80％超の電話対応が不要に！
全社的な業務効率化にも貢献

株式会社富士テクニカ宮津

1950年代の創業以来、長年にわたり車体用プレス金型の製造を行っている、富士テクニカ宮津様。同社では営業部が代表電話の一次対応も行っていたものの、8割超が他部署宛や不要な営業電話であったことから、通常業務の妨げになっていたといいます。その課題を解決するために導入したのが「DXでんわ」でした。

今回は、同社営業部の工藤様と大嶋様に、電話業務に関して抱えていた課題や、「DXでんわ」の導入に至った経緯、そして導入後の成果について伺いました。

「DXでんわ」導入前の課題

富士テクニカ宮津では、営業部への直通電話が代表電話を兼ねているため、一次対応をすべて私たちで行っていました。ただ、実際のところお問い合わせの8割以上は「他部署宛の電話」や「不要な営業電話」など、営業部の業務とは直接関係しないものでした。

それらすべての電話に対応しなければならない状況でしたから、業務が中断されることも頻繁にありました。電話対応が原因で本来取り組むべき業務の効率が下がっていたのです。その課題の解決策を探していたところIVR（自動音声応答システム）の存在を知り、導入の検討を始めました。

導入前に「DXでんわ」の無料トライアルを行った際、電話対応件数は77%、電話業務に関係する作業時間は85%も削減するという見込みを具体的な数字として把握できました。

また、業務と関わりのない電話が多いという結果もレポートから確認でき、「この削減が見込まれるなら、電話業務だけでなく他業務の効率も上がるのではないか」と期待できました。そうした導入による成果をトライアル時から実感できたことが、大きな決め手です。

導入前に何社か比較検討もしましたが、管理画面上で簡単に音声ガイダンスのフロー修正が行える点と、地図情報のような音声では伝わりにくい情報をSMS送信で顧客へ伝えられる点も大きな魅力だと感じ、「DXでんわ」を導入するに至りました。

最も大きな成果は、やはり電話対応の件数が大幅に減り、本来取り組むべき業務に集中できるようになったことです。

他部署でも営業部を介さず直接お客様と電話でやり取りすることが可能になり、営業部だけでなく、全社的な業務効率化に貢献できました。「DXでんわ」を導入して非常によかったと感じています。

企業の電話業務をDXすることで、対応の効率化・省力化を推進するサービス「DXでんわ」は、メディアリンクが提供するIVR（自動音声応答システム）です。

企業にかかってきた電話の一次受付と転送を自動化することで、電話業務の大幅な効率化に貢献。また、電話相手が吹き込んだ内容を自動でテキスト化し、関係者に通知する機能も標準搭載。さらに、より柔軟な自動応答を可能にするSMS送信機能も備えています。

音声案内フローは自由に分岐を設定できるため、状況に応じた最適な設定が可能。英語をはじめ、中国語や韓国語、フランス語など、約40言語に対応しており、不動産・ホテル・クリニック・ITなど、幅広い業界で活用されています。