無料で使える電話音声ガイダンス：
営業時間外対応に適したサービス・機能とは？

1. 無料で活用できる営業時間外の電話音声ガイダンス

営業時間外にかかってくる電話への対応は、多くの企業が抱える課題です。人が対応できない時間帯でも、適切な音声ガイダンスを設定することで顧客満足度を維持しながら、機会損失を防ぐことができます。ここでは、無料または低コストで活用できる3つの選択肢を紹介します。

• 選択肢1：営業時間外アナウンス機能
• 選択肢2：留守番電話機能
• 選択肢3：IVR（自動音声応答システム）

営業時間外アナウンス機能

営業時間外アナウンス機能は、多くのビジネスフォンに標準搭載されている基本的な機能です。現在営業時間外である旨と、対応可能な営業時間を音声で案内できます。

対応している機器さえあれば追加費用なしで利用できるため、最も手軽に導入できる方法と言えます。「ただいま営業時間外となっております。営業時間は平日9時から18時までです」といったシンプルなメッセージを流すことで、顧客に状況を伝えられます。

留守番電話機能

留守番電話機能も、ビジネスフォンやスマートフォンに広く搭載されている機能で、対応している機器があれば無料で利用できます。営業時間外アナウンスよりも一歩進んで、顧客の用件を音声で預かり、後ほど折り返す旨を伝えられます。

顧客は自分の要望を残せるため、単なる営業時間案内よりも満足度が高まります。録音された用件は営業開始後に確認し、優先順位をつけて折り返し対応することで、機会損失のリスクを抑えられます。

IVR（自動音声応答システム）

IVR（自動音声応答システム）は、電話の自動応答と振り分けを実現するサービスです。営業時間外アナウンスや用件伺いに加えて、SMS送信による情報伝達や特定のWebページへの誘導も行えます。

例えば、「予約に関するお問い合わせは1を、サービス内容については2を押してください」といった選択肢を提示し、それぞれに応じた対応を自動化できます。

完全無料での導入は難しいものの、近年は初期費用無料・月額数千円から利用できるサービスも多く登場しています。また、多くのサービスが無料トライアル期間を設けているため、効果を確かめたうえで本格導入を判断できます。

IVRについてより詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

2. 営業時間外の電話対応で導入すべき音声ガイダンスとは？

一般的に、営業時間外の音声ガイダンスは「時間外にかかってきた電話に音声で自動応答すること」を目的に活用されますが、「どこまでの対応を自動化したいか」という目的によって、導入すべきサービスや活用すべき機能が異なります。

以下の表は、目的別に各選択肢が対応可能かどうかを示したものです。自社の目的に合わせて、適切な選択肢を選びましょう。

※△は音声案内のみで限定的に対応可能

ここからは、それぞれの目的について詳しく解説します。

目的1：営業時間外である旨と翌営業時間を伝えたい

最もシンプルな目的は、現在対応できない旨と、いつなら対応可能かを伝えることです。この場合、ビジネスフォンなどに標準搭載された営業時間外アナウンス機能を活用すれば十分です。

追加のコストもかからず、設定も簡単なため、まずはこの機能から始めるとよいでしょう。電話を鳴りっぱなしにせず、顧客に状況を明確に伝えることで、企業に対する不満を軽減できます。

目的2：用件伺いや折り返す旨の伝達まで自動化したい

営業時間の案内だけでなく、顧客の用件を預かり、後ほど折り返す旨まで伝えたい場合は、留守番電話機能の活用が適しています。

ビジネスフォンやスマートフォンに標準搭載されている機能で対応できるため、こちらも基本的に追加費用はかかりません。用件を録音しておくことで、営業開始後に内容を確認してから折り返せるため、スムーズなフォロー対応が可能になります。

目的3：問い合わせへの回答も自動化したい

よくある問い合わせへの回答まで自動化したい場合は、IVRの活用がおすすめです。IVRなら、あらかじめよくある問い合わせを選択肢（メニュー）として用意し、それに紐づけた回答を設定しておくことで、問い合わせ対応まで自動化できます。

例えば、「営業時間を知りたい方は1を、住所を知りたい方は2を押してください」といったメニューを設定すれば、人が対応できない時間帯でも情報を提供することが可能です。

もちろん、あらかじめ設定していない問い合わせが寄せられた場合は、留守番電話機能のように用件を吹き込んでもらうこともできます。

目的4：顧客の「自己解決」や「次のアクション」も促したい

さらに踏み込んで、顧客自身による問題解決や、次のアクションまで促したい場合は、IVRに加えてSMS送信機能を活用する方法があります。顧客の携帯電話に自己解決やネクストアクションを促すテキスト情報を送ることで、より高度な自動化が実現します。

例えば、「製品に関するご不明点」という選択肢を選んだ顧客には、FAQページのURLをSMSで送信して自己解決を促せます。

また、「サービスのご予約・ご購入」を選んだ顧客に予約フォームや申込みフォームのURLを案内することで、その場でアクションを完結させることも可能です。

なお、SMSを使わず「Webサイトからも受け付けております」のように、音声だけで電話以外の連絡手段を伝える方法もあります。

3. 営業時間外に電話音声ガイダンスを設定するメリット

営業時間外に音声ガイダンスを設定することで、企業と顧客の双方にメリットが生まれます。ここでは、主な3つのメリットを具体的に解説します。

• 顧客の不満を抑えられる
• 機会損失を防げる
• 従業員負担とコストを減らせる

顧客の不満を抑えられる

電話が鳴り続けているのに誰も出ない状況は、顧客に不信感や不満を与える原因になります。特に初めて問い合わせをする顧客の場合、「この会社は大丈夫だろうか」という印象を持たれかねません。

そこで、現在は営業時間外である旨と、対応可能な営業時間を音声で案内することで、企業として適切に対応していることが伝わり、信頼感や安心感につながります。顧客は「いつ連絡すれば対応してもらえるか」が明確になるため、再度かけ直すなどの行動を計画できます。

機会損失を防げる

営業時間外の電話に対応できない場合、「今すぐ問題を解決したい」「すぐに予約や購入を進めたい」と考える顧客の要望には応えられません。このような顧客は、他社に流れてしまう可能性があります。

留守番電話機能やIVRを活用すれば、音声ガイダンスで用件を伺い、担当者から折り返す旨を伝えられるため、顧客をつなぎとめることができます。

さらに、IVRとSMS送信機能を活用すれば、その場で予約フォームやFAQページに誘導できるため、営業時間外でもビジネスチャンスを逃さずに済みます。

従業員負担とコストを減らせる

営業時間外の電話に人が対応する方法も考えられますが、従業員にとっては大きな負担です。また、時間外労働の割増賃金が発生したり、外部の電話代行サービスの利用料を支払ったりと、企業にとってもコストがかかります。

音声ガイダンスによって用件伺いまで自動化すれば、従業員の負担を軽減しつつ、人件費や外注費の削減にもつながります。

4. シーン別：営業時間外の電話音声ガイダンス設定例

音声ガイダンスを設定する際、具体的にどのようなメッセージを流せばよいか悩むこともあるでしょう。ここでは、4つのシーン別に実際の設定例をご紹介します。自社の状況に合わせてカスタマイズする際の参考にしてください。

営業時間を案内する音声ガイダンス例

最もシンプルな営業時間外アナウンスの例文です。現在対応できない旨と、いつなら対応可能かを明確に伝えます。

▼音声ガイダンス例
「お電話ありがとうございます。ただいま営業時間外となっております。営業時間は平日の午前9時から午後6時まで、土曜日は午前10時から午後3時までです。恐れ入りますが、営業時間内に改めてお電話いただくか、Webサイトのお問い合わせフォームをご利用ください」

営業日や営業時間を具体的に伝えることで、顧客が次のアクションを計画しやすくなります。

用件を伺う音声ガイダンス例

留守番電話機能を活用し、用件を吹き込んでもらう場合の例文です。折り返し対応する旨も明確に伝えます。

▼音声ガイダンス例
「お電話ありがとうございます。ただいま営業時間外のため、担当者が対応できません。恐れ入りますが、発信音の後にお名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。翌営業日に担当者よりご連絡いたします」

録音開始のタイミングを「発信音の後」と明示することで、顧客が戸惑わずにメッセージを残せます。

別の連絡手段を案内する音声ガイダンス例

電話以外でも問い合わせを受け付けている場合は、別の連絡手段を案内することで顧客の選択肢を広げられます。

▼音声ガイダンス例
「お電話ありがとうございます。ただいま営業時間外となっております。お急ぎの場合は、Webサイトのお問い合わせフォームをご利用ください。翌営業日に担当者よりご連絡いたします。また、よくあるご質問についてはWebサイトのFAQページもご用意しております」

複数の連絡手段がある場合は簡潔に説明しつつ提示することで、顧客は自分に合った方法を選択できます。

Webページへ誘導する音声ガイダンス例

IVRとSMS送信機能を組み合わせて、顧客の携帯電話に情報を送る場合の例文です。どのような情報を送ったのかを明示しましょう。

▼音声ガイダンス例
「お電話ありがとうございます。ご予約に関するお問い合わせですね。予約フォームのURLをSMSでお送りしました。ご確認いただき、画面の案内に従ってご予約手続きをお進めください。ご不明な点がございましたら、営業時間内に改めてお電話ください」

SMS送信により、顧客はその場で必要な情報にアクセスでき、スムーズな自己解決が可能になります。

なお、以下の記事では「営業時間外」を含めた複数シーンにおける自動応答メッセージの設定例をご紹介しています。詳しく知りたい方は、あわせてご覧ください。

5. 営業時間外の電話対応で音声ガイダンスを活用した事例

実際に営業時間外の音声ガイダンスを導入した企業では、どのような効果が得られているのでしょうか。ここでは、IVRの導入に成功した具体的な事例をご紹介します。

事例1：営業時間外の鳴りっぱなしを解消

岐阜新聞社では、1つの電話番号で3つの窓口の問い合わせを受け付けていました。また留守番電話機能がなく、営業時間外や休日には電話が鳴りっぱなしの状態が続いていました。顧客は電話がつながらず不満を抱き、スタッフも翌営業日の対応に追われる状況でした。

IVRの導入により、営業時間外は自動音声で営業時間を案内できるようになり、電話が鳴りっぱなしという状況を解消しました。用件を吹き込んでもらう機能も活用することで、翌営業日に優先順位をつけて折り返し対応できる体制も整いました。

事例2：夜間の予約電話の取りこぼしを削減

アウトドアツアーを企画運営するグランデックスでは、営業時間外にも予約の電話が多く寄せられていました。しかし人が対応できない時間帯であるため、予約希望者を取りこぼし、他社に流れる可能性が常にある状況でした。

IVRを導入し、夜間の予約希望者にはSMS送信機能を使って予約サイトのURLを案内する仕組みを構築しました。これにより、営業時間外でも顧客がその場で予約を完了できるようになり、機会損失の削減に成功しています。

事例3：受付時間外や定休日の対応をパターン化

シェラトン沖縄サンマリーナリゾートでは、宿泊予約だけでなくレストランやマリンアクティビティなど多様な問い合わせが1日中寄せられていました。特に営業時間外や担当者の休日には十分な電話対応ができず、顧客満足度の低下が懸念されていました。

IVRの導入により時間外や休日の対応をパターン化し、用件に応じた自動応答を実現しました。よくある問い合わせにはWebページへ誘導することで、有人対応すべき電話の数が激減。その結果、従業員は目の前の顧客対応に集中できるようになり、宿泊者満足度も向上しています。

6. 営業時間外の電話対応を自動化するなら「DXでんわ」

ここまで営業時間外の音声ガイダンスについて解説してきましたが、より高度な自動化を実現したい場合はIVRサービス「DXでんわ」の活用がおすすめです。

DXでんわは、メディアリンクが提供するクラウド型のIVRで、営業時間外の電話対応を効率化する以下のような機能を備えています。

• テキスト入力だけで音声を作成できる：生の声を録音する必要がなく、テキストを入力するだけで自然な音声ガイダンスが自動生成されます。専門的な録音機材や技術も不要で、修正が必要な場合もテキストを編集するだけで対応できるため、運用の手間を大幅に削減できます。
• 約40言語に対応している：日本語だけでなく英語、中国語、韓国語、フランス語など約40言語に対応しています。外国人顧客からの問い合わせが多い企業でも、営業時間外に多言語で自動応答することが可能です。
• 伺った用件は文字起こしされる：営業時間外に顧客が吹き込んだ用件は、録音データとして保存されるだけでなく、全文がテキスト化されます。さらにAIが内容を要約してくれるため、録音を聞かなくてもひと目で用件を把握できます。
• 関係者に自動通知される：営業時間外に電話があった場合、録音データや文字起こしデータとともに、普段使用しているメールやチャットツールに自動で通知されます。着信を見逃す心配がなく、折り返しが漏れるといったトラブルも防げます。

DXでんわは初期費用0円で利用できるIVRサービスで、全機能を利用できる無料トライアルもご用意しています。

営業時間外の電話対応を自動化し、業務効率化と顧客満足度の向上を実現したい方は、ぜひDXでんわの導入をご検討ください。