電話自動応答メッセージの設定例：
9シーンの活用法と例文を解説！

1. 電話自動応答メッセージの活用シーンと例文

電話の自動応答を実現する手段として、IVR（自動音声応答システム）が広く利用されています。IVRを活用すれば、営業時間外の案内から用件の振り分け、よくある質問への回答まで、さまざまなシーンで適切なメッセージを自動で流すことができます。ここでは、具体的な9つの活用シーンとそれぞれの例文をご紹介します。

• シーン1：営業時間外・休日の案内
• シーン2：振り分けのための選択肢（メニュー）の案内
• シーン3：用件吹き込みの案内
• シーン4：よくある質問への定型回答
• シーン5：SMS送信に関する案内
• シーン6：有人転送前のアナウンス
• シーン7：別の電話番号の案内
• シーン8：通話録音の事前アナウンス
• シーン9：不要な営業電話へのお断り

シーン1：営業時間外・休日の案内

営業時間外や休日に電話がかかってきた際、本日は対応できない旨を伝えるとともに、次回対応可能な日時を案内するメッセージです。通常の営業時間だけでなく、年末年始やゴールデンウィーク、夏季休業といった長期休業期間の案内にも活用できます。これによって、顧客は「次にいつ連絡すればよいか」がわかるため、不安を軽減できます。

▼自動応答メッセージ例文

• 「お電話ありがとうございます。ただいま営業時間外となっております。営業時間は平日午前9時から午後6時までです。恐れ入りますが、営業時間内に再度おかけ直しください」
• 「お電話ありがとうございます。本日は定休日のため、お電話での対応ができません。営業日は月曜日から金曜日の午前9時から午後5時までです。ご用件がございましたら、営業日におかけ直しいただくか、ホームページのお問い合わせフォームをご利用ください」
• 「お電話ありがとうございます。誠に勝手ながら、12月29日から1月3日まで年末年始休業とさせていただいております。1月4日より通常営業を再開いたしますので、恐れ入りますが営業開始後に再度おかけ直しください」

シーン2：振り分けのための選択肢（メニュー）の案内

電話を適切な部署や担当者に振り分けるために必要な音声ガイダンスです。顧客に選択肢（メニュー）を案内し、プッシュボタン操作を促します。これにより、顧客は自分の用件に応じた窓口へスムーズにつながることができ、担当者も効率的に対応できます。

▼自動応答メッセージ例文

• 「お電話ありがとうございます。ご用件に応じて番号をお選びください。商品に関するお問い合わせは1を、サポートに関するお問い合わせは2を、その他のお問い合わせは3を押してください」
• 「お電話ありがとうございます。新規のご注文は1を、すでにご注文済みの方は2を、配送に関するお問い合わせは3を押してください」
• 「お電話ありがとうございます。営業担当へのお問い合わせは1を、経理担当へのお問い合わせは2を、採用に関するお問い合わせは3を押してください。担当者におつなぎいたします」

シーン3：用件吹き込みの案内

自動応答時に、顧客へ用件を吹き込んでもらうよう依頼するメッセージです。用件を吹き込んでもらったあと、担当者から折り返す旨を案内することで、顧客は安心して用件を残すことができます。営業時間外や担当者が不在のときに有効な手段です。

▼自動応答メッセージ例文

• 「お電話ありがとうございます。ただいま担当者が不在のため、お電話に出ることができません。恐れ入りますが、発信音のあとにお名前とご用件をお話しください。内容を確認次第、担当者より折り返しご連絡いたします」
• 「お電話ありがとうございます。現在、営業時間外となっております。お急ぎのご用件がございましたら、発信音のあとにお名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。翌営業日に担当者よりご連絡させていただきます」
• 「お電話ありがとうございます。ただいま電話が混み合っており、おつなぎできません。発信音のあとにお名前とご用件を30秒以内でお話しください。確認後、担当者より折り返しご連絡いたします」

シーン4：よくある質問への定型回答

人が対応するまでもない、定型的な回答が可能な質問に自動で答えるメッセージです。店舗までのアクセス方法や営業時間、駐車場の有無といった、よくある質問への回答を案内することで、顧客はすぐに知りたい情報を得られ、従業員の対応負担も軽減できます。

▼自動応答メッセージ例文

• 「店舗へのアクセス方法についてご案内いたします。当店は○○駅から徒歩5分、○○交差点を右折して200メートル先、左手にございます。駐車場は店舗裏に3台分ご用意しております」
• 「営業時間についてご案内いたします。平日は午前10時から午後8時まで、土日祝日は午前10時から午後6時まで営業しております。定休日は毎週水曜日です」
• 「お支払い方法についてご案内いたします。現金のほか、各種クレジットカード、交通系ICカード、QRコード決済がご利用いただけます。詳しくはホームページをご確認ください」

シーン5：SMS送信に関する案内

電話口では伝達が難しい情報をSMSで送信する場合に、その旨を案内するメッセージです。予約フォームや問い合わせフォームのURL、店舗までの地図が記載されたページなど、視覚的に確認したほうがわかりやすい情報を提供する際に便利です。

▼自動応答メッセージ例文

• 「予約フォームのURLをSMSでお送りいたしますので、そちらからお手続きください。SMSが届きましたら、記載されているURLをタップして必要事項をご入力ください」
• 「店舗までのアクセスマップをSMSでお送りいたします。地図付きのページURLをお送りしますので、そちらをご確認ください。SMSは1分以内に届きます」
• 「お問い合わせフォームのURLをSMSでお送りいたします。詳しいご相談内容はフォームからご記入いただけますと、担当者より折り返しご連絡させていただきます」

シーン6：有人転送前のアナウンス

特定の転送先に接続する際に案内するメッセージです。あらかじめ有人転送されるように設定しておいた選択肢を顧客が選んだ際に案内します。これによって顧客は「これから誰につながるのか」がわかり、担当者側も「顧客がどの選択肢を選んだか」を把握できるため、スムーズな電話対応が可能になります。

▼自動応答メッセージ例文

• 「営業担当におつなぎいたします。少々お待ちください」
• 「カスタマーサポート担当におつなぎいたします。このままお待ちください」
• 「お問い合わせ窓口におつなぎいたします。担当者が対応いたしますので、そのままお待ちください」

シーン7：別の電話番号の案内

顧客の用件が、現在かけている電話番号とは異なる窓口がふさわしい場合に、適切な番号を案内するメッセージです。緊急連絡先や他拠点の番号を自動応答メッセージで伝えることで、担当者が口頭で伝える手間を削減しつつ、顧客は迷うことなく正しい窓口へ連絡できます。

▼自動応答メッセージ例文

• 「お電話ありがとうございます。おかけいただいた番号は東京本社となります。大阪支社へのお問い合わせは、03-○○○○-○○○○までおかけ直しください」
• 「緊急のご連絡は、24時間対応の専用ダイヤル、0120-○○○-○○○までおかけください」
• 「採用に関するお問い合わせは、採用専用ダイヤル、06-○○○○-○○○○までおかけください。営業時間は平日午前10時から午後5時までです」

シーン8：通話録音の事前アナウンス

有人転送後の顧客と従業員との会話を録音する旨を事前に伝えるメッセージです。カスタマーハラスメントの抑止や、万が一の際の証拠保全として役立ちます。無断録音も法的には問題ありませんが、録音する場合は目的とその旨を事前に伝えることが望ましいとされています。

▼自動応答メッセージ例文

• 「この通話は、サービス品質向上のため録音させていただきます。あらかじめご了承ください。担当者におつなぎいたします」
• 「お客様対応の品質向上および記録保持のため、この通話を録音させていただきます。ご理解とご協力をお願いいたします」
• 「この通話は、お客様との正確なやり取りを記録するため、録音させていただきます。ご了承いただけますようお願い申し上げます。担当者におつなぎいたします」

なお、カスハラ対策として通話録音を行う有効性・違法性については、以下の記事で詳しく解説しています。

シーン9：不要な営業電話へのお断り

しつこい営業電話を断るためのメッセージです。人が対応する必要のない電話対応を削減したいシーンで役立ちます。単純に断りのメッセージを伝えるだけでなく、用件を吹き込んでもらい必要に応じて折り返す旨を伝えたり、問い合わせフォームからの連絡を促したりすることもできます。

▼自動応答メッセージ例文

• 「お電話ありがとうございます。申し訳ございません。営業のお電話につきましてはおつなぎすることができません。ご了承ください」
• 「お電話ありがとうございます。営業に関するご提案はお取次ぎできかねます。ご用件がございましたら、発信音の後にお名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。内容を確認のうえ、必要に応じてご連絡いたします」
• 「お電話ありがとうございます。恐れ入りますが、営業目的のお電話はお控えいただいております。ご用件がございましたら、ホームページのお問い合わせフォームよりご連絡ください」

2. IVRが電話自動応答に適している理由

固定電話の留守番電話機能やキャリアが提供する自動応答サービスでも、営業時間外の案内や用件の吹き込み依頼は可能です。しかし、より柔軟で効率的な電話対応を実現するには、IVR（自動音声応答システム）の導入が適しています。ここでは、IVRが電話自動応答に適している3つの理由を解説します。

• テキスト入力で音声メッセージを作れる
• さまざまなメッセージを出し分けられる
• 曜日や時間帯に応じて自動で設定が切り替わる

テキスト入力で音声メッセージを作れる

IVRはテキストを入力するだけで音声メッセージを作成できます。従来の留守番電話のように、実際に声を録音してデータをアップロードする手間がかかりません。そのため、メッセージ内容に変更が生じた場合でも、テキストを修正するだけで即座に対応できます。

例えば、営業時間の変更や臨時休業の案内、新しいキャンペーン情報の追加など、状況に応じてメッセージを柔軟に更新できる点は大きなメリットです。録音の手間や音質を気にすることなく、必要なときにすぐメッセージを変更できます。

さまざまなメッセージを出し分けられる

IVRでは、顧客が選択した選択肢（メニュー）に応じて、異なるメッセージを出し分けることができます。先ほど紹介した9つのシーンのように、振り分けのための案内、よくある質問への回答、SMS送信の案内、有人転送前のアナウンスなど、状況に応じた適切なメッセージを設定できます。

従来の留守番電話では、すべての発信者に対して同じメッセージしか流せませんでした。しかしIVRなら顧客の用件や選択内容に合わせて最適な情報を提供できるため、顧客満足度の向上と業務効率化の両立が可能です。複数の部署や窓口がある企業ほど、この機能の恩恵を受けられます。

曜日や時間帯に応じて自動で設定が切り替わる

IVRは、あらかじめ設定しておけば、曜日や時間帯に応じて案内を自動で切り替えることができます。固定電話の留守番電話設定やキャリアの自動応答サービスでは、手動での切り替えが必要な場合が多く、切り替え忘れのリスクがありますが、IVRならその心配がありません。

例えば、「営業時間内は通常の振り分けメニューを流し、営業時間外や休日には対応可能な営業時間の案内を流す」という設定を行えば、切り替え作業まで自動化されます。これによって、営業時間内で対応可能なのに顧客が問い合わせられない、あるいは営業時間外なのに対応できるような案内が流れてしまうといった手動切り替えによるヒューマンエラーを防げます。

電話自動応答なら「DXでんわ」がおすすめ！

電話自動応答を実現するIVRをお探しなら、メディアリンクが提供する「DXでんわ」がおすすめです。DXでんわは今回紹介した9つのシーンすべてに対応できるだけでなく、多言語対応や柔軟な時間設定など、さまざまな特長を備えています。

• 9シーンすべてに対応：営業時間外の案内、振り分けメニュー、用件の吹き込み、よくある質問への回答、SMS送信、有人転送前のアナウンス、別の電話番号の案内、通話録音の事前アナウンス、不要な営業電話の断りなど、今回ご紹介したすべてのシーンに対応しています。
• 約40言語に対応：多言語に対応しているため、外国人からの問い合わせも自動化できます。インバウンド需要が高まる宿泊業や観光業、外国人利用者が多く想定される医療機関や自治体などの企業にとって有効です。
• 分岐ごとに時間や曜日を設定可能：部署や窓口ごとに異なる営業時間を設定できるため、部署ごとの営業時間の違いにも柔軟に対応できます。
• 自動テキスト化とAI要約：顧客が吹き込んだ用件や有人対応後の通話録音が自動でテキスト化され、AI機能によって内容が要約されます。担当者は録音を最初から最後まで聞く必要がなく、要点を素早く把握できます。
• 通話録音の話者分離による色分け表示：有人転送後の通話内容は、話者分離により顧客と従業員の発言が色分けしてテキスト化されます。誰が何を話したのかがひと目でわかるため、通話内容の確認や分析がしやすくなります。

このほかにも、「DXでんわ」はAIによる自動応答機能など、電話業務の効率化・省人化に役立つ機能を豊富に備えています。全機能を利用できる無料トライアルもご用意していますので、ご興味のある方は、ぜひ以下のページより製品の詳細をご確認ください。