営業電話は自動音声で対策できる！
4つの活用方法と便利な機能を紹介

1. 営業電話対策に有効な自動音声応答とは？

自動音声応答とは、かかってきた電話に対して録音または合成した音声を自動で案内し、用件を特定したのち、その内容に応じた対応を自動で行うシステムのことです。「IVR（Interactive Voice Response）」とも呼ばれ、人が受話器を取らなくても、あらかじめ設定したルールに従って着信に対応することができます。

営業電話対策としての活用が注目されている理由は、用件に応じた案内を自動で行えるためです。例えば、電話をかけてきた相手に「営業のご連絡の場合は1番を押してください」といった選択肢を案内し、該当する場合は自動で用件を伺う、またはお断りのメッセージを流して終話する、といった対応を実現できます。

従来、営業電話への対応は「出てみなければわからない」という面がありました。自動音声応答（IVR）を導入することで、用件を振り分けてから対応の要否を判断できるようになります。

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2. 営業電話対策に使える自動音声の種類

自動音声応答（IVR）で使う音声には、大きく分けて「録音音声」と「合成音声」の2種類があります。それぞれ特徴が異なるため、自社の運用スタイルに合ったものを選ぶことが重要です。

録音音声

録音音声は、実際に人が読み上げた音声を録音して使用する方法です。自然な抑揚や温かみのある話し方ができるため、案内の印象をより丁寧に演出したい場合に向いています。

一方で、案内内容を変更したい場合は再録音が必要になります。営業時間や対応内容が変わるたびに収録し直す手間が発生するため、運用の柔軟性という点ではやや課題があります。

合成音声

合成音声は、テキストを入力するだけで自動的に音声を生成できる方法です。録音の手間がなく、内容の変更もテキストを書き換えるだけで対応できるため、運用の負担が少ない点が特徴です。

サービスによっては声の種類・ピッチ・速度を自由に調整できるため、不自然さを感じさせない音声を作成できます。案内内容を頻繁に見直す場合や、複数の音声パターンを試したい場合は、合成音声のほうが使い勝手がよいでしょう。

3. 自動音声応答で実現できる営業電話対策4つ

自動音声応答（IVR）を活用すると、営業電話への対応をいくつかの方法で自動化できます。IVRで実現できる具体的な運用方法は、主に以下の4つです。

• お断りのメッセージを伝える
• 用件を伺って後から確認する
• フォームからの連絡を促す
• 着信拒否する

お断りのメッセージを伝える

自動音声で案内する選択肢に「営業のご連絡」などのメニューを用意し、該当する着信に対して自動でお断りのメッセージを流して終話する方法です。

例えば、「営業のご連絡の場合は1番を押してください」と案内し、1番が押された場合に「現在、営業のお電話はお受けしておりません」といったメッセージを再生して、電話を終了します。

ただし、この方法は「実は有用だったかもしれない営業」もフィルタリングしてしまうため、すべての営業電話を完全にシャットアウトしたくない場合はおすすめしません。

用件を伺って後から確認する

営業電話に該当する場合、自動音声で用件を伺い、録音したうえで後から内容を確認する方法です。

すぐに対応の要否を判断する必要がなく、担当者が都合の良いタイミングで内容を確認したうえで、必要と判断した場合のみ折り返すことができます。「電話には出たくないが、内容は把握しておきたい」という場合に適した運用です。

フォームからの連絡を促す

用件を音声で録音してもらう代わりに、自社ホームページの問い合わせフォームなどから連絡してもらうよう案内する方法です。

「当社ホームページのお問い合わせフォームよりご連絡ください」といったメッセージを自動で流すことで、内容をテキスト情報として受け取ることができます。音声データを聞き直す手間がなく、内容の確認や共有がしやすい点がメリットです。

着信拒否する

特定の番号からの着信を拒否する方法です。断っているにもかかわらず繰り返しかけてくる営業電話などを、ブラックリストに登録することで着信自体をブロックできます。

他の3つの対策でも対応しきれない、しつこい営業電話への最終手段として有効です。不要な着信を根本から遮断できるため、対応の手間をなくすことができます。

4. 営業電話に自動音声で応答するメリット

営業電話への対応を自動化することで、単に「電話に出なくて済む」以上の効果が期待できます。ここでは、業務面での具体的なメリットを3つ紹介します。

• 業務を中断されなくなる
• 電話回線に余裕ができる
• 必要な営業電話を特定できる

業務を中断されなくなる

営業電話への対応で最も負担になるのは作業の中断です。「電話が鳴るたびに手を止め、相手の用件を確認し、断って、また作業に戻る」というサイクルが繰り返されると、集中力が途切れ、業務効率に影響します。

自動音声応答（IVR）を導入すれば、営業電話はIVRが対応するため、担当者が作業を中断する必要がなくなります。本来の業務に集中しやすい環境を整えることができます。

電話回線に余裕ができる

不要な営業電話が回線を占有すると、顧客や取引先からの重要な電話がつながりにくくなる場合があります。特に、回線数が限られている環境では機会損失につながるリスクがあります。

自動音声応答（IVR）で営業電話を振り分けることで、有人対応が必要な電話のために回線を確保しやすくなります。重要な着信を取りこぼすリスクを減らせるのも、自動音声応答を導入する大きなメリットです。

必要な営業電話を特定できる

すべての営業電話が不要とは限りません。「自動応答で用件を伺う」または「フォームからの連絡を促す」のいずれかの運用にしておくことで、後から内容を確認し、対応が必要なものだけに絞って折り返すことができます。

「出てみなければわからない」という状況を解消し、対応の優先順位を自分たちでコントロールできるようになります。

5. 営業電話対策に役立つ自動音声応答の機能

営業電話対策に自動音声応答（IVR）を活用するなら、搭載されている機能にも注目して選ぶことをおすすめします。以下の機能を備えたIVRであれば、対策の効果をより高めることができます。

• 文字起こし・AI要約
• メール・チャットへの通知
• SMS送信
• ブラックリスト（着信拒否）

文字起こし・AI要約

自動応答で用件を伺う運用にしている場合、録音データを1件ずつ聞き直して内容を確認するのは手間です。文字起こし機能があれば音声データをテキストで確認できるため、内容の把握が効率的になります。

さらに、AIが用件を自動で要約してくれる機能があると、テキストを読み流すだけで要点をすぐに把握できます。件数が多い場合でも、対応の要否をスムーズに判断できます。

メール・チャットへの通知

自動応答で伺った用件の録音データや文字起こしテキストを、メールやチャットツールに自動で通知する機能です。わざわざ管理画面を開いて確認する必要がなく、普段使っているツール上で用件を確認できます。

SlackやChatwork、Microsoft Teamsなど、自社で利用しているツールへの通知に対応しているかも、IVR選定の際に確認しておきたいポイントです。

SMS送信

電話をかけてきた相手のスマートフォンに、SMSでメッセージを送信できる機能です。問い合わせフォームのURLを自動送信することで、「フォームからの連絡を促す」運用をより確実に実現できます。

口頭での案内だけでは伝わりにくいURLなども、テキストで直接届けられるため、フォームへの誘導がスムーズになります。

ブラックリスト（着信拒否）

特定の電話番号をブラックリストに登録することで、その番号からの着信を自動でブロックできる機能です。断っているにもかかわらず繰り返しかけてくるような、しつこい営業電話への対応に効果を発揮します。

自動音声で営業電話向けの選択肢を案内しても、それをあえて選ばず別のルートで人につながろうとするケースもあります。ブラックリスト機能は、こうした対応を繰り返してくる場合の現実的な解決策です。

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6. 自動音声応答で営業電話対策するなら「DXでんわ」

営業電話対策に自動音声応答（IVR）の導入を検討している場合は、メディアリンクが提供する「DXでんわ」をご検討ください。本記事でご紹介した以下の機能をすべて備えており、営業電話対策の運用をすぐに始めることができます。

• 合成音声の作成（約40言語対応、声の種類・ピッチ・速度を調整可能）
• 文字起こし・AI要約
• 各種ツールへの自動通知（メール、Slack、Chatwork、Microsoft Teamsなどに対応）
• SMS送信
• ブラックリスト

初期費用は0円で、14日間の無料トライアルもご用意しているため、まずは実際の使い勝手を試してから導入を判断できます。

営業電話への対応にかかる負担を減らし、本来の業務に集中できる環境を整えたいとお考えの方は、ぜひDXでんわをお役立てください。