留守電メッセージ例文17選：
営業時間外・定休日など場面別

1. 【状況別】留守電メッセージの例文

企業の留守電メッセージはお客様への大切な情報伝達手段です。状況に応じた適切なメッセージを設定することで、お客様の不安や疑問を解消し、スムーズなコミュニケーションにつなげることができます。以下では、代表的な場面別に具体的な例文をご紹介します。

営業時間外のメッセージ

営業時間外の留守電メッセージは、最も一般的に使用される設定の一つです。お客様に次回の連絡タイミングを明確に伝えることで、スムーズな対応が可能になります。

基本的な営業時間外の例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。誠に恐れ入りますが、ただいま営業時間外となっております。営業時間は平日午前9時から午後6時までとなっております。恐れ入りますが、営業時間内に改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

翌営業日の案内を含めた例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。本日の営業は終了いたしました。翌営業日は午前9時より対応させていただきます。ご不便をおかけいたしますが、営業時間内に改めてご連絡いただきますようお願い申し上げます」

営業時間をより詳しく案内する例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。誠に恐れ入りますが、ただいま営業時間外となっております。弊社の営業時間は、平日午前9時から午後6時まで、土曜日は午前10時から午後3時までとなっております。日曜・祝日はお休みをいただいております。恐れ入りますが、営業時間内に改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

定休日のメッセージ

定休日のメッセージは、お客様に確実に休業日を伝え、次の営業日をご案内することが重要です。

定休日の基本例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。本日は定休日のため、お休みをいただいております。誠に恐れ入りますが、平日午前9時以降に改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

次回営業日を明示する例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。誠に恐れ入りますが、本日は定休日となっております。次回の営業開始は△月△日午前9時からとなります。ご不便をおかけいたしますが、営業時間内に改めてご連絡いただきますようお願い申し上げます」

週末・祝日用の例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。土曜・日曜・祝日はお休みをいただいております。平日の午前9時から午後6時の間に、改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

長期休業のメッセージ

長期休業時は、休業期間と再開日時を明確に伝えることで、お客様の不安を解消し、スムーズな連絡につなげることができます。

年末年始休暇の例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。誠に恐れ入りますが、年末年始休暇のため、12月29日から1月4日まで休業とさせていただいております。1月5日午前9時より通常営業を再開いたしますので、その際に改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

お盆休みの例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。誠に恐れ入りますが、夏季休業のため、8月13日から8月16日まで休業とさせていただいております。8月17日午前9時より通常営業を再開いたしますので、その際に改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

GW期間の例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。誠に恐れ入りますが、ゴールデンウィーク期間中のため、4月29日から5月5日まで休業とさせていただいております。5月6日午前9時より通常営業を再開いたしますので、その際に改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

臨時休業のメッセージ

臨時休業の場合は、休業理由や再開時期を適切に伝えることで、お客様の理解を得やすくなります。

突発的な臨時休業の例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。誠に申し訳ございませんが、本日は臨時休業とさせていただいております。明日午前9時より通常営業を再開いたしますので、その際に改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

計画的な臨時休業の例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。誠に恐れ入りますが、本日は社員研修のため、臨時休業とさせていただいております。△月△日午前9時より通常営業を再開いたしますので、その際に改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

システムメンテナンス時の例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。誠に恐れ入りますが、システムメンテナンスのため、本日午後は臨時休業とさせていただいております。明日午前9時より通常営業を再開いたしますので、その際に改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

不在時のメッセージ

特定案件の担当者が一時的に不在の場合のメッセージです。会社の電話ではなく担当者の社用携帯・スマートフォンに設定する場合が多いですが、メッセージを作成する場合はお客様への丁寧な説明と、適切な案内が重要となります。

担当者不在時の例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯の△△でございます。誠に申し訳ございませんが、ただいま外出中のため電話に出ることができません。午後2時以降であれば対応可能でございます。ご不便をおかけいたしますが、その時間帯に改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

緊急連絡先の案内を含む例文

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯の△△でございます。誠に申し訳ございませんが、ただいま電話に出ることができません。緊急のご用件がございましたら、携帯電話（090-XXXX-XXXX）までご連絡いただけますと幸いです。それ以外のご用件につきましては、午後3時以降に改めておかけ直しくださいますようお願い申し上げます」

用件を残してもらうメッセージ

これまでご紹介した営業時間外や定休日などの各状況において、必要に応じてメッセージを録音してもらう案内を追加することもあるでしょう。その際は、具体的な手順と、その後の対応についてしっかりとご案内することが大切です。

以下の例文は、先述の状況別メッセージに続けて設定するイメージでご覧ください。

メッセージ録音依頼の例文

「恐れ入りますが、発信音のあとに、お名前、ご連絡先、ご用件をお残しください。確認次第、折り返しご連絡させていただきます」

折り返し連絡時間帯の案内を含む例文

「お手数ですが、発信音のあとに、お名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。当日17時までにいただいたメッセージにつきましては、原則として当日中に折り返しのご連絡をさせていただきます。17時以降のメッセージは、翌営業日の午前中にご連絡させていただきます」

代替連絡手段の案内例文

「お急ぎの方は、メールアドレス（info@xxx.co.jp）までご連絡いただくか、発信音のあとに、お名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。後日、担当者より折り返しご連絡させていただきます」

2. 留守電メッセージを作成する方法

留守電メッセージを作成する方法は大きく3つあります。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に合った最適な方法を選択することが重要です。社内の人材や予算、必要な音質などを考慮しながら、検討していきましょう。

自社スタッフが吹き込む

自社のスタッフが直接メッセージを録音する方法は、最も手軽で一般的な方法です。必要な機材も電話機だけなので、すぐに始められるのが特徴です。

電話機での録音手順

基本的な手順は、電話機の留守番電話設定メニューからメッセージ録音機能を選択するだけです。機種によって操作方法は異なりますが、多くの場合はディスプレイの案内に従って進めることができます。録音前に原稿を用意しておくことをお勧めします。

録音時の注意点

クリアな音声を録音するためには、静かな環境を選ぶことが重要です。また、電話機から20〜30cm程度離れた位置で、普段より少しゆっくりと、はっきりと話すことで、聞き取りやすい音声を録音できます。録音後は必ず内容を確認し、必要に応じて録り直しましょう。

プロのナレーターに依頼する

高品質な音声を求める場合は、プロのナレーターに依頼する方法が適しています。企業イメージを重視する場合や、長期的に使用する場合は投資する価値のある選択肢です。

依頼方法

ナレーション作成に対応したサービスを提供している制作会社に依頼するのが一般的です。依頼時には、企業名の読み方や原稿内容、ナレーターの性別や年齢層、声質の希望などを具体的に伝えましょう。また、使用目的や使用期間についても事前に明確にしておくことが重要です。

メリット・デメリット

プロのナレーターに依頼することで、安定した音質と聞き取りやすい発声が得られます。また、企業イメージに合った声質を選べることも大きな利点です。

一方で、費用が発生することや、急な変更に対応しにくいといったデメリットもあります。

料金の目安

料金は制作会社や依頼内容によって大きく異なり、数千円から数万円まで幅があります。メッセージを読む秒数や文字数、納期に応じて料金設定されているケースが多いです。以下は料金体系の一例です。

なお、次のセクションでも解説しますが、コストを抑えつつ柔軟な留守電メッセージを作成する方法として、IVR（自動音声応答システム）の音声作成機能の活用が挙げられます。IVRの利用料だけで何度でも音声作成機能を利用できるのがメリットです。

テキスト入力で音声を作成する

自社スタッフに録音の手間をかけず、外部への制作依頼コストを抑える方法として、テキスト入力による音声合成があります。これを手軽に実現できるのがIVR（自動音声応答システム）に搭載された音声作成機能で、手軽さと品質のバランスが取れた方法として注目を集めています。

IVRサービスによる音声作成の仕組み

音声作成機能が備わっているIVRを導入すれば、入力したテキストが自動的に音声に変換されます。多くの場合はクラウドサービスとして提供されており、Webブラウザからの操作が可能です。声質を男性/女性から選択できるほか、話す速度なども細かく調整できます。

音声合成のメリット

テキスト入力だけで音声を作成できるため、内容の変更や修正が容易です。また、一度作成した文章を保存しておけば、季節や状況に応じて簡単にメッセージを切り替えることもできます。

設定時の注意点

音声を作成したあとは、漢字や数字などの読み上げ方が意図した通りになっているか確認が必要です。また、文章の区切りやイントネーションも必要に応じて調整していきましょう。

3. 状況に応じた留守電メッセージの設定なら「DXでんわ」

今回は、主に留守電メッセージの例文をご紹介しました。あわせて、音声の作成方法も3つ解説しましたが、品質・柔軟性・コストの観点から最もおすすめなのがIVRサービスの音声作成機能を活用する方法です。

プロのナレーターに依頼する場合は高品質なメッセージを作成できる一方、メッセージごとにコストがかかるほか、修正したい場合も新たに依頼しなければなりません。また、自社スタッフが録音する方法は外部への支払いはありませんが、作成や変更の手間がかかるうえ、そもそも上手に話せる人員が必要です。

その点、IVRの音声作成機能はテキストを入力するだけなので、常に一定品質のメッセージを手間なく作成できます。状況に応じたメッセージの変更や追加に迅速に対応でき、IVRの利用料以外のコストが発生することもありません。

中には音声作成機能がオプションとなっているIVRサービスもありますが、メディアリンクが提供する「DXでんわ」は基本料金に同機能が含まれており、いくつでも、何度でも、メッセージを作成・修正できます。

また、「DXでんわ」は会社にかかってきた電話の一次対応・取次ぎを自動化するツールであるため、従業員の電話対応業務の効率化に大きく貢献します。ご興味のある方は、ぜひ以下のページより製品の詳細をご確認ください。