テレアポ・電話営業を効率化する方法とは

リスト作成を効率的に行う

新規開拓が多い場合、見込み客のリストの質がテレアポの成績を左右します。手作業でのリスト作成は必要な情報を細かく整理できますが、膨大な時間を要するため効率的ではありません。リスト購入や、自動作成ツールの活用などで工夫しましょう。

リスト作成ツールを利用する

インターネットで検索できる情報を自動でダウンロードし、CSVファイルで出力、リストとして活用できるサービスがあります。サービスによって検索方法や料金体系が異なり、従量課金で必要な条件のリストを作成できる、月額制で常に最新情報に更新できるなどの特徴があります。クラウド型であれば外出先からのアクセスも可能になり、活用の幅が広がります。

社内の顧客データベースを活用する

過去に問い合わせや見積もり相談を受けた企業や、展示会などで関わりがあった相手先、社員が所有する名刺などの連絡先をデータベースとして社内で共有していれば、テレアポのリストとして活用することができます。過去に接点があった企業であれば、初めて連絡をする相手と異なり会社名や事業内容を知ってもらえているため、訪問のアポを取れる可能性が高くなります。

また、顧客データベースが整備されていても、テレアポ業務で利用する際に手作業で入力・架電していてはかえって非効率です。この場合、電話システムにデータベースとの連携が可能なIP-PBXを導入すると、顧客情報の検索や表示がすぐできるようになり、リスト活用の手間を省くことができます。

企業情報を購入する

希望する条件や利用目的に合わせたリストを一括で購入することもできます。提供企業としては帝国データバンク、東京商工リサーチが有名です。リスト購入のメリットは、条件に合致し、かつ信用調査も実施された安全な情報を一度に入手できることです。

費用には、基本料金と1件ごとのデータ料金などが含まれます。会社の規模や営業に配分する予算によっては、コストが負担となってしまうことも考えられるため、リスト購入はテレアポの準備にかけられる時間やコスト、人数を考慮して行い、効率的な電話営業につなげましょう。

電話システムの活用で、コール作業を短縮する

コール1件あたりの作業時間を減らすことも、テレアポの効率化には必要です。パソコンとの連携が容易なIP-PBXを活用すれば、手作業で行っていた確認を、PC画面上で簡単に行うことできます。

「クリックコール」で1秒発信

メディアリンクのIP-PBXソフトウェア「MediaCalls」「MediaOffice」では、電話システムと顧客データベースの連携により、PC画面に表示した顧客情報をクリックするだけで発信できる、クリックコール機能を搭載しています。リスト化した顧客情報を再度表などに入力したり、紙のメモを準備したりする必要はありません。そのため、リストから情報をまとめ直すのにかけていた時間を、電話のやりとり自体に使えるようになります。また、電話番号を手作業で入力せずに操作が完了するため、掛け間違いを防ぐことができます。

PCソフトフォンで、受話器の操作時間をカット

IP-PBXでは、従来のような固定型の電話機のほか、PCにヘッドホンなどを接続して通話ができる「ソフトフォン」も利用できます。受話器の上げ下げがなくなり、両手を使って通話内容の記録や資料確認ができるので、コールセンターに限らず電話業務が多い仕事で役立ちます。

ポップアップ表示で顧客情報を確認

電話をかけた相手先から確認の着信があった場合、電話番号の表示だけではすぐに顧客情報を把握することが困難です。社内での確認がスムーズにできなかったり、取り次ぎでたらい回しになってしまったりすると、折り返し電話をもらえたのにアポを取れなかった、という事態になりかねません。

このような場合、着信と同時に顧客情報をポップアップ表示できる電話システムを選ぶことで、着信時の取り次ぎミスなどを防ぐことができます。メディアリンクの製品シリーズでは、表示する顧客情報には前回の状況や購入商品の履歴も含まれているため、前回応対した人が不在でも、すぐに状況を把握することができます。

コールセンターでうれしい「前回の対応者につなぐ」ラストエージェント機能

MediaCallsのオプション機能「ラストエージェント」では、以前電話した番号から着信があった場合、自動で前回やりとりをした人に通話を割り振ります。代表番号と担当部署の内線番号が異なっていたり、コールセンターや問い合わせ窓口で通話数が多い場合などに、取り次ぎの混乱を解消して業務効率を大幅にアップさせます。

電話システムのソフトウェア化・クラウド化で管理を効率化

ソフトウェアやクラウドサービスの電話システム（IP-PBX）を導入することで、従来の電話と違い、必要な機能の設定変更や通話状況の管理をリアルタイムで行えるようになります。

例えば全通話を録音し、すべての通話状況をまとめたレポートを自動で作成します。成約につながった通話と、断られる場合が多い通話内容を簡単に把握でき、アポを取りやすい通話内容はCSVファイルで出力し、簡単に共有ができます。通話内容をリアルタイムで集約、すぐに分析を行うことでテレアポの手本となるトークスクリプトを常に更新でき、電話営業全体での成績アップが期待できます。

また、着信グループの設定や音声ガイダンス作成など、状況に応じてすぐに電話システムの設定を見直せる環境も、電話営業を効率化するには欠かせません。季節ごとの商品の営業やキャンペーンのように期間限定の内容でテレアポを行うときに、設定変更を業者に依頼して数時間～数日対応を待つといった手間は、大きな損失となってしまいます。

音声自動応答で、短い架電と受付フローを自動化

見込み客にまずは簡単なメッセージの案内を行っていたり、商品の売り込みではなく督促を行っているような場合は、IVR（音声自動応答）システムを利用することで単純作業を自動化することができます。また、問い合わせ内容によって担当窓口が異なっている場合、顧客に掛け直させることなく電話のボタンの操作のみで案内ができるIVRフローを導入すれば、他部署への電話を取り次ぐ必要もありません。
特にテレアポを行う人員が不足しているケースで、限られた労力を単純作業ではなく顧客との対話に振り向けることができ、オペレータや営業社員の業務全体を効率化できます。

まとめ

リスト作成時、電話をかける時、通話内容を改善する時など、テレアポを効率化できるポイントと、役に立つツールを紹介しました。電話営業をより効率よく行いたいときに、導入を検討してみてはいかがでしょうか。