クラウドPBX導入で失敗しないために押さえておきたいポイント5選

クラウドPBXの導入はなぜ必要？

クラウドPBX導入のメリットは、場所を選ばず電話環境の構築が可能なことや、回線の設定をブラウザ上で簡単に行うことができるといった点が挙げられます。

コールセンターやオフィス電話のコスト削減や業務効率化を図る上では、クラウドPBXは欠かせないシステムです。具体的には、クラウドPBXを導入することで、システム構築にかかる初期費用の削減や在宅型コールセンターの構築が可能になります。

通常のPBXとクラウドPBXの違いについては、以下記事でご紹介しているため、あわせてご確認ください。

クラウドPBX導入によりメリットは多い反面、導入に失敗してしまうケースも見受けられます。そこで、以下ではクラウドPBX導入時によく起こる失敗について解説します。

クラウドPBX導入でよくある5つの失敗

失敗1：コスト削減にならない

クラウドPBXは、オンプレのPBXやIP-PBXよりも大幅にイニシャルコストを下げられる点が特徴です。
しかし、機能や月額料金の組み合わせによってはコストダウンにつながらないこともあります。たとえば、アフターサポートの月額料金が高くなるといったケースです。
料金体系はサービスによって異なるため、導入する際は、アフターサポートを含めて事前に見積もりをしておくことが重要です。

失敗2：必要な機能がない

クラウドPBXの機能はベンダーによって異なるため、せっかく導入したものの、自社に必要な機能を搭載していない事態が起こるケースもあります。また、必要な機能がある場合でも、利用にはオプション料金の支払いが必要となるケースもあるため、導入前の段階でしっかりと必要な機能がそろっているか比較・検討する必要があります。

失敗3：使いづらい・活用できない

導入したクラウドPBXの操作性が悪く、使いづらいというケースも良くある失敗例です。また、多機能なシステムを導入したものの、オペレーターや従業員が使いこなせないこともあります。うまく活用できなければ、導入による業務効率化の恩恵を受けることはできません。操作性も踏まえてオペレーターにとって使いやすいクラウドPBXを導入することが大切です。

失敗4：セキュリティ事故が発生した

セキュリティ対策への配慮が不十分となり、サイバー攻撃を受け、ある日突然システムが使えなくなることもあります。

ベンダーによってセキュリティレベルは異なるため、導入検討の際は、ベンダーの実績や継続率などをチェックし、サービスへの信頼度を予測することが重要です。また、ベンダーのセキュリティ対策ポリシーもチェックしておく必要があります。

失敗5：会社の電話番号が変わってしまった

クラウドPBXを導入する場合、必ずしも現在使用している電話番号を引き継げるとは限らず、導入に伴い電話番号が変わってしまうこともあります。電話番号を引き継ぐためには、LNP（Local Number Portability）に対応しなければなりません。しかし、固定電話の契約がNTT東日本か西日本の範囲外であり、現在使用している電話番号が、IP電話に対応していない場合、LNPに対応できません。

ここまで紹介してきたような失敗を防ぐためにも、自社の要件にあったサービスを選定する必要があります。
システム選定方法については以下お役立ち資料をぜひ参考にしてください。

クラウドPBX導入で失敗しないために押させておきたい5つのポイント

以下では、ご紹介したよくある失敗を防ぐために押さえておきたいポイントを5つご紹介します。

ポイント①：最終的にかかるコストはいくらか

初期費用を抑えられたとしても、オプション料金やランニングコストなどで最終的な費用が高くなる可能性があるため、導入時には最終的にどのくらいのコストがかかるのか確認することが大切です。相見積もりをするだけでなく、ランニングコストを試算したうえで長期的な目線で運用シミュレーションをすることで予想以上にコストが大きくなるといった事態を防げます。

クラウドPBXのコストのイメージを知りたい方は、こちらもご覧ください。

ポイント②：自社にあった機能を搭載しているか

失敗2でも述べましたがクラウドPBXは、ベンダーによって搭載している機能が異なるため、自社が必要としている機能や仕様に対応しているかどうか確認しておくことが大切です。また機能を搭載している場合でも、それが標準搭載なのか、オプション機能なのかによって料金が変動することも押さえておきましょう。

クラウドPBXの具体的な機能について気になる方は、こちらもご覧ください。

ポイント③：操作はシンプルで簡単か

クラウドPBX導入後に起こりうる問題として、使い勝手が悪く十分に活用されないというケースがあります。また、クラウドPBXに乗り換えたことで通話品質が以前よりも劣ってしまう場合もあります。このような失敗を防ぐためにも、事前に無料トライアルなどで操作性や通話品質などを確認しておくことが大切です。

クラウドPBXはどのような操作画面なのか知りたい方は、こちらのページもご覧ください。MediaCallsの操作画面は、シンプルで誰でも使いやすくなっています。

ポイント④：自社にあったセキュリティ機能が備わっているか

クラウドPBXのセキュリティ機能を確認し、自社のニーズに沿ったセキュリティレベルであるかどうかをチェックすることも大切です。ベンダーによってセキュリティ機能は異なるため、セキュリティ機能の説明やセキュリティポリシーにしっかりと目を通しておきましょう。また、過去の導入実績や顧客の継続率などからも安心して利用できるかを伺うこともできます。

クラウドPBXのセキュリティ機能については以下でも詳しくご紹介しています。ぜひ、あわせてご覧ください。

ポイント⑤：現在の電話番号は引き継げるか

LNPに対応していない場合、導入時に電話番号を変えなければなりません。電話番号の引き継ぎの可否は事前に必ず確認しておきましょう。サービスによっては、市外局番が利用できないケースや050から始まる番号しか使えないケースもあります。

ベンダーによっては、導入前の段階から相談できるところもあるため、そのようなベンダーに依頼することも失敗を回避するためには重要です。

導入前からお客様の多様なニーズに応えるMediaCallsの導入フローは以下からご覧ください。

クラウドPBX導入ならMediaCalls

クラウドPBXは各社から展開されていますが、よくある失敗例を踏まえると、MediaCallsの利用がおすすめです。MediaCallsはコストパフォーマンス・充実の機能・柔軟性・快適な操作の４つを兼ね備えたクラウドPBXです。クラウドPBXを初めて導入した企業にとっても選択肢の1つとなります。