在宅勤務におけるコミュニケーションの課題とは？
実践的な5つの解決策を紹介

在宅勤務の主なコミュニケーション手段

在宅勤務でのコミュニケーションはITツールを使用すると便利です。ここでは、コミュニケーションの手段となるITツールを3つ紹介します。それぞれでメリット・デメリットがあるため、自社のニーズに合ったコミュニケーション手段を選んでみてください。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、ビジネスの利用に特化したコミュニケーションツールです。プライベートチャットと同様に、社内外の人とチャットでコミュニケーションが取れます。ファイルの共有やタスクの管理、ビデオ通話なども可能です。

メールでのコミュニケーションに比べ、複数人と気軽にやりとりできるため、SNSに親しんでいる若手世代にも使いやすいツールといえるでしょう。

ビデオ通話／Web会議システム

インターネットを通じてビデオ通話ができるツールがあります。ツールにもよりますが、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも利用可能なのが一般的です。

Web会議システムは、メールやチャット、電話などと違い、相手の表情を見ながら話せる点が魅力です。デスクトップ画面を共有できる機能により、実際の会議のように資料を共有しながら会話もできます。

グループウェア

グループウェアは企業内のコミュニケーションを円滑にし、業務を効率化させるためのツールです。メールやスケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧など、ビジネスに必要な機能を備えています。

社内SNSと似ていますが、社内SNSはコミュニケーションに重きを置いているのに対し、グループウェアは業務効率の向上を重視している点が特徴です。

在宅勤務におけるコミュニケーションの課題

在宅勤務は従業員にとって魅力的な働き方ですが、コミュニケーションにおける課題がいくつかあります。在宅勤務の導入を考えている企業は、以下で紹介する在宅勤務におけるコミュニケーションの課題を押さえておきましょう。

また、「すでに在宅勤務を実施しているが、なぜコミュニケーションがうまくいっていないのか分からない」という企業も、その原因を知るために参考にしてみてください。

情報の共有が遅れる

メールやビジネスチャットでのコミュニケーションは、直接相手と話す方法に比べて、情報の共有が遅れる場合があります。なぜなら、相手が「いつ読むか」が分からないためです。早く答えが欲しいのであれば、対面や電話のほうが向いています。

認識のズレが生じやすい

テキストや音声だけでのコミュニケーションでは、相手の表情はもとより、微細なニュアンスが伝わりにくいことがあります。そのため、認識のズレが生じやすい点が課題です。認識のズレが生じた結果、相手の気持ちに共感することが難しくなったり、お互いに不安になったりする可能性があります。

孤独感を感じる場合がある

在宅勤務でメールやチャットでのやりとりとなると、会話の内容は「業務内容だけ」になりやすくなります。お昼休憩も一人で取ることが多くなるでしょう。気軽にコミュニケーションを取れなかったり、悩みを相談しにくくなったりした結果、従業員は孤独を感じるかもしれません。

在宅勤務のコミュニケーション問題を解決するには？

在宅勤務におけるコミュニケーションの問題を抱えたままだと、従業員は働きにくさを感じる場合があります。また意思の疎通がうまくいかなくなると、従業員間の信頼関係の減退や生産性の低下にもつながりかねません。

コミュニケーションの問題が悪化する前に対処しましょう。ここでは、在宅勤務におけるコミュニケーションの問題を解決する方法を5つ紹介します。

情報をこまめに共有する

在宅勤務はお互いの働いている姿が見えず、相手がいま何をしているのかが分かりません。そのため「仕事が進んでいないのではないか」「何か問題につまずいているのではないか」と不安になりやすい傾向にあります。

そういった不安を解消するには、業務の進捗状況や次に何をする予定なのかなど、こまめに情報を共有することが大切です。

箇条書き等を用いて要点を分かりやすく伝える

メールやチャットなど、テキストでのコミュニケーションは意思の疎通が難しいケースがあります。特に長い文章は読みにくかったり、理解しにくかったりするでしょう。情報を伝わりやすくするためには文章だけでなく、適宜箇条書きを用いて要点を整理して伝えるのが有効です。

社内FAQを導入する

在宅勤務によって気軽にコミュニケーションが取れなくなり、「質問すべきか悩む」といった悩みが生じやすくなります。質問するかしないかで悩むことは、生産性の低下につながります。また苦手な上司へ質問する場合は、心理的な負担がかかることもあるでしょう。

社内FAQ（よくある質問）を導入すれば、従業員はちょっとした悩みや疑問を自分自身で解決できるようになります。社内FAQは「検索のしやすさ」を重視して作成しましょう。

Web会議はビデオをONにする

Web会議は音声だけでも可能ですが、「意思の疎通がうまくいかない」「孤独を感じやすい」といった問題を抱えている場合は、お互いの表情を確認できるようにビデオをONにしておくとよいでしょう。ビデオによってお互いの表情を確認できれば、体調やメンタル面も確認でき、気を配れるようになります。

意識的に雑談を取り入れる

コミュニケーションが業務内容に偏りやすい在宅勤務では、気軽に相談しにくかったり、信頼関係を築きにくかったりといった問題が生じやすくなります。そこで、意識的に雑談を取り入れて、話しやすい環境を構築してはいかがでしょうか。

オン/オフの切り替えは大事ですが、休憩時やお昼のタイミングなどは趣味やプライベートの話をしてみるとよいでしょう。

在宅勤務でコミュニケーションを取る際の注意点

在宅勤務は「相手が何を考えているのか」「どういった状況なのか」が分かりにくいのが難点です。よかれと思って取ったコミュニケーションが、相手にとって負担となる場合もあります。ここでは、在宅勤務でコミュニケーションを取る際の注意点を2つ紹介します。

相手に即レスポンスを求めない

ビジネスにおいて早めのレスポンスはプラスに働くことが多いですが、求め過ぎるのはよくありません。お互い、その時々の都合もあるため、双方にとってストレスが溜まる恐れがあります。早めに返事が欲しければ、電話やビデオ通話でコミュニケーションを取るとよいでしょう。

事前にコミュニケーションに関するルールを定めておく

スムーズな情報共有を可能にするためにも、在宅勤務におけるコミュニケーションのルールを定めておくことも大切です。

例えば、業務に関する質問をした際に中々返信がこないと「仕事をサボっているのでは」と疑念が生じやすくなります。以下のように、在宅勤務におけるコミュニケーションのルールを設定するとよいでしょう。

・緊急性の高い連絡は電話を使う

・業務時間外には連絡しない（残業が発生する可能性あり）

・休憩に入るときは報告する

コミュニケーションに不安のある企業におすすめの取り組み

在宅勤務では、どうしても社内のコミュニケーションが減りやすくなります。コミュニケーションが減ると従業員が孤独を感じ、従業員満足度の低下につながる恐れがあります。そのような事態にならないよう、効果的な取り組みを4つ紹介します。

1.オンラインランチ

ビデオ通話でお昼ご飯の時間を共有する「オンラインランチ」がおすすめです。モニターを通してではありますが、同僚の表情を見て一緒にお昼ご飯を食べられます。「社内の会話が業務内容に偏る」といった課題も解決できるでしょう。

ただし、「一人で食べたい」という従業員もいるため、強制にならないよう注意が必要です。オンラインランチを実施する際は、事前に開催日程やグループ分けなどを決めた上で通知し、参加は任意にするとよいでしょう。

2.レクリエーションイベント

従業員同士が直接交流できる、レクリエーションイベントを開催するのもおすすめです。ボウリング大会や親睦会、バーベキューなど、従業員が楽しめるイベントを企画してみてください。

イベントはオンラインで開催するのもよいでしょう。例えば飲み会や表彰式、プレゼン大会などはオンラインでも可能です。

なお、大切なのは定期開催です。1年に1回や2回といったように頻度が少ないと、思うように親睦が深まらない可能性があります。

3.部活・サークル

従業員が好きなことでつながれる部活やサークルを設けることも、コミュニケーション活性化には有効です。普段関わらない部署の人や苦手な上司とも、部活やサークルを通して親睦を深められる場合があります。

部活やサークルはオンラインでも可能です。例えば、「オンラインゲーム部」や「オンライン映画サークル」などは、在宅でも活動できるでしょう。

4.定期的な面談

在宅勤務でコミュニケーションが減ると、部下は上司に対して仕事の悩みやキャリアの相談などをしにくくなります。そこで、部下と上司がじっくり話し合える面談（1on1ミーティング）を定期的に行うのがおすすめです。

「仕事に関して悩みを抱えていないか」「今後どうしていきたいか」など、面談の場でないと話しにくいことも上司から引き出してあげるとよいでしょう。面談によって部下は自身のキャリアの方向性がつかめたり、仕事へのモチベーションにつながったりする可能性があります。雑談も交えつつ、話しやすい雰囲気作りも意識してみてください。

まとめ

在宅勤務はオフィス出社と比べ、情報の共有が遅れやすかったり、孤独を感じやすかったりなど、コミュニケーションにおける課題がいくつかあります。そういったコミュニケーションの課題を抱えたまま在宅勤務を継続すると、生産性や従業員満足度の低下につながるため注意しましょう。

在宅勤務で円滑にコミュニケーションを取るために、コミュニケーションに関するルールを定めるのがおすすめです。また定期的に従業員同士が直接交流できる場を提供し、コミュニケーションを活性化させましょう。