クリニックへのお電話の内訳を確認したところ、「診療時間の確認」や「当日の担当医師の確認」など、定型回答が可能なお問い合わせも多いことがわかりました。こうした「人でなくとも対応できるお問い合わせ」に対しては、音声ガイダンス機能による回答の自動化をご提案しました。

「DXでんわ」はお問い合わせ内容による分岐だけでなく、例えば「曜日ごとに診療時間のアナウンスを変える」など、時間や曜日に応じて異なる音声や挙動を設定することが可能です。そのため、状況によって回答が異なるお問い合わせに対しても、正確な情報を自動で提供することができます。

一方、有人対応が求められる「個別のお問い合わせ」や「ご予約のお電話」については、電話転送機能の活用をご提案。各業務の担当スタッフ様へ電話が直接つながるフローを構築したことで、人による一次受付・取次ぎ対応をゼロ化しています。

使いやすい管理画面で、簡単に音声が作成できる！

導入後も自分たちで定期的に音声ガイダンスのフローを編集することがあると想定していたため、管理画面の使いやすさが導入の決め手となりました。
実際に当日担当する医師の在籍状況をご案内する際も、音声を録音せず、管理画面からテキストを入力するだけで簡単に音声を作成できるため、更新業務も少ない負担で運用できています。

フロー作成は簡単3ステップで完了！

また、スポットで設定したい年末年始や夏季休業などのご案内についても、事前に登録して運用できる点が良いところです。フローの準備・設定・切り替えはPCの管理画面から一元的に行うことが可能で、現場スタッフも簡単に操作できます。

電話業務改善のプロが設定をサポート！

他にも、メディアリンクに初期設定・構築をすべてお願いできたのも、「DXでんわ」を選んだ理由のひとつです。運用のイメージを双方で確認しながら音声ガイダンスのフローを作成・構築していくことで、具体的な運用イメージを持つことができ、導入までスムーズに進められました。そうしたサポート面の手厚さは正式導入前のトライアル期間に確認でき、懸念点を解消することができました。