電話での「いらっしゃいますか」は適切？
使い方・返し方を徹底解説

1. 「いらっしゃいますか」の基本的な意味と電話での使い方

ビジネスシーンでの電話対応において、「いらっしゃいますか」は頻出する表現です。まずは、「いらっしゃいますか」の基本的な意味と、電話での効果的な使い方について見ていきましょう。

「いる」「来る」「行く」の尊敬語としての意味

「いらっしゃいますか」は、日常的に使用される「いる」「来る」「行く」という動詞の尊敬語形です。この表現を使うことで、相手に対する敬意を示すことができます。

「いる」の尊敬語としての使用例

「社長はオフィスにいらっしゃいますか？」

（社長がオフィスにいるかどうかを尋ねる）

「来る」の尊敬語としての使用例

「お客様は何時頃いらっしゃいますか？」

（お客様がいつ来るかを確認する）

「行く」の尊敬語としての使用例

「部長は会議にいらっしゃいましたか？」

（部長が会議に行ったかどうかを尋ねる）

ビジネス電話での一般的な使用例

ビジネス電話では「いらっしゃいますか」を適切に使用することで、相手への敬意を表しつつ、必要な情報を丁寧に確認することができます。以下に、一般的な使用例をいくつか紹介します。

在席確認：
「山田様はいらっしゃいますか？」

来訪予定の確認：
「お客様は何時頃いらっしゃいますか？」

上司の所在確認：
「部長はまだ会議にいらっしゃいますか？」

これらの例文は、相手の状況に応じて柔軟に使用できます。重要なのは、常に相手への敬意を忘れずに、適切な文脈で使用することです。

相手の存在や所在を丁寧に確認する際の適切な表現方法

「いらっしゃいますか」を使って相手の存在や所在を確認する際は、単に言葉を使うだけでなく、表現方法全体に注意を払うことが大切です。以下に、丁寧に確認するためのポイントをいくつか挙げます。

前置きを添える：
「恐れ入りますが、山田様はいらっしゃいますか？」

相手の都合を考慮する：
「お時間よろしければ、社長はいらっしゃいますか？」

目的を明確にする：
「商品のご説明でお伺いしたいのですが、担当者様はいらっしゃいますか？」

これらの表現方法を適切に組み合わせることで、より丁寧で思いやりのある対応が可能になります。相手の立場を考え、状況に応じて柔軟に表現を選択することが、ビジネスコミュニケーションの基本です。

2. 電話での「いらっしゃいますか」の正しい使用シーン

「いらっしゃいますか」は、ビジネス電話における重要な敬語表現ですが、適切な使用シーンを理解することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。ここでは、具体的な使用シーンと、状況に応じた使い分けのポイントについて詳しく解説します。

シーン1：取引先や上司の在席を確認したいとき

取引先や上司の在席を確認する際は、相手の立場や状況に配慮しつつ、「いらっしゃいますか」を適切に使用することが重要です。以下に、具体的な使用例をいくつか紹介します。

取引先への確認：
「株式会社〇〇の田中様はいらっしゃいますか。」

上司の在席確認：
「課長は席にいらっしゃいますか？ 至急ご相談したい件がございまして」

担当者への問い合わせ：
「商品管理部の責任者の方はいらっしゃいますか？」

これらの例文では、相手の役職や状況に応じて丁寧さのレベルを調整しています。取引先や上位者に対しては、より丁寧な表現を心がけましょう。

シーン2：来訪予定を確認したいとき

来訪予定を確認する際も、「いらっしゃいますか」を活用することで、丁寧さを保ちつつ必要な情報を得ることができます。以下に、適切な言い回しの例を示します。

訪問時間の確認：
「お客様は何時頃いらっしゃる予定でしょうか？」

来訪の可能性を尋ねる：
「本日、社長がこちらにいらっしゃるかもしれないとお聞きしたのですが」

複数の来訪者がある場合：
「本日の午後、取締役の皆様がいらっしゃると伺っておりますが、お時間に変更はございませんか？」

これらの表現を使用する際は、相手の予定を尊重し、押し付けがましくならないよう注意しましょう。

補足：部署や役職に応じた使い分けのポイント

「いらっしゃいますか」の使用は、相手の部署や役職によって微妙に調整する必要があります。以下に、使い分けのポイントをまとめます。

経営陣への対応：
最も丁寧な表現を意識し、「社長はいらっしゃいますか？」のように役職名を用いることで距離感を保ちつつ、常に敬意を示します。

同僚や部下への使用：
過度に丁寧すぎると不自然になるため、「〇〇さんはいらっしゃいますか？」程度の表現が適切です。

取引先担当者への対応：
初対面や重要な取引先の場合は、「ご担当の〇〇様はいらっしゃいますか？」のように、より丁寧な表現を心がけます。

状況や相手との関係性を適切に判断し、過不足のない敬語表現を選択することが、スムーズなビジネスコミュニケーションのコツです。

3. 「いらっしゃいますか」の言い換え表現と使い分け

「いらっしゃいますか」は丁寧な表現ですが、状況によっては別の言い回しを使うことで、より適切なコミュニケーションが可能になります。ここでは、「いらっしゃいますか」の言い換え表現とその効果的な使い分けについて解説します。

言い換え表現1：「お見えですか」

「お見えですか」は「いらっしゃいますか」と同様に、相手の存在や来訪を尋ねる丁寧な表現です。この表現には以下のような特徴があります。

使用シーン：
主に来客や予定されていた人物の到着を確認する際に使用します。
例：「お客様はもうお見えですか？」

ニュアンスの違い：
「いらっしゃいますか」よりもやや格式高い印象を与えます。特に、高級店や接客業で好まれる表現です。

注意点：
過度に使用すると堅苦しい印象を与える可能性があるため、相手や状況に応じて使い分けることが重要です。

「お見えですか」は、特に重要な取引先や上位者との対応で効果的に使用できます。ただし、使用頻度や文脈に注意を払い、自然な会話の流れを維持することが大切です。

言い換え表現2：「お越しになりますか」

「お越しになりますか」は、主に相手の来訪予定を尋ねる際に使用される丁寧な表現です。以下のポイントを押さえて使用しましょう。

未来の予定を尋ねるときに使用する：
「明日の会議にお越しになりますか？」のように、これから起こる行動について使用します。

出席確認に適している：
「今度の歓迎会にお越しになりますか？」など、招待に対する出席可否の返答を確認する場面で適しています。

より丁寧さが求められるシーンで使用する：
「いらっしゃいますか」よりもさらに丁寧な印象を与えるため、特に重要な場面や相手に対して使用します。

「お越しになりますか」は、相手の行動に対して敬意を示しつつ、予定を確認する際に効果的です。ただし、日常的なやりとりでは使いすぎないよう注意しましょう。

補足：各表現の使い分けによる丁寧さの演出方法

「いらっしゃいますか」「お見えですか」「お越しになりますか」の適切な使い分けにより、状況に応じた丁寧さを演出できます。以下に、使い分けのポイントをまとめます。

相手との関係性に応じて：
取引先や上司：「お越しになりますか」「お見えですか」を使用し、より高い敬意を表します。
同僚や部下：「いらっしゃいますか」で十分な丁寧さを保ちます。

場面の重要度によって：
重要な会議や商談：「お越しになりますか」を使用し、場の格式を高めます。
日常的な確認：「いらっしゃいますか」で自然な会話の流れを維持します。

文脈に応じた使い分け：
在席確認：「いらっしゃいますか」「お見えですか」
来訪予定の確認：「お越しになりますか」

これらの表現を適切に使い分けることで、相手への敬意を示しつつ、自然で円滑なコミュニケーションを実現できます。

4. 「いらっしゃいますか」を使用するときの注意点

「いらっしゃいますか」は丁寧な表現ですが、使用する際には注意すべき点がいくつかあります。ここでは、よくある間違いや避けるべき表現、そして正しい使い方について詳しく解説します。

「いらっしゃいますでしょうか」は二重敬語なので避ける

二重敬語は、敬語を重ねることで不必要に複雑になり、かえって不自然な印象を与える表現です。「いらっしゃいますでしょうか」はその典型例です。

問題点：
「いらっしゃる」（尊敬語）と「でしょうか」（丁寧語）が重複しています。
過剰に丁寧すぎる印象を与え、かえって失礼になる可能性があります。

避け方：
「いらっしゃいますか」だけで十分丁寧です。
より丁寧にしたい場合は「いらっしゃいますでしょうか」ではなく、「いらっしゃいますか」の前に「恐れ入りますが」などの前置きを加えるのが効果的です。

正しい例：
「恐れ入りますが、田中様はいらっしゃいますか？」

二重敬語を避けることで、自然でありながら適切な敬意を示す表現が可能になります。

代替表現の「おられますか」を使用する場合は注意する

「おられますか」は「いらっしゃいますか」の代替表現として使われることがありますが、地域によって受け取り方に差があるため、使用には注意が必要です。

地域差：
関西地方では比較的一般的に使用されます。一方、関東地方では違和感を覚える人も一定数存在し、ビジネス場面ではあえて避ける場合もあります。

注意点：
全国的なビジネスコミュニケーションでは、「いらっしゃいますか」を使用するのが無難です。地域性の強い表現は、相手や状況によっては不適切に感じられる可能性があるため注意しましょう。

地域性を考慮しつつ、全国で通用する標準的な敬語表現を選択することが、スムーズなビジネスコミュニケーションにつながります。

その他の誤用例と正しい表現方法の具体例

「いらっしゃいますか」に関連して、他にもいくつか注意すべき誤用例があります。以下に、よくある間違いとその正しい表現方法を紹介します。

誤用例1：「いらっしゃられますか」
「いらっしゃる」はすでに尊敬語なので、「られる」を付ける必要はありません。 
正しい表現：「いらっしゃいますか」

誤用例2：「いらっしゃっていますか」
「いらっしゃる」に「ている」を重ねる必要はありません。
 正しい表現：「いらっしゃいますか」または「いらしていますか」

誤用例3：「来られていらっしゃいますか」
「来られる」と「いらっしゃる」は同じ意味の尊敬語を重ねています。
 正しい表現：「いらっしゃいますか」または「来られていますか」

これらの誤用を避け、シンプルで正確な敬語表現を心がけることで、より洗練されたビジネスコミュニケーションが可能になります。

5. 「いらっしゃいますか」への適切な返答方法

「いらっしゃいますか」という問いかけに対する返答も、ビジネスマナーの重要な一部です。ここでは、状況別の返答例と、謙譲語を用いた適切な応対方法について解説します。

在席時の返答例：「はい、おります」

在席している場合は、謙譲語を用いて返答しましょう。以下に具体例を示します。

基本的な返答：
「はい、おります」

より丁寧な返答：
「はい、ただいま席におります」

取り次ぐ際の返答：
「はい、少々お待ちください。すぐに電話をおつなぎします」

これらの返答は、自分や自社の人間について話す際に使用する謙譲語「おります」を用いています。「います」や「いらっしゃいます」ではなく、「おります」を使うことで、適切な謙虚さを表現できます。

不在時の丁寧な返答例：「あいにく席を外しております」

不在の場合も、丁寧かつ明確な返答が求められます。以下に適切な返答例を示します。

基本的な不在の伝え方：
「申し訳ございません。ただいま席を外しております」

戻り時間が分かる場合：
「◯◯はあいにく外出しておりますが、3時頃には戻る予定でございます」

用件を伺う場合：
「ただいま会議中でございます。ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか？」

不在を伝える際も、「おります」という謙譲語を用いることで、丁寧さを保ちつつ明確に状況を説明することができます。また、可能な範囲で追加情報を提供することで、相手の便宜を図ることができます。

なお以下の記事では、電話相手から社内の担当者への取次ぎを依頼されたものの、不在のため取り次げない（さらに戻り時間がわからない）場合の対応方法について解説しています。詳しく知りたい方は、あわせてご覧ください。

補足：謙譲語を用いた適切な返答のコツと実践例

謙譲語を適切に使用することは、ビジネスコミュニケーションにおいて重要です。以下に、「いらっしゃいますか」への返答として謙譲語を使用するときのコツと、例文を示します。

自分や自社の人間について話す際は常に謙譲語を使用する
例：「社長は本日出張に出ております」

相手の行動に関しては尊敬語を使用する
例：「部長の◯◯様がお戻りになりましたら、すぐにご連絡させていただきます」

謙譲語と丁寧語を組み合わせて使用する
 例：「申し訳ございません。田中はただいま外出しております」

過度に複雑な表現は避け、明確さを保つ
悪い例：「弊社社員の山田が席を外しており、不在にて失礼いたしております」
良い例：「山田はただいま席を外しております。申し訳ございません」

これらのコツを意識して実践することで、適切な敬語表現を身につけることができます。常に相手への敬意を忘れず、かつ明確なコミュニケーションを心がけることが重要です。

6. ムダな電話対応をゼロにするなら「IVR」の活用を！

「いらっしゃいますか」は、ビジネス電話における重要な敬語表現です。正しい使用法を理解し、状況に応じた言い換え表現や返答方法を身につけることで、円滑なコミュニケーションが可能になります。また、二重敬語などの誤用にも注意し、適切な謙譲語を用いることで、プロフェッショナルな印象を与えられるでしょう。

一方で、ビジネスの規模拡大や業務効率化に伴い、すべての電話対応を人力で行うことが難しくなる場合もあります。そこで注目されているのが、IVR（自動音声応答システム）です。IVRを導入することで、状況に応じた適切な電話対応を自動で行うことができます。

例えば、「担当者はただいま外出しております」といったメッセージを自動で伝達することが可能です。これにより、基本的な問い合わせや転送作業を自動化しつつ、高品質な顧客対応を維持することができます。

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