電話アナウンスの例文を一覧で紹介！
導入方法や費用も解説

1. 電話アナウンスとは

電話アナウンスとは、電話に出ることができない場合、または用件に適した担当窓口へスムーズに電話をつなぐために利用される音声ガイダンスです。

音声アナウンスは企業や店舗の電話応対を効率化するIVR（自動音声応答システム）にも用いられており、お客様からの着信時にあらかじめ録音された音声メッセージを自動で流すことで、営業時間外の対応や担当者への取り次ぎをスムーズに行うことができます。

近年では、人手不足対策や業務効率化のツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。

電話アナウンスの基本的な仕組み

電話システムに組み込まれた自動応答装置が、着信を検知すると設定された音声メッセージを再生します。IVRを利用する場合は単純な案内だけでなく、プッシュ信号に応じて異なる案内を流したり、担当部署や担当者に転送したりすることも可能です。

どんな場面で活用できるか

一般的な活用シーンには以下のようなものがあります。

・営業時間外の問い合わせ対応
・電話回線が混み合っている際の案内
・お客様の用件に応じた担当部署への振り分け
・臨時休業や営業時間変更のお知らせ
・緊急時や災害時の情報提供

導入による業務改善の例

実際の導入企業では、以下のような改善効果が報告されています。

・電話対応の人員配置が効率化された
・時間外の問い合わせに対する顧客満足度が向上した
・担当者の負担が軽減され、本来の業務に集中できるようになった
・緊急時の情報提供がスムーズになった

2. シーン別の電話アナウンス例文一覧

電話アナウンスの効果を最大限に引き出すためには、適切な文言選びが重要です。ビジネスシーンに相応しい丁寧な言葉遣いを心がけながら、簡潔で分かりやすい案内を心がけましょう。ここでは、状況別の具体的な例文をご紹介します。

営業時間外の案内例文

基本的な営業時間外の案内では、現在の状況と次回の営業開始時間を明確に伝えることが重要です。

基本的な例文

「誠に申し訳ございませんが、ただいま営業時間外となっております。営業時間は平日9時から17時までとなります。恐れ入りますが、営業時間内に再度おかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

留守番電話機能付きの例文

「誠に申し訳ございませんが、ただいま営業時間外となっております。営業時間は平日9時から17時までです。メッセージを残していただければ、営業時間内に折り返しご連絡させていただきます。メッセージをお残しの際は、お名前とご連絡先を必ずお伝えください」

混雑時の案内例文

回線が混み合っている場合は、待ち時間の目安や代替手段を案内すると、お客様の不満を軽減できます。

基本的な例文

「大変お待たせしております。ただいま回線が混み合っており、順番にご案内させていただいております。このままお待ちいただくか、しばらく時間を置いておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

コールバック案内付きの例文

「大変お待たせしております。ただいま回線が混み合っております。折り返しのご連絡をご希望の方は、電話番号の後に#を押してください。順番に担当者からご連絡させていただきます」

担当者振り分けの案内例文

部署や用件による振り分けは、簡潔で分かりやすい選択肢を提示することが重要です。

基本的な例文

「お電話ありがとうございます。サービスについてのお問い合わせは1を、製品についてのお問い合わせは2を、その他のお問い合わせは3を押してください」

詳細案内付きの例文

「お電話ありがとうございます。以下の番号を押して、ご用件をお選びください。 技術サポートは1を、 料金に関するお問い合わせは2を、 新規お申し込みは3を、 その他のお問い合わせは0を押してください」

緊急時・災害時の案内例文

緊急時は、状況と対応方針を簡潔に伝えることが重要です。

例文

「現在、システム障害が発生しており、サービスの一部がご利用いただけない状況となっております。復旧作業を進めておりますので、ご不便をおかけいたしますが、今しばらくお待ちください。最新の状況は当社Webサイトでもご確認いただけます」

なお、SMS送信機能が付いているIVRを活用すれば、顧客の携帯電話にショートメッセージでURLなどのテキスト情報を送ることができます。

臨時休業時の案内例文

臨時休業の案内を行う場合は、休業理由と再開予定を明確に伝えましょう。

例文

「誠に申し訳ございませんが、本日は臨時休業とさせていただいております。明日より通常通り営業いたしますので、恐れ入りますが、改めてご連絡くださいますようお願い申し上げます」

案内文を組み合わせる方法

状況に応じて複数の案内を組み合わせることで、より効果的な案内が可能になります。たとえば、営業時間外の案内と留守番電話の案内、混雑時の案内とコールバックの案内などを組み合わせることができます。ただし、案内が長くなりすぎないよう注意が必要です。

3. 電話アナウンスの導入方法

電話アナウンスの導入はシンプルです。システムの選択から設定まで段階的に進めていくことで、スムーズに運用を開始することができます。ここでは、導入に必要な基本的な情報をご紹介します。

システムの種類と特徴

電話アナウンスシステムは、大きく分けて2種類あります。導入規模や用途に応じて、適切なものを選択しましょう。

ビジネスフォン付属のアナウンス機能：
基本的な案内や留守番電話機能を備えた、小規模事業者向けの手軽なシステム。

クラウド型の電話アナウンスサービス：
高度な機能を備え、インターネット経由で設定変更が可能な柔軟性の高いシステム。IVR（自動音声応答システム）もこの一種です。

基本的な設定手順

サービスにより詳細な設定方法は異なりますが、IVRの場合、導入後は以下の手順で設定・開始します。

1. 案内内容の決定
2. アナウンス音声の作成
3. 転送先や条件分岐の設定
4. 動作確認とテスト
5. スタッフへの説明と運用開始

アナウンス音声の作成方法

音声の作成方法は、主に2つの方法があります。

実際の音声を録音する

電話機の録音機能を使用して、スタッフの声で録音を行います。以下の点に注意が必要です。

・静かな環境で録音する
・原稿を準備して読み上げる
・適度な速さではっきりと話す

テキストから音声を自動生成する（音声合成）

最近のシステムでは、テキストを入力するだけで自然な音声を作成できます。

・複数の声質から選択可能
・読み方の調整が簡単
・急な変更にも素早く対応できる

初期費用と月額費用の目安

費用は選択するシステムやサービス、導入規模によって大きく異なりますが、一般的な目安は以下の通りです。

ビジネスフォン付属タイプ
・初期費用：標準装備のため追加費用なし
・月額費用：基本料金に含まれる

クラウド型サービス
・初期費用：0円～数万円
・月額費用：数千円～数万円程度

4. 電話アナウンス導入のメリット

電話アナウンスの導入は、企業の業務効率化だけでなく顧客満足度の向上にもつながります。具体的なデータと実例を交えながら、主要なメリットをご説明します。

電話対応の業務効率が上がる

電話応対業務の自動化によりスタッフの作業時間を大幅に削減できます。特に、よくある問い合わせや基本的な案内を自動化することで、電話対応時間を大幅に削減した事例もあります。

・基本的な案内を自動化
・適切な部署への転送を効率化
・問い合わせの整理と優先順位付けが可能に

人件費を抑えられる

電話応対の自動化により、人件費の削減が可能です。特に、以下のような場面での効果が期待できます。

・時間外対応の人員配置が不要に
・繁忙期の一時的な人員増強を抑制
・電話番スタッフの配置の最適化

顧客満足度が向上する

24時間対応が可能になることで、顧客サービスの品質が向上します。実際の導入企業では、以下のような効果が報告されています。

・問い合わせへの有人による一次対応が不要に
・待ち時間の解消による顧客ストレスの軽減
・用件に応じた適切な対応が可能に

24時間の対応が可能になる

営業時間外でも基本的な対応が可能となり、ビジネスチャンスを逃しにくくなります。

・深夜や早朝の問い合わせにも対応
・休日でも必要な情報を提供
・緊急時の連絡手段としても機能

担当者の負担が減る

定型的な応対や案内を自動化することで、特に電話番を担当しているスタッフの業務負担を軽減できます。

・反復的な案内作業からの解放
・電話対応による業務中断の減少
・本来の業務に集中できる環境の実現

緊急時の情報提供がスムーズになる

災害時や緊急事態の際にも、迅速な情報提供が可能になります。

・緊急事態発生時の即時案内
・状況変化に応じた案内内容の更新
・多数の問い合わせにも対応可能

実際にIVRを導入した企業からは、「電話対応業務の80％が不要になった」「人による電話受付業務がゼロになった」といった成果も報告されています。以下のページではメディアリンクが提供するIVR「DXでんわ」の導入事例をまとめていますので、詳しく知りたい方はあわせてご覧ください。

5. 電話アナウンスを活用する際の注意点

電話アナウンスは便利なツールですが、効果的に活用するためにはいくつかの重要なポイントがあります。ここでは、運用開始後のトラブルを防ぎ、より良いサービスを提供するための具体的な注意点をご説明します。

効果的なアナウンス内容を作成する

アナウンスは企業の印象を左右する重要な要素です。以下のポイントを意識して作成しましょう。

・簡潔で分かりやすい文言を使用する
・必要な情報を漏れなく伝える
・声の調子や話す速さに配慮する
・専門用語や難しい言葉を避ける
・電話を切る前に次のアクションを明確に伝える

定期的に内容を更新する

アナウンス内容は定期的な見直しと更新が必要です。以下のようなタイミングで更新を検討しましょう。

・営業時間や休業日の変更時
・新しいサービスの開始時
・問い合わせ内容の傾向が変化したとき
・季節や行事に応じた案内が必要なとき

システムの不具合に備える

システムトラブルは顧客対応に大きな影響を与えます。以下の対策を講じておきましょう。

・定期的なシステム動作確認の実施
・不具合発生時の対応手順の明確化
・保守サポート窓口との連絡体制の確立

顧客の反応を確認する

電話アナウンスは継続的に改善することで、より効果を高めます。運用開始後は、以下の項目を確認しましょう。

・通話記録の分析
・顧客アンケートの実施
・問い合わせ内容の傾向把握
・転送成功率の確認

6. 電話アナウンスの活用で業務を効率化するならIVRがおすすめ

今回は電話アナウンスの例文や導入の方法などをご紹介しました。電話アナウンスの活用目的はさまざまですが、時間外や混雑時に自動音声を流すだけでなく、電話業務を効率化する仕組みとして活用する場合はIVR（自動音声応答システム）がおすすめです。

上述したように、IVRは単にアナウンスを流すだけでなく、電話の一次対応や転送を自動化するツールです。メディアリンクが提供する「DXでんわ」は以下のような機能を備えているため、従来人が行っていた「電話に出る」「取り次ぐ」「メモを取る」「伝言する」といった電話番業務を省人化することができます。

・条件（時間帯や問い合わせ内容）に応じて音声案内を出し分ける機能
・適切な部署や担当者に自動で転送する機能
・メッセージを録音・テキスト化し、関係者に通知する機能

さらに、テキスト入力でガイダンスを作成できる音声作成機能や、音声だけでは伝わりづらい情報をテキストで伝達できるSMS送信機能、約40の言語をカバーした外国語対応機能、電話状況の把握や分析に役立つレポート機能など、豊富な機能を搭載。これらは「DXでんわ」の標準機能なので、オプション使用料でコストが増える心配もありません。

「DXでんわ」は、電話対応業務を効率化することによって、従業員の方々が本来の仕事に集中できる環境をつくるツールです。ご興味のある方は、ぜひ以下のページより製品の詳細をご覧ください。