【例文付き】電話に出られなかったときの
お詫びメールの書き方

1.電話に出られなかったとき、なぜメールを送る必要があるの？

電話に出られなかった場合はフォローアップのメールが欠かせません。まずは、その理由を見ていきましょう。

理由1：ビジネスマナーを守るため

ビジネスの場では、相手の時間を尊重し、適切な対応を取ることが求められます。電話に出られなかった場合、メールでフォローアップすることは、基本的なビジネスマナーの一つです。これにより、相手に対する誠意と責任感を示すことができます。

理由2：相手の不安や疑問を解消するため

電話をかけた相手は、何か重要な用件があったかもしれません。メールを送ることで相手の不安や疑問を速やかに解消できます。また、電話の目的を確認し、適切な対応を取るきっかけにもなります。このような迅速な対応は、ビジネスにおける信頼関係の構築に大きく貢献します。

理由3：信頼関係を維持・構築するため

ビジネスにおいて信頼関係は非常に重要です。電話に出られなかった場合でも、すぐにメールでフォローアップすることで、相手に対する誠意と配慮を示すことができます。これは、長期的な信頼関係の維持と構築につながります。また、このような小さな行動の積み重ねが、ビジネスパートナーとしての評価を高めることにもなります。

理由4：円滑なコミュニケーションを継続するため

ビジネスでは、継続的で円滑なコミュニケーションが欠かせません。電話に出られなかった場合でもメールを送ることで、会話の流れを途切れさせることなく、コミュニケーションを継続できます。これにより、プロジェクトの進行や情報の共有がスムーズに行え、ビジネスの効率性と生産性の向上につながります。

なお、電話に出られなかった後のコミュニケーションを円滑化するツールとして、IVR（自動音声応答システム）が挙げられます。詳しくは本記事の最終章でご紹介しますが、電話相手に謝罪しつつ、後ほど折り返す旨を自動音声で伝達できるので、お詫びメールを書く手間を省くことができます。

2.電話に出られなかったときにお詫びメールを送る際のポイント

電話に出られなかった際のお詫びメールは、適切に書くことで良好な関係を維持できます。効果的なメールを送るための重要なポイントをいくつか紹介します。

ポイント1：可能な限り迅速に対応する

電話を逃してしまった後は、できるだけ早くメールを送ることが重要です。迅速な対応は、相手への配慮と責任感を示します。理想的には、気づいてから1時間以内、遅くとも当日中にメールを送るようにしましょう。ただし、深夜や早朝の場合は、相手の都合を考慮して送信時間を調整することも大切です。

ポイント2：誠意を込めて謝罪の気持ちを伝える

お詫びメールでは、心からの謝罪の気持ちを伝えることが大切です。形式的な謝罪ではなく、相手の立場に立って考えた誠意のある言葉を選びましょう。例えば、「大変申し訳ございませんでした」という言葉を使い、具体的に何に対して謝罪しているのかを明確にすると、より誠意が伝わります。

ポイント3：相手への配慮と思いやりを示す

メールの中で相手への配慮と思いやりを示すことで、良好な関係を維持できます。例えば、「お忙しい中お電話いただき」といった言葉を添えることで、相手の時間を大切にしていることを伝えられます。また、相手の立場や状況を考慮した言葉遣いを心がけることも重要です。

ポイント4：簡潔かつ明確な文章で伝える

ビジネスメールは簡潔で明確であることが求められます。特に電話に出られなかった際のお詫びメールは、要点を絞って書くことが大切です。長々とした説明や言い訳は避け、必要な情報を整理して伝えましょう。また、箇条書きを使用したり、適宜改行したりするなど、読みやすい構成を心がけることも効果的です。

これらのポイントを押さえることで、適切なお詫びメールを作成することができます。次のセクションでは、具体的なメールの構成要素と書き方について詳しく解説します。

3.電話に出られなかったときのお詫びメールの構成要素と書き方

効果的なお詫びメールを書くには、適切な構成と各要素の丁寧な作成が重要です。ここでは、メールの主要な構成要素とその書き方について詳しく解説します。

要素1：適切な件名

メールの件名は、受信者が最初に目にする部分です。内容が一目でわかる簡潔な件名をつけることが重要です。

具体的には、「本日のお電話について」「先ほどのお電話の件」「お電話の件でお詫び」などが適切です。これらの件名は、メールの内容を明確に示し、受信者の注意を引きつけます。ただし、「すみません」や「申し訳ありません」といった謝罪の言葉を件名に入れるのは避けましょう。

要素2：冒頭の挨拶と謝罪

メール本文の冒頭では、丁寧な挨拶と心からの謝罪の言葉を述べます。

例えば、「お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。先ほどはお電話をいただきながら、取り込み中で応対できず、大変申し訳ございませんでした。」といった書き出しが適切です。この部分で、相手への敬意と謝罪の気持ちを明確に示すことが重要です。

要素3：状況説明

電話に出られなかった理由を簡潔に説明します。ここでは、言い訳がましくならないよう注意が必要です。

例えば、「ただいま外出中で気づくのが遅れてしまいました」や「会議中で電話に出ることができませんでした」といった簡潔な説明が適切です。状況説明は短く、事実のみを述べるようにしましょう。

要素4：次のアクションの提案

お詫びの後は、今後の対応方法を明確に示すことが重要です。これにより、コミュニケーションを前向きに進められます。次のアクションを示す際のポイントは、次の3点です。

具体的な日時を提案する

可能であれば、「本日15時以降であれば、お電話可能です」のように、具体的な日時を提案しましょう。これにより、迅速な対応が可能になります。

相手の都合を確認する文言を入れる

「ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか？」といった文言を入れることで、相手の予定に配慮していることを示せます。

複数の選択肢を提示する

「お電話でのご連絡が難しい場合は、メールでのやり取りも可能です」など、複数の選択肢を提示することで、相手の状況に応じた対応ができます。

要素5：結びの挨拶

最後に、丁寧な締めくくりの言葉を添えます。

「お手数をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします」といった結びの言葉で、再度謝罪と今後の対応への期待を示すことができます。

4.お詫びメールを書くときに避けるべき表現

効果的なお詫びメールを書くには適切な表現を使用する必要がありますが、それと同時に避けるべき表現もあります。ここでは、お詫びメールを書く際に注意すべき4つの表現について解説します。

過度な謝罪表現

謝罪の気持ちを伝えることは大切ですが、過度な謝罪は逆効果になる可能性があります。

過度な謝罪は、相手に不快感を与えたり、プロフェッショナリズムに欠ける印象を与えたりする可能性があります。例えば、「本当に申し訳ございません」を何度も繰り返すのは避けましょう。代わりに、一度だけ誠意を込めて謝罪し、その後は前向きな対応策を提案するほうが効果的です。

言い訳がましい表現

電話に出られなかったことに対する理由や状況の説明は必要ですが、言い訳がましい表現は避けるべきです。

「とても忙しくて」「急な用事が入って」などの表現は、自分の都合を優先しているように見える可能性があります。代わりに、簡潔に事実を述べ、今後の対応に焦点を当てましょう。例えば、「会議中でした」と述べた後、すぐに「今後どのようにご連絡すればよろしいでしょうか？」と次のアクションを提案するのが良いでしょう。

相手に非がある表現

お詫びメールで絶対に避けるべきなのが、相手の行動や状況を批判したり、非難したりするような表現です。

「突然のお電話だったので」「事前に連絡がなかったので」といった表現は、相手に責任を転嫁しているように受け取られかねません。お詫びメールの目的は関係修復であり、相手の行動を批判することではありません。常に自分の対応に焦点を当て、誠意を持って対応する姿勢を示しましょう。

過度に冗長な表現

ビジネスメールは簡潔であることが求められます。特にお詫びメールでは、要点を絞って伝えることが重要です。

長々とした説明や、関係のない情報を含めることは避けましょう。例えば、電話に出られなかった理由を詳細に説明したり、自分の一日のスケジュールを述べたりするのは適切ではありません。代わりに、簡潔に状況を説明し、今後の対応策を明確に提示することに焦点を当てましょう。

5.電話に出られなかったときのお詫びメール文面例

適切なお詫びメールの書き方を理解するには、具体的な例を見ることが効果的です。ここでは「取引先からの電話に出られなかった場合」と「上司からの電話に出られなかった場合」、2つの一般的なシナリオに基づいたお詫びメールの文面例を紹介します。

取引先からの電話に出られなかった場合

取引先とのコミュニケーションは特に慎重を要します。以下は、取引先からの電話に出られなかった場合のメール例です。

このメール例では、以下の点に注目してください。

・簡潔で明確な件名
・丁寧な挨拶と謝罪
・電話に出られなかった理由の簡潔な説明
・具体的な連絡可能時間の提示
・相手の都合を尊重する姿勢

上司からの電話に出られなかった場合

上司は自社の人間ではありますが、適切な敬語使用が重要です。以下は、上司からの電話に出られなかった場合のメール例です。

このメール例では、以下の点に注目してください。

・上司に対する適切な敬語表現
・電話に出られなかった理由の明確な説明
・柔軟な対応姿勢の提示
・相手の立場を尊重する表現

なお、メール例文の冒頭で「お疲れさまです」と書き出していますが、会社の文化や上司との関係性によっては、より丁寧な表現が好まれることもあります。その場合は「お忙しいところ失礼いたします」など、状況に応じた挨拶を使用すると良いでしょう。

自社におけるコミュニケーションで重要なのは、会社の文化や上司との関係性を考慮しつつ、適切な丁寧さを保ちながら、自然な対応を心がけることです。

6.メール以外のフォローアップ手段「ビジネスチャット」の活用

近年のビジネス環境では、メール以外のコミュニケーションツールを使って取引先や社内の人間とやり取りするケースも多く見られます。特に「ビジネスチャット」は迅速かつ柔軟なフォローアップを可能にする有効な手段です。

ここでは、ビジネスチャットの特徴に触れつつ、フォローアップの例文と、メールとの使い分け方について解説します。

ビジネスチャットツールの特徴

ビジネスチャットツールは、従来のメールとは異なる、以下のような特徴を持っています。

即時性がある：
メッセージがリアルタイムで届くため、迅速なコミュニケーションが可能です。

気軽さがある：
形式にとらわれず、短いメッセージでのやり取りができます。

グループ機能がある：
複数人での情報共有や議論が容易です。

ファイル共有が容易：
各種資料や画像を簡単に共有できます。

これらの特徴により、電話に出られなかった際のフォローアップにも効果的に活用できます。

チャットでのフォローアップ例文

ビジネスチャットでのフォローアップは、メールよりも簡潔な表現が適しています。以下に例を示します。

▼取引先へのフォローアップ
先ほどのお電話、会議中で応答できませんでした。大変失礼いたしました。
ご用件をお聞かせいただけますでしょうか？すぐに対応いたします。

▼上司へのフォローアップ
申し訳ありません、先ほどのお電話に出られませんでした。
ただいま対応可能です。ご都合のよろしいタイミングでご連絡ください。

▼同僚へのフォローアップ
さっきの電話取れなくてごめんなさい！
今なら大丈夫です。

メールとチャットの使い分け方

メールとチャットは状況に応じて使い分けることが重要です。以下のポイントを意識しましょう。

公式性が求められる場合：
企業文化にもよりますが、謝罪を行うシーンではメールでのフォローアップが適しているとされるケースも多いです。

緊急性が高い場合：
即時の対応が必要な場合は、チャットが効果的です。

社内のカジュアルなコミュニケーション：
同僚や日常的なやり取りには、チャットが適しています。

詳細な情報共有が必要な場合：
長文や添付ファイルが多い場合は、メールが適していることが多いです。

ビジネスチャットを活用することで、より迅速かつ柔軟なフォローアップが可能になります。ただし、相手の立場や状況、会社の方針などを考慮し、適切なツールを選択することが大切です。

7.IVRの活用で、電話に出られなかったあとのアクションを効率化しよう！

今回は、電話に出られなかったときのお詫びメールの書き方について解説しました。特に取引先との関係維持には丁寧な対応が求められますが、複数の電話があった場合、1件ずつメールを送るのは非常に手間です。

そこでおすすめなのが、IVR（自動音声応答システム）の活用です。IVRは会社にかかってきた電話に自動で応答してくれるツールで、電話相手に音声ガイダンスを案内することで、用件の特定や担当者への取次ぎを自動化してくれます。

また、電話に出られなかった場合は、謝罪のメッセージを伝えつつ、音声ガイダンスで相手に用件を吹き込んでもらうよう促し、担当者から折り返しする旨を自動で伝達してくれます。

さらに、メディアリンクが提供する「DXでんわ」には通話内容を録音・文字起こしする機能があり、関係者に自動通知されます。そのため、折り返し電話する場合もより迅速で具体的な対応が可能になります。

「DXでんわ」にご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ以下のページより製品情報をご確認ください。