病院・クリニックで実践できる業務効率化の方法7選！
役立つITツールもあわせて紹介

1. 病院・クリニックで業務効率化が求められる背景

病院やクリニックなどの医療機関で業務効率化が求められる背景には、主に以下の3つの課題があります。

• 深刻化する医療業界の人手不足
• スタッフの業務負担増加
• 働き方改革と労働環境改善への対応

深刻化する医療業界の人手不足

医療業界の人手不足は、年々深刻さを増しています。厚生労働省の推計によると、2040年に向けて看護職員の需要はさらに増大することが見込まれており、人手不足の深刻化が懸念されています。

出典：厚生労働省「看護師等（看護職員）の確保を巡る状況」

少子高齢化による労働人口の減少に加え、医療需要は高齢者の増加とともに拡大しており、需給のギャップは今後さらに広がることが予想されます。

限られた人員で医療サービスの質を維持するためにも、業務効率化への取り組みは不可欠です。

スタッフの業務負担増加

人手不足の影響を直接受けているのが、現場で働くスタッフです。医師は診療に加えて書類作成や事務処理に多くの時間を割かれ、看護師は本来業務である患者ケア以外のタスクも担っているケースが少なくありません。事務スタッフもレセプト業務や電話対応など、多岐にわたる業務をこなしています。

こうした過重な負担は、スタッフの離職リスクを高めるだけでなく、医療サービス全体の質にも影響を及ぼしかねません。

働き方改革と労働環境改善への対応

2024年4月には医師の時間外労働に対する上限規制が適用されるなど、医療業界にも働き方改革の波が押し寄せています。

法的な対応という側面はもちろん、スタッフが長く働き続けられる環境を整えることは、医療機関としての持続的な運営にも直結します。

業務効率化は、コスト削減や生産性向上だけでなく、職場環境の改善という観点からも重要な経営課題となっています。

2. 病院・クリニックの業務効率化による主なメリット

病院の業務効率化に取り組む前に、まずその効果を具体的にイメージしておくことが大切です。業務効率化によって得られる主なメリットは以下の3つです。

• スタッフの残業・負担を削減
• 患者満足度・サービス品質の向上
• 人的ミスの防止とコスト削減

スタッフの残業・負担を削減

業務効率化の最も直接的な効果は、スタッフの残業時間や日々の負担を減らせることです。無駄な作業の削減やデジタルツールの活用によって、これまで時間を取られていた事務処理や手作業が大幅に短縮されます。

残業が減ることでスタッフの疲弊が和らぎ、離職率の低下にもつながります。慢性的な人手不足が続く医療業界において、既存スタッフの定着率を高めることは、採用コストの削減という観点からも重要です。

患者満足度・サービス品質の向上

業務効率化によってスタッフの余裕が生まれると、患者一人ひとりへの対応に充てられる時間が増えます。待ち時間の短縮やスムーズな受付対応など、患者が直接感じるサービスの質も向上し、結果として患者満足度の向上につながります。

医療機関にとって患者満足度は、リピーターの獲得や口コミによる新患獲得にも影響する重要な指標です。

人的ミスの防止とコスト削減

手作業やアナログ業務が多い環境では、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。業務のデジタル化・標準化を進めることで、こうした人的ミスを減らし、医療の安全性を高めることができます。

また、業務の無駄を省くことはそのまま運営コストの削減にもつながり、限られた予算の中で医療サービスの質を維持・向上させることが可能になります。

3. 病院・クリニックが業務効率化を進める前に確認すべきこと

業務効率化を進めるうえで、いきなりツールの導入や施策の実行に着手するのは得策ではありません。まず現状を正しく把握し、優先順位を整理することが効率化を成功させる第一歩です。確認すべきポイントは以下の2つです。

• どこに課題があるかを把握する
• 取り組む優先順位を整理する

どこに課題があるかを把握する

業務効率化を成功させるには、現場の課題を正確に把握することが不可欠です。「なんとなく忙しい」という感覚だけでは、どの業務に手を打てばいいかが見えてきません。

まずは受付・診療・事務・電話対応など、業務ごとにどこに時間がかかっているか、どこでミスが起きやすいかを洗い出しましょう。スタッフへのヒアリングや業務日誌の分析が、課題の可視化に役立ちます。

取り組む優先順位を整理する

課題が明確になったら、次はどこから手をつけるかを決めることが重要です。すべての課題に同時に対応しようとすると、かえって現場の混乱を招くリスクがあります。

「改善効果の大きさ」と「実施するハードルの低さ」という2軸で課題を整理し、効果が高く取り組みやすいものから着手するのが現実的です。小さな成功体験を積み重ねることが、組織全体の業務効率化への意識醸成にもつながります。

4. 病院・クリニックの業務効率化を実現する方法7選

病院の業務効率化には、業務の進め方を見直すものから外部サービスやITを活用するものまで、さまざまな方法があります。

ここでは、医療機関で取り入れやすく、効果が期待できる代表的な方法として、次の7つを紹介します。

1. マニュアルの整備・標準化
2. ペーパーレス化の推進
3. 院内動線・業務分担の見直し
4. 医療事務代行サービスの活用
5. 他医療機関との連携強化
6. 接遇改善による患者対応の効率化
7. デジタルツール・ITシステムの導入

それぞれの方法について、具体的に見ていきましょう。

マニュアルの整備・標準化

業務効率化の第一歩として取り組みやすいのが、業務マニュアルの整備と標準化です。業務手順が属人化していると、担当者不在時の対応に時間がかかったり、ミスが発生しやすくなったりします。

受付対応や会計処理、電話対応など、日常的に発生する業務については手順を明文化し、誰が対応しても一定の品質を保てる状態を目指しましょう。マニュアルが整備されることで、引き継ぎや新人教育の負担軽減にもつながります。

以下の記事では病院・クリニック向けの電話対応のコツをご紹介していますので、ぜひマニュアル作りの参考にしてください。

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ペーパーレス化の推進

紙の書類が多い環境では、記入・確認・保管・検索といった作業に多くの時間と手間がかかります。ペーパーレス化を進めることで、こうした間接業務を大幅に削減できます。

問診票や申請書類のデジタル化、院内資料の電子共有など、部分的な導入からでも効果は十分に期待できます。紙の管理コスト削減だけでなく、情報共有のスピード向上にも寄与します。

院内動線・業務分担の見直し

業務効率は、システムだけでなく物理的な環境や役割分担にも大きく左右されます。無駄な移動が多い院内動線や、特定のスタッフに業務が集中している体制は、非効率の原因になりがちです。

受付から診察、会計までの流れを見直し、動線を整理することで、スタッフ・患者双方の負担を軽減できます。また、業務分担を明確にすることで、対応の重複や抜け漏れの防止にもつながります。

医療事務代行サービスの活用

レセプト業務や書類作成など、専門性が高く時間を要する業務については、医療事務代行サービスの活用も有効な選択肢です。外部に業務を委託することで、院内スタッフは本来注力すべき業務に集中できます。

人材確保が難しい状況下では、固定人員を増やす代替策としても有効で、繁忙期のみの部分的な活用も可能です。

他医療機関との連携強化

地域の医療機関や関連施設との連携を強化することも、業務効率化につながります。患者紹介や検査の分担、情報共有の仕組みを整えることで、重複業務や無駄な対応を減らすことができます。

地域医療連携は、業務負担の軽減だけでなく、患者にとってもスムーズで質の高い医療提供につながる点がメリットです。

接遇改善による患者対応の効率化

患者対応は「丁寧さ」と同時に「効率」も求められます。対応ルールや説明内容を統一することで、問い合わせ対応やクレーム対応、ペイハラ（ペイシェントハラスメント）にかかる時間を削減できます。

よくある質問への対応方法を整理したり、案内表示を工夫したりすることで、スタッフが個別対応に追われる状況を防ぐことが可能です。

デジタルツール・ITシステムの導入

業務効率化を大きく前進させる手段として、デジタルツールやITシステムの導入は欠かせません。業務の自動化や情報の一元管理により、人的負担を大幅に軽減できます。

ただし、ツール導入自体が目的にならないよう注意が必要です。自院の課題に合ったシステムを選定し、現場に定着させることが、効率化成功の鍵となります。

5. 病院・クリニックの業務効率化に役立つITツール7選

病院の業務効率化を進めるうえで、ITツールの活用は非常に有効な手段です。これまで人手に頼っていた業務をデジタル化・自動化することで、スタッフの負担軽減と業務の正確性向上を同時に実現できます。

業務効率化を目的に病院やクリニックで導入が進んでいる代表的なITツールとしては、以下の7つが挙げられます。

1. 電子カルテ
2. オンライン予約・診療予約システム
3. Web問診票
4. オンライン資格確認・電子処方箋
5. AI OCR・RPAツール
6. 自動精算機
7. IVR（電話自動応答システム）

それぞれのツールについて、特徴や導入効果を具体的に見ていきましょう。

電子カルテ

電子カルテは、診療記録や検査結果、処方内容などをデジタルで一元管理できるシステムです。すでに導入している病院・クリニックも多いかと思いますが、紙カルテと比べて情報検索や共有が容易になり、診療や事務作業の効率化に大きく貢献します。

記載内容の標準化や転記作業の削減により、医師や看護師の事務負担を軽減できる点も大きなメリットです。複数部署で同時に情報を確認できるため、院内連携の円滑化にもつながります。

オンライン予約・診療予約システム

オンライン予約・診療予約システムは、患者がWeb上から診療予約を行える仕組みです。電話対応や窓口対応の件数を減らすことで、受付スタッフの負担軽減が期待できます。

予約状況をリアルタイムで管理できるため、ダブルブッキングの防止や診療スケジュールの最適化にも有効です。患者にとっても、時間や場所を問わず予約できる利便性があります。

以下の記事では複数の診療予約システムを比較しつつご紹介していますので、詳しく知りたい方はあわせてご覧ください。

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Web問診票

Web問診票は、来院前に患者がスマートフォンやパソコンから問診内容を入力できる仕組みです。受付時の記入作業や入力作業を省略でき、待ち時間の短縮につながります。

事前に症状を把握できることで、診察がスムーズに進み、医師・看護師の業務効率向上にも寄与します。電子カルテと連携させることで、入力ミスの防止にも効果があります。

オンライン資格確認・電子処方箋

オンライン資格確認や電子処方箋は、保険資格の確認や処方情報をデジタルで管理・連携する仕組みです。窓口での確認作業や書類管理の手間を減らし、受付・会計業務の効率化を実現します。

制度対応という側面だけでなく、業務の正確性向上や患者対応のスピードアップにもつながる点が特徴です。

AI OCR・RPAツール

AI OCRは紙書類をデータ化する技術、RPAは定型業務を自動化する仕組みです。レセプト関連業務や各種申請書類の処理など、時間がかかりやすい事務作業の効率化に効果を発揮します。

人手による入力作業を減らすことで、作業時間の短縮だけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

自動精算機

自動精算機は、会計業務を自動化し、患者自身が支払いを行える設備です。会計窓口の混雑緩和や、スタッフの金銭管理業務の負担軽減に寄与します。

支払い待ち時間の短縮は患者満足度向上にも直結するため、業務効率化とサービス品質向上の両立が可能です。

IVR（電話自動応答システム）

IVR（電話自動応答システム）は、電話の一次対応を自動化し、用件に応じて担当者へ電話を取り次いだり、必要な情報を自動案内したりする仕組みです。予約の受付や診療時間の案内など、定型的な問い合わせ対応を自動化できます。

電話対応は見えにくい業務負担になりやすい分野ですが、IVRを導入することで受付や事務スタッフの対応時間を大幅に削減できます。限られた人員で業務を回すための、有効な業務効率化手段のひとつです。

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6. 病院・クリニックの電話対応こそ業務効率化の盲点

電子カルテや予約システムなどのIT化が進む一方で、意外と見落とされがちなのが「電話対応」です。電話は患者との重要な接点である反面、業務効率化の観点では改善余地が大きい領域でもあります。

特に人手不足が深刻な医療機関では、電話対応が現場業務を圧迫し、スタッフの負担増加につながっているケースも少なくありません。ここでは、病院の電話対応が抱える課題と、その解決策について見ていきます。

電話対応が生む「隠れた業務負担」

病院には、診療時間や休診日の確認、予約に関する問い合わせ、症状の相談など、日々多くの電話がかかってきます。これらの電話対応は一件あたりの対応時間は短くても、積み重なることで大きな業務負担となります。

さらに、電話は受付業務や会計業務の合間に対応することが多く、作業の中断や集中力の低下を招きやすい点も課題です。こうした「見えにくい業務負担」は、スタッフの疲弊やミスの原因にもなりかねません。

電話業務の効率化ならIVRがおすすめ

電話対応の効率化を図る手段として注目されているのが、IVR（電話自動応答システム）です。IVRにはさまざまなサービスが存在しますが、メディアリンクが提供する「DXでんわ」は、医療機関における導入件数が多いIVRです。

DXでんわには、病院の電話対応を効率化する以下のような特長があります。

• 24時間365日の電話受付が可能：診療時間外や休診日でも自動音声で電話を受け付けられるため、診療時間に関する問い合わせや予約関連の連絡を逃しません。電話対応のためにスタッフが拘束される時間を減らすことができます。
• 通話内容をAIが自動で要約：電話で受けた用件をAIが自動で要約し、テキストとして確認できます。対応中にメモを取る必要がなくなり、折り返し対応や情報共有もスムーズになります。
• SMS送信で予約システムへの誘導も可能：予約を希望する電話に対しては、希望日などを自動で受け付けるだけでなく、SMS（ショートメッセージ）で予約URLを送信することで、予約対応まで完結できます。
• 必要な電話だけを鳴らせる：よくある問い合わせや不要な営業電話は音声ガイダンスで完結させることで、すべての電話に人が出る必要がなくなります。結果、緊急性の高い電話や本当に対応が必要な電話に集中できる環境を整えられます。

このようにDXでんわは、電話対応そのものを減らしつつ、必要な情報だけを効率よく受け取れる仕組みを実現します。限られた人員で業務を回す医療機関にとって、現実的で効果的な電話対応の効率化手段です。

医療機関におけるIVRの導入事例

IVRは多くの医療機関で導入が進んでいます。ここでは、メディアリンクが提供するDXでんわを導入した医療機関の事例を4つご紹介します。

事例1：医療法人城東整形外科

1日100件以上あった問い合わせ電話のうち、約7割をDXでんわで自動対応できるようになり、スタッフが患者への問診や院内連携といった重要業務に集中できる環境を実現しました。

▶この導入事例を詳しく見る

事例2：サンメディカル船橋クリニック

電話件数の多い日はスタッフ1名がほぼ丸一日電話対応に拘束されていた状況を改善。SMS送信機能でよくある問い合わせを自動化し、電話対応の労力を90%削減しました。

▶この導入事例を詳しく見る

事例3：ほんま内科・循環器内科クリニック

医療事務を配置しない少人数体制での開院を見据え、開院時からDXでんわを導入。着信の約70%をDXでんわで自動対応し、少人数でも安定した運営を実現しています。

▶この導入事例を詳しく見る

事例4：市川レディースクリニック

常に鳴り続ける電話への対応が通常業務を圧迫していた状況を改善。診療時間内の予約電話対応をゼロにし、来院患者をお待たせすることのない受付環境を整えました。

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このように、DXでんわは多くの医療機関の電話業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境の実現に貢献しています。DXでんわについて詳しく知りたい方は、ぜひ以下のページより製品の詳細をご確認ください。