フレーズ

相手から支払い延期の要求や言い訳があった場合、以下のようなフレーズで対応することができます。

延期要求への対応：
「ご事情はよくわかりました。ただ、当社としても支払いスケジュールの厳守をお願いしております。可能な限り早めのお支払いをお願いできないでしょうか？」

繰り返される延期への対応：
「これまで何度か支払期日の延長にご協力させていただきましたが、今回は是非とも期日内のお支払いをお願いしたいのですが、いかがでしょうか？」

丁寧さを保ちつつ明確に要件を伝える表現

催促の意図を明確に伝えつつ、丁寧さを保つための表現例です。

「大変恐縮ではございますが、支払期日を過ぎておりますので、早急なご対応をお願いできますでしょうか？」

「当社の資金繰りの都合上、予定通りのお支払いを強くお願いしたいのですが、いかがでしょうか？」

「何卒ご理解いただき、今週中のお支払いにご協力いただけますと幸いです」

これらの例文とフレーズを状況に応じて適切に使用することで、効果的かつ丁寧な催促電話を行うことができます。相手の反応を見ながら、柔軟に対応することが重要です。

5.催促電話後のフォローアップと対応

催促電話をかけた後のフォローアップは、債権回収の確実性を高め、取引先との良好な関係を維持するために非常に重要です。適切なフォローアップ方法を知り、状況に応じて柔軟に対応することで、ビジネス関係を損なうことなく未収金を回収できる可能性が高まります。

入金確認後のお礼の連絡方法

入金が確認できた場合、迅速にお礼の連絡をすることが大切です。これにより、相手の協力に感謝の意を表すとともに、今後の良好な関係構築にもつながります。

電話でのお礼：
「お支払いいただき、誠にありがとうございました。ご協力に心より感謝申し上げます。今後ともよろしくお願いいたします」

メールでのお礼：
【件名：ご入金のお礼 】平素より大変お世話になっております。 先日の請求書に対するご入金を確認いたしました。迅速なご対応に心より感謝申し上げます。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

未入金が続く場合の段階的なアプローチ

入金が確認できない場合は、状況に応じて段階的にアプローチを変えていく必要があります。大まかに、以下のような段階を踏んで対応を変えていきましょう。

1.再度の電話連絡：
支払い予定日を過ぎても入金がない場合、再度電話で状況を確認します。

2.書面での催促：
電話での催促に応じない場合、内容証明郵便などの書面で正式に催促します。

3.直接訪問：
電話や書面での催促が効果的でない場合、直接訪問して交渉することも検討します。

4.法的措置の検討：
上記の方法でも解決しない場合、弁護士への相談や法的措置を検討します。

電話とメールを組み合わせたフォローアップ

電話とメールを適切に組み合わせることで、より効果的なフォローアップが可能になります。

電話後のメール：
・電話での会話内容を確認し、合意事項を文書化します。
・例：「本日のお電話での内容確認として、◯月◯日までにお支払いいただくことで合意いたしました」

メール後の電話：
・メールでの連絡に反応がない場合、電話でフォローアップします。
・例：「先日メールでお送りした件について、ご確認いただけましたでしょうか？」

約束された支払日の再確認と記録

支払いの約束を取り付けた場合、その内容を明確に記録し、適切なタイミングで再確認することが重要です。

約束内容の記録：
・日付、金額、支払い方法など、約束の詳細を正確に記録します。

再確認の連絡：
・約束日の数日前に、確認の連絡をします。
・例：「先日ご相談させていただいた通り、◯月◯日のお支払いでよろしいでしょうか？」

フォローアップの内容と頻度の適切な管理

効果的なフォローアップを行うためには、その内容と頻度を適切に管理することが重要です。

内容の管理：
各フォローアップでの会話内容、合意事項、次のアクションなどを記録します。

頻度の管理：
相手の反応や状況に応じて、フォローアップの頻度を調整します。過度に頻繁な連絡は避け、適切な間隔を保ちます。

担当者の変更：
長期化する場合は適宜担当者を変更し、新しい視点での交渉を試みることも検討します。

これらの方法を適切に組み合わせることで効果的なフォローアップを行い、未収金の回収率を高めつつ、取引先との良好な関係を維持することができます。

6.よくある催促電話の失敗例と対処法

催促電話は慎重に行う必要がありますが、時として失敗することもあります。ここでは、よくある「失敗例」と、その「対処法」を紹介します。これらをあらかじめ把握しておくことで、より効果的な催促電話を行うことができるでしょう。

感情的になってしまう場合の対処法

催促電話中に感情的になってしまうことは、結果を悪化させる可能性があります。

失敗例：
 相手の態度に苛立ち、声を荒げたり、威圧的な態度をとってしまう。

対処法：
・深呼吸をして冷静さを取り戻す
・必要に応じて一旦電話を切り、気持ちを落ち着かせる
・客観的な事実に基づいて話を進める
・感情的になりそうな場合は、上司や同僚に相談する

冷静さを保つことで、相手との良好な関係を維持しつつ、効果的な催促を行うことができます。

相手が約束を守らない場合の対応

支払いの約束を取り付けても、相手がそれを守らないケースがあります。

失敗例：
 約束を守らなかった相手を一方的に非難し、関係を悪化させる。

対処法：
・「先日のお約束について、何か状況の変化がありましたか？」のように冷静に状況を確認する
・相手の事情を聞き、理解を示す
・新たな支払い計画を立てる
・必要に応じて、より具体的な約束（書面での確認など）を求める

相手の状況を理解しつつ、柔軟に対応することが重要です。

催促電話の頻度が高すぎる場合の改善策

頻繁すぎる催促電話は、相手に不快感を与え、逆効果になる可能性があります。

失敗例：
 毎日のように催促電話をかけ、相手を追い詰めてしまう。

改善策：
・適切な頻度を設定する（例：週1回程度）
・電話とメールを組み合わせて使用する
・相手の都合を考慮したタイミングで連絡する
・各連絡の間隔を徐々に短くしていく

相手の状況と反応を見ながら、適切な頻度で連絡することが大切です。

折り返し電話が来ない場合の対処法

相手からの折り返し電話を待っても連絡がない場合があります。

失敗例： 
ただ待ち続けて、債権回収が遅れてしまう。

対処法：
・「先日のお電話の件で、ご連絡をお待ちしておりました」のように再度電話をかける
・メールでフォローアップする
・別の連絡手段を試す（例：FAXや郵便）
・直接訪問を検討する

長引く場合は粘り強く、かつ多様な方法でアプローチすることが重要です。

相手との関係性を損なう一方的な催促の回避方法

一方的な催促は、取引関係を損なう可能性があります。

失敗例：
自社の立場のみを主張し、相手の状況を考慮しない。

回避方法：
・相手の状況を十分に聞く姿勢を示す
・共に問題を解決する姿勢を持つ
・柔軟な支払い方法を提案する
・長期的な取引関係を考慮した対応をする

相手の立場を理解し、Win-Winの関係を築くことを目指します。

これらの失敗例と対処法を理解し、適切に対応することで、より効果的な催促電話を行うことができます。常に相手の立場を考慮し、長期的な取引関係を維持することを念頭に置いて対応することが重要です。

7.効率的な催促電話を実現するオートコールシステム

これまで紹介してきた催促電話の手法は効果的ですが、多くの時間と労力を要します。特に大量の債権を抱える企業にとっては、人手による催促だけでは限界があります。そこで、催促業務の効率化と標準化を実現するツールとして、当社の「MediaVoice」をご紹介します。

MediaVoiceは、電話による催促業務を自動化する「オートコール」機能を備えたIVR（自動音声応答システム）です。主な特徴として、自動発信機能、柔軟なシナリオ設定、発信時間の指定、オペレーターへの自動転送などがあります。

これらの機能により、業務効率の大幅な向上、催促の品質統一、催促業務に関する人件費の削減などが可能になります。

MediaVoiceは催促電話のベストプラクティスを自動化し、さらに効率的に実行するツールです。人間による丁寧な対応と、システムによる効率的な運用を両立させることで、催促業務の質と量を同時に向上させることができます。

催促電話でお悩みの方は、ぜひオートコールシステムを搭載したIVR「MediaVoice」をご検討ください。