スマートデバイス活用術

スマートデバイスのメリット

スマートデバイスとは、多様な機能を持つ（または追加できる）情報処理端末を意味します。明確な定義はありませんが、主にスマートフォンやタブレット端末の総称として広まっています。

小型・軽量で携帯に適しているスマートデバイスは、固定の電源が確保できない場所でもバッテリーで稼働できます。そのため、移動中や外出先など場所を問わず業務対応が可能です。これは社外業務の効率化や残業時間の削減につながります。

また、スマートデバイスは情報の閲覧や簡単な入力作業に適しているため、営業ツールや業務報告など様々な方法で業務に活用できます。従来は、画面が小さくマウスやキーボードも付属しないことから、複雑な文書の作成には不向きというイメージもありました。しかし、最近ではノートパソコンに劣らない性能を持つ製品も開発され、活躍の場が広がっています。スマートデバイスをノートパソコンの代用として持ち歩くビジネスマンも増えています。

今後もビジネスにおけるスマートデバイスの導入率は上昇していくと考えられます。スマートデバイスの活用はいずれ多くの企業が検討すべき課題となるでしょう。

スマートデバイス活用事例

スマートデバイスは企業の課題やニーズに応じて多様な使い方を実現できます。スマートデバイスの代表的な活用事例を紹介します。

IP-PBXによるスマートフォン内線化

IP-PBXを導入しスマートフォンを内線化することで、通話料金の削減や業務改善が可能です。
通話料金については、スマートフォンの内線化により地域や距離に関わらず内線通話が可能になるため、通信コストを大幅に削減できます。さらに、いつでもどこでも会社の番号で受信・発信ができるようになり、外出中でも会社の電話を取り次ぐことが可能です。スムーズな顧客対応やサービスの質向上を実現し、ビジネスチャンスを創出します。

スマートフォン内線化は、専用アプリのインストールやFMCサービス加入で可能になります。MediaOfficeではグループ着信やパーク保留機能もあり、既存のビジネスフォンと変わらない内線通話機能を利用できます。社用端末はもちろん、BYOD導入のために社員個人の端末を内線化することも可能です。

営業ツールとして活用

スマートデバイスを営業ツールとして活用する方法もあります。具体的には営業業務の負担軽減やペーパーレス化による経費削減などのメリットがあります。

例えば、製品資料のデータをスマートデバイスやクラウドに格納しておけば、重い紙のカタログを持ち運ぶ必要はありません。データの修正や送付も随時行えるうえ、ペーパーレス化による経費削減効果が見込めます。アプリケーションの利用により、動画などを組み合わせた効果的なプレゼンテーションも可能です。

また、スマートデバイスから社内の顧客・在庫情報の管理システムへのアクセスを可能にしておけば、顧客に最新の情報を提供できるメリットがあります。「誤って生産終了している商品の注文を取ってしまった」など情報共有の不足によるミスを回避し、サービスや顧客満足度の向上も見込めるでしょう。

外出先での業務対応

社外の業務対応にスマートデバイス活用することで、業務効率化や残業時間の削減を図れます。
例えば、クラウドメールを使用すれば時間・場所を問わずに社用メールの送受信ができるため、出張・外出時の移動時間を有効利用できます。

また、業務報告や進捗管理をリアルタイムで行えるので、営業報告や日報を現場で作成し直帰する、などの活用も可能です。これにより事務所へ立ち寄る時間を省略し、残業時間を削減します。
ツールによっては出退勤の申請も可能で、在宅勤務を認めている企業にも大きなメリットがあります。

社内コミュニケーションの活性化

スマートデバイスを活用して社内コミュニケーションを活性化させる方法もあります。具体的にはチャットアプリやSNSを通して社員同士のコミュニケーションを図るというものです。

来電報告などの情報共有はもちろん、仕事のノウハウをSNSで共有する、ビデオチャットを用いて管理ミーティングを行うなど様々な活用法があります。スマートデバイスの活用により、メールよりも迅速なリアルタイムのコミュニケーションを楽しむことができます。

社内向け業務アプリの活用

スマートデバイスの普及に伴い、社内向けアプリを独自に開発して業務に活用する企業もあります。
アプリの用途は社内教育や業務管理など、企業の目的によって多種多様です。社内向けアプリは業務に最適化されているため使いやすいだけでなく、必要に応じて機能を追加できる点もメリットです。

最近ではビジネスアプリケーションの開発環境が充実しており、自社で制作することも可能です。ただし、一度開発しても、脆弱性が見つかったりOSがアップデートされたりして、さらなる対応が必要になることがあります。システム開発・運用をできる社員が少ない場合には、既製品の業務用アプリを組み合わせる方法も有効です。業務に最適なアプリを活用することで、生産性の向上や労働時間の短縮が見込めます。

スマートデバイス活用のポイント

スマートデバイスの活用には運用コストとセキュリティの課題があります。個人の端末を会社の認可なしに活用するシャドーITを防ぐためにも、BYODの可否や運用ルールなどは明確に定めておくべきです。

管理・運用コストの発生

スマートデバイスの活用には管理・運用のコストが発生します。また、BYODを導入する場合は機種やOSの異なる様々な端末を扱うことになるため、管理側の作業が増加してしまいがちです。場合によってはBYODの対象となる機種やOSを規定するといった対策が必要です。「BYODとは」で基礎知識を解説しています。

セキュリティのリスク

スマートデバイスの活用にはマルウェア感染や情報漏えいなどのリスクが伴います。小型で携帯可能なことから紛失・盗難の恐れもあるので注意が必要です。

マルウェア感染を防ぐためには、ウイルス対策ソフトを導入する、不審なアプリケーションのインストールを避けるなどの対策があります。OS改造などセキュリティ面のリスクを増大させる行為は運用ルールで明確に禁止しておきましょう。紛失・盗難による情報漏えいを防ぐためには、リモートロックやリモートワイプなどのシステムが有効です。
また、スマートデバイスの全てを企業が管理するのは、現実的には困難です。社員が適切に端末を扱えるよう、情報リテラシー教育の機会を設けることも重要です。

まとめ

ビジネスにおけるスマートデバイスの導入は、これからも拡大を続けるでしょう。有効活用のためには、適切な管理・運用やセキュリティ対策が欠かせません。自社に合った取り入れ方で、業務効率化やコスト削減を目指してはいかがでしょうか。