新オフィスにおけるビジネスフォン導入フロー

オフィス移転・設立

UPDATE :

新たにオフィスを移転・設立する場合に必要なのが、ビジネスフォンの導入です。オフィスにビジネスフォンを導入するまでの流れには、いくつか重要なポイントがあります。導入の流れと気を付けたい点をご紹介します。

目次

回線の種類と同時通話数を決める

まずは電話回線の種類と、回線数・同時通話数(通話チャネル数)を決めましょう。電話回線の種類には、大きく分けると「アナログ回線」「デジタル回線」「光ファイバー」の3つがあります。

アナログ回線

最も歴史の古い回線で、現在でも一般家庭では一定数利用されており、銅線(メタル線)を使って回線をつなげます。料金が他の回線に比べて割高になること、1回線で1通話となっており、チャネル数の多い他の回線に比べると、ビジネスフォンには不向きかもしれません。しかし、非常時のリスク管理のために、光回線などに加えて少数の電話線を利用することがあります。

デジタル回線

デジタル回線には、ISDN回線とADSL回線の2種類があります。

ISDN回線は、音声通話・データ通信に利用できるデジタル回線です。1回線で2通話行うことができるため、アナログ回線の半分の回線数で同じ通話数をまかなえます。

ADSL回線は、電話線を利用した高速データ通信を行います。電話局側から利用者への通信速度が、利用者側から電話局への通信速度より速いのが特徴です。NTT東日本・NTT西日本が2016年6月末にADSL回線の新規申込受付を終了したため、新たに開設することはできません。元々ADSL回線を使用していた場合でも、オフィス移転後にADSL回線を使うことはできませんのでご注意ください。

光回線

光回線とは、光ファイバーケーブルを使用して通信する回線のことです。データ伝送速度の速さ、一度に伝送できるデータ量の大きさが非常に優れていることが最大の特徴で、現在ではインターネットを利用する際の主流の回線となっています。IPネットワークで音声通話を行う場合、チャネル数が無制限になります。

光回線を直収可能なIP-PBX製品では、社内PCとネットワークを統合して導入することができます。そのため、オフィス移転・新設どちらの場合でも、従来のPBXを導入した場合に比べ大幅なコスト削減が可能です。

オフィスで必要とされる同時通話数の目安は「従業員の3分の1」

オフィスで必要とされる同時通話数の目安は、一般的に「従業員の3分の1」程度といわれています。たとえば、オフィスにいる従業員が10人だった場合、通話チャネル数は3~4ch程度が適切な数となります。必要な通話数を割り出したうえで、コスト面でも最適な回線を選びましょう。

電話機の台数と機能を決める

電話回線と回線の本数が決まったら、次は電話の台数と機能をピックアップします。ここでは、選択の目安となる情報をご紹介します。

ビジネスフォンの台数の目安は「デスクの数」+「会議室数」

一般的にオフィスで必要となるビジネスフォンの台数は、「デスクの数」+「会議室数」が目安といわれています。ただ、電話業務の多さや、外出する社員の割合などによって必要なビジネスフォンの数は変化します。電話機の台数は、オフィスのレイアウトを固め、社員の実際の動きを想定して決定します。また、PBX製品や電話機の機種により、最大搭載数が決まっていますので、将来の台数増加の可能性もふまえて製品を検討しましょう。

電話機の機能を確認しよう

IP-PBX製品や電話機により、使用できる機能が異なる場合があります。オフィス移転の場合は、現在使用している機能に加えて欲しい機能がないか、オフィス新設の場合は、想定される業務に必要な機能を確認しておきましょう。ダイヤルイン、パーク保留、各種転送機能などは特に重要です。また、海外製のIP-PBXでは日本の電話機で重用される「ラインキー機能」がない場合があります。

IP-PBXソフトウェア「MediaOffice」では、運用中の設定変更も、工事いらずでWeb管理画面からリアルタイムで操作・反映可能です。ビジネスの変化に合わせた快適な電話環境を構築しながら、設定変更のための保守費用もカットできます。

見積もりを依頼する

回線や電話機の希望が決まったら、専門業者に見積もりを依頼しましょう。ソフトウェアやクラウドタイプのIP-PBXはハードの主装置が存在しないため、オフィスの空間をすっきりさせることができます。デスクと電話機の配置が決まっていると、よりスムーズに依頼できます。デモンストレーションがある場合は、必ず使用感を確認しましょう。

工事

複数の業者の見積もりや提案を比較検討し、導入する製品が決定したら工事を発注しましょう。工事スケジュールが提示されますので、自分の想定している日程に合うか、工事日に立ち合いが可能かなどを確認し、問題がなければ契約を行いましょう。

オフィス移転の場合、電話番号をそのまま使用できるか確認

オフィス移転の回線工事の際に確認しておきたいのが、電話番号をそのまま使用できるかどうかです。電話局舎のエリアをまたぐと、電話番号を継続使用できない場合があります。

電話番号が変わる場合は、事前の周知のほかに、電話番号変更のアナウンスサービスを利用する方法があります。同一の電話番号の場合、設置作業中の不通を周知したり、別のオフィスや携帯電話に転送したりなどの対応で、連絡がつかないトラブルを回避しましょう。

テスト

配線、端末の接続、電話回線引き込み、電話回線の接続(IP-PBXの場合はLANケーブルの設置・接続のみ)などの工事が完了したら、電話機の設定と動作確認を行います。発着信テストには電話機が必要になりますので、工事日までに電話機を用意しましょう。IP-PBXを導入する場合、回線に関する工事を大幅に省略することが可能になります。

運用開始

動作確認に問題がなければ、運用を開始します。拡張性・柔軟性に優れた電話システムであれば、導入後も社員増加やビジネスの課題に合わせて、臨機応変に最適化していくことが可能です。例えばIP-PBXソフトウェアなら、アップデートによる改善で老朽化の心配がありません。

安心のビジネスフォン導入を

ビジネスフォン導入のポイントを押さえることで、手続きや引っ越しで多忙な期間でも、混乱せずにスケジュールを進める助けになります。メディアリンクでは、知識豊富なスタッフが電話システムの相談から導入のご提案まで、丁寧なサポートも行っておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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