オフィス電話をスマホ化する方法とは？
メリット・デメリットを徹底解説

1. オフィス電話をスマホ化するメリット

働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進により、従来のオフィス固定電話をスマートフォンへ移行する企業も増えています。この変化には、業務効率の向上からコスト削減まで、さまざまなメリットが存在します。

場所を問わない通話対応が実現する

テレワークが一般化する中、オフィスの固定電話番号にかかってきた電話をスマートフォンで受けられる環境は、ビジネスの継続性を支える重要な要素となっています。社外からでも固定電話番号での発着信が可能になることで、取引先や顧客とのスムーズなコミュニケーションを維持できます。また、災害時や緊急時のBCP対策としても有効です。

従業員の働き方の自由度が向上する

オフィス電話のスマホ化により、従業員は席を離れていても重要な連絡を受けることができます。会議室での打ち合わせ中や、他のフロアへの移動中でも、取引先からの連絡に即座に対応できるため、業務の遅延を最小限に抑えることが可能です。この機動性の向上は、従業員の生産性向上にもつながります。

通信インフラのコスト削減につながる

オフィス電話をスマホ化する手段としてクラウドPBXを導入することで、物理的な構内交換機が不要となります。これにより、設備投資や保守費用を削減できるだけでなく、システムの増設や縮小も柔軟に対応可能になります。

固定電話の保守管理費用が削減される

従来の固定電話システムでは、機器の故障や配線工事、システムのアップデートなど、定期的なメンテナンスが必要でした。しかし、オフィス電話をスマホ化することで、これらの保守管理業務の大部分が不要となります。また、オフィスレイアウトの変更時も、固定電話の移設工事が不要となるため、コストと時間の両面で効率化が図れます。

社内コミュニケーションが効率化する

スマートフォンを活用することで、電話だけでなく、チャットやビデオ会議など、さまざまなコミュニケーションツールとの連携が可能になります。また、通話履歴や不在着信の確認も容易になり、重要な連絡の取り逃しを防ぐことができます。さらに、グループ通話機能を活用することで、急な会議の設定なども素早く行えます。

2. オフィス電話をスマホ化する方法

オフィス電話のスマホ化には、企業の規模や予算、既存のシステム環境に応じて、いくつかの方法が存在します。それぞれの方法には特徴があり、自社に最適なソリューションを選択することが重要です。以下に、代表的な導入方法をご紹介します。

クラウドPBXを導入する

クラウドPBXは、従来の構内交換機の機能をクラウド上で提供するサービスです。インターネット上で通話・通信環境を構築するため、インターネット環境があれば、スマートフォンを使った固定電話番号での発着信や、スマホの内線化が可能になります。

初期費用を抑えられることに加え、利用者数の増減にも柔軟に対応できるため、成長企業や変動の大きい組織にも適しています。

また、システムの保守管理もサービス提供者が行うため、運用の手間を最小限に抑えることができます。

スマホ内線化アプリを導入する

専用のスマートフォンアプリを導入することで、スマートフォンをオフィスの内線電話として利用できるようになります。

また、通話機能に加えてチャットやビデオ会議機能を搭載しているアプリもあり、統合的なコミュニケーションツールとして活用できます。導入が比較的容易なため、中小規模の企業にも適しています。

FMCを利用する

FMC（Fixed Mobile Convergence）は、固定電話とモバイル通信を統合するサービスです。通信事業者が提供するこのサービスを利用することで、スマートフォンで固定電話番号の発着信が可能になります。通信品質が安定しており、大手通信事業者による充実したサポートを受けられることが特徴です。

また、モバイル回線との一体契約により、通信コストの最適化も期待できます。

ただし、固定電話とスマホのキャリアを統一する必要があるため、導入には注意が必要です。

専用アダプタを利用する

既存のビジネスフォンシステムを活かしながら、専用のアダプタを設置することで、固定電話とスマートフォンを連携させる方法です。既存システムへの投資を無駄にせず、段階的にスマホ化を進められるため、大規模なシステム変更を避けたい企業に適しています。

また、従来の固定電話機能を維持したまま、必要な部分だけをスマホ化できる柔軟性も特徴です。

ただし、固定電話によっては使用できない場合もあるため、この方法を取る場合は販売業者に確認する必要があります。

3. オフィス電話のスマホ化における注意点

オフィス電話のスマホ化には多くのメリットがありますが、導入時には慎重な検討と適切な対策が必要です。企業の業務効率を向上させるはずの取り組みが、逆に混乱を招かないよう、以下の点に特に注意を払う必要があります。

通話品質と回線安定性を確保する

クラウドPBXのようなインターネット回線を利用した方法を採用する場合、接続環境が品質に大きく影響します。社内のWi-Fi環境の整備はもちろん、社外での利用時に備えてモバイル回線のバックアップ体制を整えることが重要です。また、重要な商談や会議が予定されている際は、事前に通信状態を確認する習慣づけも有効です。

情報セキュリティ対策を徹底する

業務通話のスマートフォン化に伴い、通話データや顧客情報が端末を通じてやり取りされることになります。そのため、端末の紛失や不正アクセスへの対策が重要です。MDM（モバイルデバイス管理）ツールの導入や、暗号化通信の採用、アクセス権限の適切な設定など、複数の層による防御策を講じる必要があります。

業務用と私用の利用を区分する

会社からスマホを支給せず、個人のプライベートデバイスを業務利用する「BYOD（Bring Your Own Device）」方式を採用する場合、私的な通話・通信との区別が曖昧になりやすいという課題があります。通話料金の精算方法や、業務時間外の着信対応ルールなど、明確なガイドラインを策定することが重要です。

また、会社が社用スマホを支給したとしても、従業員が「常に電話を受けられる状態」であることに変わりはないため、プライベート時間への配慮も必要です。

詳しくは本記事の下部でご紹介しますが、こうした課題はIVR（自動音声応答システム）で解決できます。IVRを導入すれば「必要な電話だけを鳴らす」ことができるため、従業員に負担をかけずに済みます。

システムトラブルへの対応体制を整備する

オフィス電話のスマホ化後も、通信障害や機器の不具合は起こり得ます。そのため、代替手段の確保や、サポート窓口との連携体制の構築が必要です。特に、顧客対応に支障が出ないよう、障害発生時の連絡フローや、バックアップ手段を事前に定めておくことが推奨されます。

従業員の利用ルールを策定する

新しいシステムの導入には、必ず一定の学習期間が必要です。スマホ化に際しては、基本的な操作方法から緊急時の対応手順まで、包括的な利用ルールを策定し、従業員への周知徹底を図ることが重要です。また、定期的な研修やマニュアルの更新を通じて、システムの効果的な活用を促進することも必要です。

4.オフィス電話のスマホ化とあわせて検討したいIVRの活用

システムの更新を検討する際は、業務効率化のための新しい機能も併せて検討するのが基本です。特に、本記事のメインテーマである「オフィス電話のスマホ化」を進める際には、IVR（自動音声応答システム）の導入も視野に入れることをおすすめします。

なぜIVRがおすすめなのか？

従来のIVRは、単純な用件振り分けや営業時間外の自動応答などの基本的な機能しかありませんでした。しかし、最新のIVRは多様な機能を備えており、より柔軟で高度な顧客対応が可能になっています。オフィス電話のスマホ化と組み合わせることで、場所を問わない働き方と効率的な電話対応の両立を実現できます。

スマホ化との相乗効果

IVRでの一次対応により、スマートフォンへの転送は本当に必要な通話のみに絞ることができます。これにより、社員の業務効率を損なうことなく、顧客対応の品質を維持することが可能です。

例えば、IVRで用件を事前に振り分け、緊急性の高い問い合わせは担当者のスマートフォンへ即時転送し、よくある問い合わせは自動応答で対応するといった、状況に応じた柔軟な着信対応が可能になります。これによって、在宅勤務中でも必要な電話だけを受けることができます。

このように、オフィス電話のスマホ化にあわせてIVRを導入することで、より効果的な業務改革を実現できます。システムの更新を検討される際は、ぜひIVRの導入も併せて検討してみてください。

IVRを導入するなら「DXでんわ」がおすすめ

メディアリンクが提供する「DXでんわ」は、代表電話の受付・取次ぎを自動化するIVRです。このツールを活用することで、例えば「会社の代表電話にIVRを導入し、各従業員のスマホに自動転送する」「従業員のスマホにIVRを導入し、営業時間外には本社に転送する」などの運用が可能になります。

このほか、下記の機能を標準搭載しているため、企業における電話業務の効率化に大きく貢献します。

・通話内容を録音・文字起こしする機能
・ビジネスチャットへの通知機能
・多言語対応機能（約40言語）
・SMS送信機能

DXでんわは、従業員が本来対応すべき電話にだけ集中できる環境をつくるツールです。ご興味のある方は、ぜひ以下のページより詳細をご確認ください。