業務効率改善につながる電話のあり方とは

業務効率化

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電話業務はオフィスで座っていないとできない、という制約はもう必要ありません。場所にとらわれず、多彩な機能を柔軟に活用できる電話システムの導入は、これまでにない業務効率化を実現します。様々なビジネスシーンに適したIP-PBXの活用方法を紹介します。

目次

営業先や出張先でも、「会社の電話」で内線通話

IP-PBXによるスマートフォン内線化は、通話コストの負担を解消します。従来の電話システムは内線が使用できるのはオフィスの中だけで、出張や外回りの多い営業職の社員などは、携帯電話で通話を行います。電話線を引く従来のPBXでは、オフィスでつないだ電話以外の通話は外線となり、通話料金が発生していまいます。解決策として、IP-PBX導入が有効です。

料金を気にしなくていい内線通話で、社員の連絡が円滑に

IP-PBX導入と一緒にスマホに専用アプリをインストールすれば、すぐに内線通話が利用できます。さらにオフィスにいるときと同じように活用できる保留・転送やパーク保留で、掛け直しの手間なく外出中の社員に取り次ぎが可能です。通話料を気にしてちょっとした確認の通話を控えたり、顧客対応を後回しにしたりするストレスがゼロに。コミュニケーションが滞らず、業務効率が上がります。

会社の電話番号が使えてBYODでも安心

通話コストに加え、スマホや携帯電話利用のプライバシー問題も、IP-PBXの利用で解決することができます。スマートフォン内線化により、端末の電話番号ではなく会社の電話番号で発着信を行えるため、外出中に取引先に電話をしても不審に思われることがありません。また、個人所有の端末を業務にも生かす「BYOD」を導入していても、個人の電話番号を教える必要がなく、プライバシー保護につながります。「BYODとは」も併せてご覧ください。

席替えやフリーアドレス導入も簡単に

IPネットワークを利用するIP-PBXでは、電話機をLANに接続することで通話を実現します。そのため、オフィスでLANケーブルを差し替えるだけで移動でき、電話機の場所を変えても内線番号は変わりません。

フリーアドレス導入を、場所の制約がないIP-PBXでサポート

社員のモチベーション向上やオフィスの省スペース化、ワークスタイル改革によるオフィス全体のコスト削減などを目指し、フリーアドレス制を導入する企業が増えています。

そこで重要なのが、自由な動きやコミュニケーションの妨げにならない電話システムです。PCなどを持ち歩いて日替わりで席を決めるフリーアドレスでは、その日使うデスクに移動できて、設定に手間がかからない電話が不可欠です。IP-PBX対応の電話機でスムーズな移動を実現し、さらにPCに電話機能を持つソフトフォンをインストールすれば、電話業務もPC1台で完結できます。

顧客情報の表示でコール業務を効率化

着信の際に顧客情報を把握して応答したい、相手に何度も状況説明をさせることなく応対し、顧客満足度を向上させたい。このような課題も、IP-PBXで解決可能です。PC機能とIP-PBXを連携させるCTIで、コール業務を効率化できます。

顧客情報のポップアップ表示で電話応対の質向上

CRM(顧客関係管理)などのデータベースと連携可能なIP-PBXなら、着信時にPC画面に顧客情報や対応履歴を表示。今まで相手の名乗りを聞いてから資料を準備するために待たせていた時間がなくなり、すぐに応対に集中できます。また、どの社員が受けても相手の状況を把握して会話ができるため、信頼度も向上します。

前回通話した社員に直接つながる「ラストエージェント」

メディアリンクのIP-PBXパッケージ「MediaCalls」では、同一の電話番号からの着信を前回通話したエージェントに振り分けるラストエージェント機能をオプションで利用することができます。特に通話数の多いコールセンターやお問い合わせ窓口では、取り次ぎ回数を減らすことで大幅な作業時間の短縮が可能です。

Web管理画面で設定変更の手間をカット

IP-PBX製品には、電話の追加や設定変更などをWeb管理画面から自分で行えるものがあります。「MediaOffice」「MediaCalls」「MediaVoice」のいずれも、直感的に操作できるWeb管理画面を備えているのが特長です。従来保守サービスを利用するなどして数時間~数日かかっていた作業が、Web管理画面にアクセスするだけでリアルタイムに変更・反映でき、業務に支障をきたすことがありません。

まとめ

業務に欠かせないインフラである電話システムは、活用の方法次第で業務の効率化に大きく貢献します。会社に合った電話システムを検討してみてはいかがでしょうか。