内線電話のかけ方とマナーを解説！
外からスマホでかける方法も

1. 内線電話とは？

オフィスで日常的に使用される内線電話は、社内のコミュニケーションに欠かせないツールです。外線とは異なり、会社内部だけで使用できる独自の電話システムで、効率的な業務連絡を可能にします。

内線電話の特徴

内線電話の特徴は通話料金が発生しないことです。社内であれば何度かけても、どれだけ長く話しても無料で利用できます。また、各電話機には2〜5桁の内線番号が振り分けられており、この番号を覚えておくだけですぐに必要な部署や個人に連絡を取ることができます。

外線電話との違い

内線電話は社内専用の回線を使用するため、外部の公衆電話網を使用する外線電話とは異なります。前述のように内線電話番号は電話機1台ごとに振り分けられていますが、外線電話の場合は1回に1つの電話番号が割り当てられています。また、ご存知のように外線を利用する際は通話料金が発生する点も、内線電話との違いです。

内線電話の主な機能

ビジネスフォンには業務効率を高めるさまざまな便利な機能が搭載されています。以下に代表的な機能をまとめましたので、自社の内線電話システムでどの機能が利用できるか確認してみましょう。

ビジネスフォンの機種や設定によって利用できる機能は異なりますが、これらを使いこなすことで、社内のコミュニケーションをより円滑に進めることができます。

2. 固定電話からの内線電話のかけ方

内線電話の基本的な使い方を理解することはスムーズな社内コミュニケーションの第一歩です。場所や状況によって操作方法が異なりますので、それぞれのケースに分けて解説します。

社内の固定電話機からかける方法

社内にいるときの内線電話のかけ方は非常にシンプルです。多くの場合、「内線」や「構内」と表示されたボタンが電話機の上部に配置されているので、それを操作します。基本的な手順は以下の通りです。

1. 受話器を上げる
2. 「内線」ボタンを押す
3. 発信音を確認する
4. 相手の内線番号をダイヤルする

ビジネスフォンの機種によっては、受話器を上げる前に内線番号を押してから受話器を上げることで自動的に内線発信される場合もあります。普段よく使う内線番号は、「内線ワンタッチ発信」機能に登録しておくと便利です。

社外の固定電話機からかける方法

外出先など社外の固定電話から内線電話をかける場合は、電話機のシステムにもよりますが、一般的には「会社の代表電話番号＋内線番号」をダイヤルすることでつながります。

また、直通電話番号がある場合は、その番号に発信するだけで内線電話をかけることが可能です。このとき、「内線」ボタンなどを押す必要はありません。

3. スマートフォンからの内線電話のかけ方

スマートフォンから内線電話をかける方法は、使用する端末が会社の電話システムと連携しているか（内線化されているか）どうかで大きく異なります。それぞれの状況に応じた方法を解説します。

スマートフォンが内線化されている場合

会社の電話システムと連携している場合、スマートフォンは内線電話機として機能します。アプリなどを起動して内線モードに切り替えれば、外出先からでも社内の内線番号で通話が可能です。

スマートフォンが内線化されていない場合

内線システムと連携していない場合でも、代表電話番号を経由して内線に接続することができます。以下のように、会社の電話システムの設定によって接続方法が異なります。

▼音声ガイダンスがある場合のかけ方
1. 会社の代表電話番号をダイヤルする
2. 「内線番号をご存知の方は…」といった音声ガイダンスを待つ
3. 案内に従って内線番号を入力する

▼音声ガイダンスがない場合のかけ方
1. 会社の代表電話番号を入力する
2. 続けて「＊」を入力する
3. 続けて内線番号を入力する

iPhoneをお使いの場合はダイヤルパッドの「＊」を長押しすることでポーズコマンド（,）が入力されます。ポーズは電話の発信を一時的に停止できる機能で、この入力を待ってから内線電話番号を押す必要があります。スマートフォンの機種によって操作が異なる場合もあるため、どのボタンがポーズコマンドなのかをあらかじめ確認するとよいでしょう。

なお、スマートフォンを内線化する方法については以下の記事で解説しています。詳しく知りたい方は、あわせてご覧ください。

4. 内線電話をかけるときのマナー

内線電話は社内に限定したコミュニケーションではありますが、最低限のマナーは守るべきです。スムーズな業務進行のためにも、以下のポイントに留意しましょう。

部署と名前を名乗る

相手が誰からの電話かをすぐに認識できるよう、最初に部署名と名前を明確に伝えることが重要です。「営業部の山田です」のように簡潔に名乗りましょう。よく知っている同僚であっても、名乗ることで業務的な印象を保つことができます。

相手の都合を確認する

電話をかけた後、すぐに用件を切り出すのではなく、「お時間よろしいでしょうか」と必ず相手の状況を確認しましょう。もし都合が悪そうであれば、「では、後ほど改めてお電話させていただきます」と伝え、適切なタイミングで再度かけ直します。

用件は手短に伝える

内線電話は業務連絡が主な目的です。相手の時間を考慮し、要点を簡潔にまとめて伝えましょう。長時間の会話が必要な場合は、「詳しい内容を対面で説明させていただきたいのですが」と提案し、ミーティングの時間を設定するのがよいでしょう。

業務時間内に連絡する

社内とはいえ、早朝や休憩時間、就業時間直前の内線電話は避けるべきです。特に昼休みは多くの社員が休憩を取る大切な時間です。緊急の用件がない限りは業務時間内に連絡しましょう。やむを得ず時間外に連絡する場合は、まず謝罪の言葉を添えてから用件を伝えます。

5. 外線電話の取次ぎを省人化するならIVRがおすすめ

今回は内線電話のかけ方について解説しました。本記事では「自分自身の用事を社内の同僚に伝えるシーン」を想定していましたが、実際の業務においては、外部からの着信を受け付け、その取次ぎを行う過程で内線電話をかけるシーンもよく見られます。

具体的には「受付担当者が外線電話を受け、内線で担当者に連絡し、その後外線を取り次ぐ」というアクションになりますが、この一連の作業には時間と手間がかかります。担当者が不在の場合は用件をヒアリングしたり伝言を預かって共有したりする必要があるため、さらなる負担が生じます。

こうした煩雑な取次ぎ業務を効率化する手段としてご紹介したいのが、IVR（自動音声応答システム）です。

IVRシステムの基本的な仕組み

IVRは、会社にかかってきた電話に対して「お電話ありがとうございます。営業部の場合は1を、総務部の場合は2を…」というような音声ガイダンスで応答し、発信者のボタン入力に応じて自動的に適切な部署・担当者に電話を転送するツールです。これを導入することで、以下の事柄が実現します。

・電話の受付対応や用件の特定を無人化できる
・担当者への内線連絡と外線転送を自動化できる
・担当者不在時は、電話相手に用件を吹き込んでもらえる

IVRを導入するなら「DXでんわ」

メディアリンクが提供する「DXでんわ」は、上述のようなIVRの基本機能に加えて、以下の機能も標準搭載しています。

・吹き込んでもらった用件が録音・テキスト要約される
・要約内容は、メールやチャットで担当者に自動通知される

このような機能があるため、これまで人が行っていた電話の受付・取次ぎ・伝言といった一連の業務を自動化することが可能になります。

「DXでんわ」は、従業員の方が本来の業務に集中できる環境づくりに貢献するツールです。ご興味のある方は、ぜひ以下のページより製品の詳細をご確認ください。