オフィス移転時に最低限押さえるべきインフラ関係チェックリスト

オフィス移転・設立

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オフィスの移転は、会社の経営課題を解決し、事業の生産性を高めるチャンスです。しかし実際に移転の作業を進めると、社内や各業者とのやりとりに追われ、思わぬ見落としをしがちです。移転後にインフラが機能せず業務が滞ることがないよう、押さえておくべきチェックポイントを解説します。

目次

  • 1.電気設備
    • ✓必要な電気設備が整っているか
    • ✓電力会社との連絡ができているか
  • 2.ガス・水道
    • ✓ガス会社・水道会社との連絡ができているか
  • 3.空調システム
    • ✓空調設備がきちんと動作しているか
  • 4.ネットワーク環境
    • ✓インターネット回線事業者と契約しているか
    • ✓インターネットサービスプロバイダ(ISP)と契約しているか
    • ✓インターネット回線が開通しているか
    • ✓ネットワークが正しく移行できているか
  • 5.電話回線
    • ✓電話回線の移設手続きができているか
    • ✓オフィスにあったPBXを導入しているか
    • ✓電話機がきちんと動作しているか
  • 6.まとめ

電気設備

移転先のオフィスの電気設備をそのまま利用する場合と、オフィスのレイアウトに合わせて電気工事を行う場合があります。事前にオフィスの設備をチェックし、必要な作業を確認しておきましょう。

✓必要な電気設備が整っているか

オフィスの電気設備が入居後のレイアウトに合っていないと、電気工事が必要になります。コンセントの数が足りなかったり、電化製品を利用する場所にコンセントがなかったりする場合、コンセントの増設工事が必要です。またオフィスの中に個室を作る場合、部屋のレイアウトに合わせて照明やスイッチを増設する工事が必要です。

✓電力会社との連絡ができているか

入居した会社が電力会社と直接契約する場合と、オフィスの管理会社がまとめて契約する場合があります。大規模なオフィスでは、共用フロアの電気料金が合わせて請求されることもあります。あらかじめ管理会社に確認し、必要な場合は電力会社との手続きを進めておきましょう。

ガス・水道

一般的な引っ越しと同様、ガスと水道の使用開始の手続きを行う必要があります。事前に必要な手続きを確認しておきましょう。

✓ガス会社・水道会社との連絡ができているか

管轄しているガス会社や水道事業者に連絡し、使用開始の手続きを行いましょう。ガスについては、ガス会社の係員による安全点検と開栓の作業が必要です。あらかじめガス会社へ連絡し、開栓作業の予約をしておきましょう。水道については、係員の立ち会いは必要なく、引っ越し当日から使用できます。

空調システム

移転先のオフィスに備え付けの空調設備をそのまま利用するのが一般的です。オフィスを選ぶ段階で、満足できる空調設備が導入されているか、チェックしておくことが大切です。

✓空調設備がきちんと動作しているか

新しいオフィスに入居する際、空調システムがきちんと機能しているか確認しましょう。エアコンから音や臭いがしないか、コントローラーが動作しているかなどをチェックし、懸念があれば管理会社へ連絡しましょう。

ネットワーク環境

オフィスでインターネット通信を利用するには、回線事業者やISP(インターネットサービスプロバイダ)との契約が必要です。また社内ネットワークを利用している場合、引っ越しに合わせてネットワークを移行しなければなりません。引っ越し後もすぐに業務を始められるよう準備しておきましょう。

✓インターネット回線事業者と契約しているか

インターネット回線事業者とは、インターネットの接続に必要な、光ファイバーや ADSL などの回線を提供する事業者のことです。NTTの「フレッツ光」やKDDIの「auひかり」、So-netの「NURO光」などのサービスがあります。

インターネットを利用するには、インターネット回線事業者と契約する必要があります。移転前に利用していたサービスを変更する場合は、解約と新規契約の手続きが必要です。またサービスを継続する場合も、回線の移転手続きが必要になります。引っ越し先の住所が提供エリアに含まれないこともあるので、移転先のオフィスが決まったら回線事業者に確認しておきましょう。

✓インターネットサービスプロバイダ(ISP)と契約しているか

インターネットサービスプロバイダ(ISP)とは、インターネットへの接続サービスを提供する事業者のことです。「Yahoo!BB」「OCN」「BIGLOBE」などのサービスがあります。

インターネットを利用するには、ISPとの契約が必要です。ただし回線事業者がISPを兼ねていることも多く、回線事業者と合わせてサービスを比較する必要があります。またISPでは、VPN(仮想プライベートネットワーク)など企業向けのサービスを提供している場合も多いため、自社のニーズに合った事業者を選ぶことが大切です。

✓インターネット回線が開通しているか

インターネット回線を利用するには、回線の開通工事を行う必要があります。オフィスによっては回線が整っている場合もありますので、事前に移転先の施設を確認しておきましょう。工事が必要な場合、引っ越しシーズン(2、3月)は業者の予約が取りづらくなるため、早めに業者へ連絡しておきましょう。

✓ネットワークが正しく移行できているか

オフィス用のネットワークを構築している場合、引っ越しに合わせてネットワークを移行する必要があります。ネットワークを移行するには、ネットワーク機器をそのまま持っていく方法と、移転先のオフィスにネットワークを新設する方法があります。機器を持っていく場合は、衝撃や湿度などに細心の注意が必要です。新しいネットワークを構築する場合は、社内システムを運用しているエンジニアと段取りを確認し、余裕を持って準備を進めるようにしましょう。

電話回線

新しいオフィスで電話回線を利用するには、NTTとの手続きが必要です。またオフィスに必要な電話システムを利用するには、PBXの導入が必要です。オフィスを移転するタイミングを活用し、自社に合った電話システムを構築しましょう。

✓電話回線の移設手続きができているか

オフィスの引っ越しに合わせ、電話回線を移設する手続きが必要です。NTTへ連絡することで、同一市区町村内であれば、同じ電話番号を継続して利用できる場合があります。また電話番号が変更になった場合も、新しい電話番号を案内するアナウンスを流すことが可能です。

✓オフィスにあったPBXを導入しているか

オフィスでの内線通話や外線からの発着信制御を可能にするには、PBX(Private Branch eXchange)を導入する必要があります。PBXにはいくつかの種類がありますが、社内LANに接続するだけで利用できるIP-PBXがおすすめです。メディアリンクでは、専門知識の豊富なスタッフがIP-PBXの導入をサポートしています。

✓電話機がきちんと動作しているか

電話回線を利用する準備が完了したら、電話機の動作確認を行います。発着信テストには電話機が必要になりますので用意しておきましょう。

まとめ

オフィスの移転は、社員がより活躍できる環境を整える貴重な機会です。引っ越し当日に慌てることがないよう、抜け漏れなく準備を進めておきましょう。電話システムを検討する際は、ぜひメディアリンクの知識豊富なスタッフにご相談ください。

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