IT活用の必要性

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UPDATE :

今回は、IT活用の必要性と題して、IT技術を導入することによるメリットを紹介していきます。同時に、IT導入で気を付けるべきことについても解説していきます。

目次

コミュニケーションを促進する

IT技術は、コミュニケーション促進の面で役立ちます。今や、プライベートの連絡や予定の共有では、多くの人がLINEやFacebookなどのSNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)を利用している時代です。ビジネスの現場でもSNSなどのツールを使えば、コミュニケーションを促進することができます。

社内SNSを導入する

例えばプライベートで連絡を取る際、メールを使うよりもFacebookやLINEを使った方がコミュニケーションを取りやすいと思う方も多いのではないでしょうか?社内SNSは企業内のメンバーに特化したSNSで、仕事上のメッセージをやりとりしたり画像などを共有したりできます。実際に導入した企業では、異なるサービスの担当者同士のコラボレーションが生まれたり、メールをするまでもないちょっとした改善提案が生まれたりしています。

チャットツールを導入する

チャットツールを使えば、社内プロジェクトごとにグループチャットを立ち上げることができます。一人で複数のプロジェクトを抱えている人や、部署の一部のメンバーが事業に関わる場合などに便利なサービスです。あるいは仕事に関することでなくても、サークルなどのグループチャットを立ち上げれば、社員間の交流を深めることもできます。スマートフォンアプリにも対応しているものもあるので、外出先からのアクセスも容易です。

業務を効率化する

IT技術を導入すれば、業務を効率化できます。例えばインターネットを経由すれば、自宅からでも仕事ができます(リモートワーク)。また、顧客情報をクラウド化すれば、外出先でも顧客データにアクセスできます。

どこでも社内データにアクセスできる

IT技術を使えば、社外にいたとしても、社内のデータにアクセスできるようになります。例えば営業社員が社外から顧客情報にアクセスできるようになるので、外出先でも顧客対応ができます。

また自宅での業務も可能になることによって、介護・育児中の従業員の在宅勤務も可能になります。災害などにより社員が出社できなくなった場合でも、在宅勤務を行うことで、事業を継続できないという事態を防げます。

タブレット端末などの活用

タブレット端末などを使えば、離れた拠点にいる同僚と簡単にやりとりできます。国内に限らず、海外出張の多い社員とのやりとりも可能。本社と工場間のやりとりなどにも役立ちます。表情が見えるので、声やテキストではわからないやりとりのニュアンスをくみ取りながら会話できます。

タブレット端末で話すことのもう一つのメリットは、持ち運べるところにあります。会議室だけではなく休憩室やカフェテラスなどに持ち込んで相手と会話をすることが可能です。

社内で情報共有できる

例えば顧客から電話がかかってきて担当者が不在だった場合、「またおかけ直しください」という対応をしているとビジネスチャンスを逃してしまいます。しかし社員のスケジュールが社内で共有されていれば、担当者がいつ戻るのかを相手に伝えることが可能です。IT化をすると、社員のスケジュールのほか、顧客との対応履歴も共有できます。対応履歴の共有には、会社のIP-PBXシステムにCRMを連携させることで実現可能です。

業務上のコストを削減する

IT技術を導入すれば、業務を行う上でのコスト削減も可能です。ここでは、IT化によってコストカットができる例を紹介していきます。

グループウェアの導入でコストカット

グループウェアとは、複数の人が共同作業するためのネットワークを利用したソフトウェアのことです。メールやスケジュール表、文章作成アプリ、表計算アプリなどの機能が搭載されています。例えばGoogleが提供しているG Suiteなどが有名です。WordやExcelなど、マイクロソフト社製のアプリとも互換性があるので、顧客がOffice製品を使っていても問題ありません。

グループウェアには文章作成アプリや表計算アプリなどがセットになっているため、社員一人ひとりに市販のソフトウェアを購入する必要がなく、その分のコストを削減できます。グループウェアを企業で導入することにより、複数人同時で同じデータ(文書、スライドなど)を閲覧できます。ミーティングなど行う際に紙出力が不要になり、コスト削減につながります。

PCソフトフォンでコストカット

PCソフトフォンを導入すれば、PCとUSBヘッドセットだけで通話できます。固定電話機分とソフトフォンの差額分、コストカットが可能になります。特にコールセンターや窓口担当のオフィスでコスト削減が実現できます。

IT導入の際に注意すべきこと

IT導入のメリットを提示してきましたが、ここではIT導入の際に注意すべきことについて説明していきます。

コスト削減と冗長性

IT分野では、システムを二重化したり予備のサーバを用意したりして、一部でトラブルが発生してもシステムが停止しないよう施す対策を冗長化といいます。これにより安全性を高め、障害対応もスムーズになるため信頼性の向上が期待できます。コスト削減のためであっても、サーバを最低限の設備にしてしまう(=冗長性のない状態にする)と、サーバに不具合が起きた際に業務がストップしてしまいます。万が一のことを考え、多少コストがかかったとしても、冗長性を担保しておくことが必要です。

セキュリティ対策

IT化を行う上では、セキュリティ対策は必須です。自社の情報はもちろんですが、大切なことは顧客情報の管理です。時折ニュースなどで話題になりますが、企業の顧客情報流出は自社や顧客の損失が発生し得るだけでなく、社会的信頼を失うことがあります。外部からの不正アクセス対策やUSBメモリの取り扱いを規定するなど、外部に流出しない仕組みづくりが必要です。

まとめ

IT技術の導入は、コミュニケーションの促進や業務効率化、コスト削減などメリットが多いことが魅力です。また、信用度を高めて安全に利用するためには、セキュリティ対策が必須です。対策を万全にしてIT化を図り、社員の生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか?

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